Qué es eso del Bullet Journal

Después de leer un post de ElCanasto sobre el experimento de montar GTD en una libreta de papel, y movido por la curiosidad y cierta sensación de bloqueo en mi flujo productivo, me decidí a hacer una transición de mi sistema basado en Google Keep, que tiene problemas para sincronizarse entre mi móvil y mi ordenador al sistema Bullet Journal.

Esta es la guía de inicio que aparece en bulletjournal.com sobre lo que anuncia ser el sistema analógico para la era digital. La traduzco a continuación, me atrae ese punto de encuentro entre la productividad y la atención plena (mindfulness) que propone.

Cómo empezar

Todo lo que necesitas es un cuaderno y un bolígrafo.

Registro rápido (Rapid Logging)

Tomar notas y escribir un diario del modo tradicional lleva tiempo; cuanto más compleja sea la entrada, más esfuerzo requiere. Cuando más esfuerzo se dedica, más se convierte en una obligación penosa, y más probable será que infrautilices o abandones tu diario. El registro rápido es la solución. Registro Rápido es el lenguaje en que se escribe el Diario de Viñetas (Bullet Journal). Consiste en cuatro componentes: Temas, Números de página, Frases cortas y Viñetas.

Temas y números de página

El primer paso para el Registro Rápido es añadir un Tema en la esquina superior externa de la página. Un tema no es más que un título breve descriptivo. Dedícale un poquito de pensamiento, puesto que puede ayudarte a aclarar tu entrada. Una vez que eso está hecho, asegúrate de numerar la página. A medida que empieces a llenar tu Diario de Viñetas, acostúmbrate a titular y numerar tus páginas antes de añadir contenidos.

Viñetas

El Registro Rápido se basa en la notación de formato breve unida a las Viñetas. Cada elemento enumerado debería introducirse como frases breves y objetivas. Las viñetas te ayudarán a organizar tus entradas en tres categorías: Tareas, Eventos y Notas.

Tareas

Las tareas se representan con un punto “•” e incluyen cualquier tipo de elementos ejecutables, como “Recoger los trajes del tinte”. La viñeta de tareas tiene un gran peso en el diario de viñetas, así que tiene tres estados adicionales:

X = Tarea completa

= Tarea migrada
< = Tarea planificada

Eventos

Los eventos se representan con una viñeta en forma de “O”. Los eventos son entradas relacionadas con la fecha que o bien pueden planificarse (por ejemplo, “Cumpleaños de Carlos”) o registrarse después de que ocurran (por ejemplo, “Firmado el contrato”). Las entradas de eventos, sin importar cómo de personales o emotivas sean, deberían ser tan objetivas y breves como se pueda cuando se está practicando el Registro Rápido. El evento “noche de pelis” tiene exactamente el mismo peso que “mi mejor amigo se muda”. Dicho esto, una vez que has registrado rápidamente un evento, siéntete libre para escribir sobre ello extensamente en la siguiente página disponible.

Notas

Las notas se representan con un guión “-“. Las notas incluyen: datos, ideas, pensamientos y observaciones. Las notas son entradas que quieres recordar, pero que no son inmediata o necesariamente ejecutables. Esta viñeta funciona muy bien para notas de reunión, conferencias o clase.

Señales

Las señales son símbolos que le dan más contextualización a tus viñetas . Aquí viene una lista de un puñado de ejemplos útiles; siéntete libre para añadir los tuyos a medida que te ‘vayas sintiendo más cómodo.

Prioridad

Se representa con un asterisco “*”; se usa para dar prioridad a una Tarea. Se coloca a la izquierda de un punto para que puedas repasar rápidamente tus páginas para encontrar las entradas más importantes

Inspiración

Se representa con un signo de exclamación “!”; a menudo en pareja con una Nota. ¡Las ideas magníficas, mantras personales y revelaciones geniales nunca más se perderán!

Exploración

Representado con un ojo; se usa donde hay algo que requiere más investigación, información o descubrimiento.

Módulos

Las piezas básicas del Diario de Viñetas

Una buena manera de entender el diario de viñetas es considerarlo un marco de trabajo. Este marco de trabajo consiste en módulos. Los módulos son métodos diseñados para ayudar a recopilar y organizar tipos específicos de entradas. La potencia del diario de viñetas es que puedes mezclar y emparejar estos módulos para que se ajusten lo más posible a tus necesidades. Veamos los cuatro módulos principales: El Índice, el Registro del Futuro, el Registro Mensual y el Registro Diario.

El índice

Las primeras pocas páginas de este cuaderno son tu índice. El Índice es el lugar donde el Diario de Viñetas cobra verdadera solidez. A medida que empiezas a usar tu cuaderno, simplemente añade los temas de tus Colecciones y sus números de página al Índice, de forma que puedas buscar y referirte rápidamente a ellos en cualquier punto. Las colecciones que se extienden a lo largo de una serie de páginas consecutivas se indexan del modo siguiente: “Nombre del tema: 5-10”. Algunas colecciones son recurrentes y pueden estar repartidas por todo el diario. Estos temas pueden indexarse así: “Nombre del tema: 5-10, 23, 34-39, …”.

El Registro del futuro

Esta colección se utiliza para almacenar elementos que o bien deben planificarse con meses de antelación… o cosas de las que querrás ocuparte algún día. Establece tu Registro del Futuro grafiando las páginas en la cantidad de meses que necesitarás. Dos líneas horizontales equidistantes en dos páginas opuestas crean un calendario de seis meses, por ejemplo.

El Registro Mensual

El Registro Mensual te ayuda a organizar (¿lo adivinas?) tu mes. Consiste en un calendario y en una lista de tareas. Para crear tu primer registro mensual, ve al siguiente par de páginas opuestas. La página izquierda será tu calendario; la derecha tu lista de tareas. El calendario te ofrece una vista de pájaro del mes. Para configurarla: Titula la página con el nombre del mes actual. Ahora enumera todas las fechas de ese mes en todo el margen izquierdo de arriba a abajo, seguido de la primera letra del día de la semana correspondiente. El lunes 14 será entonces “14 L”. Deja algo de espacio en el margen dereco de la página para añadir Señales. Puedes usar la página de Calendario para planificar Eventos y tareas, registrar eventos después de que ocurran, o ambas cosas. De un modo u otro, las entradaes deberán ser tan breves como se puede, ya que esta página sólo tiene una misión de referencia.

La página de Tareas es una lista de las tareas que quieres adelantar ese mes y tareas sin terminar que han sido migradas del mes anterior.

El Registro Diario

El Registro Diario está concebido para el uso cotidiano. En la parte superior de la página, registra la fecha como tu tema. A través del curso del día, simplemente registra con notas rápidas tus tareas, eventos y notas a media que ocurren. Si no llenas una página, añade la siguiente fecha donde lo dejaste y estarás listo para continuar.

Consejos: No crees Registro Diarios con antelación. Créalos sobre la marcha o la noche anterior. Nunca sabes cuánto espacio necesitarás un día determinado.

Migración

Reuniéndolo todo.

Migrar contenido es una pieza clave de llevar un Diario de Viñetas. Una vez que has llegado a tu segundo mes usando el diario, da un vistazo a tus entradas previas. ¿Ves alguna tarea sin resolver? Pon una “X” en las tareas completadas y evalúa si las Tareas abiertas que quedan siguen siendo relevantes. Si una Tarea ha dejado de ser relevante, tacha la línea por completo, incluyendo el punto de la tarea. Si la Tarea sigue necesitando tu atención, mígrala: Convierte el ““•” en un “>” para indicar que has migrado esa Tarea, y entonces añádela a la Página de Tareas de tu nuevo Registro Mensual.

También tienes la opción de migrar Tareas y Eventos planificados. Cuando estás creando un nuevo mes, migrar cualquier entrada planificada para ese mes de tu Registro del Futuro en tu nuevo Registro Mensual. Los elementos planificados se colocan en la Página de Calendario de tu Registro Mensual.

Puede parecer mucho esfuerzo tener que reescribir los elementos una y otra vez, pero eso es intencionado. Este proceso te hace pausarte y considerar cada elemento. Si una entrada no merece ni siquiera el esfuerzo de reescribirla, entonces probablemente no tenga importancia. Deshazte de ella.

El propósito de la migración es depurar sólo las cosas que merecen la pena, para cobrar conciencia de nuestros propios patrones y hábitos y para separar la señal del ruido.

Preguntas frecuentes

Más trucos y consejos

¿Ahora qué?

¡Enhorabuena, has recorrido todo el camino! Empieza por hacerte con un cuaderno y probando el sistema durante al menos dos meses. También puedes echar un vistazo al Blog Bulletjournalist y la biblioteca, así como apuntarte a su newsletter.

Quién, qué, dónde, etc…

The Bullet Journal® fue creado por Ryder Carroll. Para saber más sobre él o su historial, comprueba la sección acerca de.

¿Qué cuaderno debería usar?

La respuesta corta es: tu cuaderno favorito. La respuesta larga es: Usa un cuaderno de calidad que dure. También puedes comprar el cuaderno Bullet Journal de su tienda. Presenta páginas numeradas, un índice, una clave de viñetas y tres marcapáginas.

Las dos cosas principales que hay que recordar son el tamaño y la calidad. Si es demasiado grande nunca lo llevarás encima. Si es demasiado pequeño será poco práctico. Asegúrate de que te haces con algo lo suficientemente resistente para sobrellevar tu día a día. 

¿Lápiz o bolígrafo?

Mi consejo es: Usa lo que haga tu caligrafía más legible y que no se desvanezca. Uno de los grandes beneficios del diario de viñetas es que con el tiempo recopilas una biblioteca de cuadernos. Esta biblioteca es algo maravilloso para revisitarlo años más tarde.

Tareas repetitivas

Para las tareas repetitivas, puedes crear “etiquetas” (abreviaturas de dos palabras – por ejemplo, jugar al fútbol: JF) y añadirlas a tu página de eventos de tu calendario mensual. Otra opción es que ocupes una página entera para cada día, y anotes las tareas recurrentes en la parte superior de la página.

Mi personalización

Como suele pasar con los métodos de productividad en que me embarco, he tenido que adaptar algunas partes del mismo para incorporarlo en mi día a día. De hecho, en este momento aún no he terminado de traspasar los cientos de notas que tengo en Google Keep [link al post sobre Google Keep] al cuaderno, por ejemplo. Pero al elegir un subconjunto de tareas, ocurre que avanzas con más rapide, curiosamente.

Por otra parte, mi registro del futuro es una cuartilla con un calendario compacto que venía usando desde primeros de año, en una primera rebelión contra la omnipresencia de las pantallas en mi día a día.

Finalmente, las dos últimas páginas de mi particular Bullet Journal son mi enunciado de misión y un cuadro que resume indicadores de lo que avanzo en mis metas este año:

Lo cierto es que me está resultando mas fácil seguir y programar mi actividad, y que el ratito que dedico a revisar lo hecho y decidir lo por hacer a partir de lo capturado, procesado y organizado me resulta mucho más grato que encontrarme una y otra vez tareas que había marcado como hechas en el móvil o en el ordenador y resucitaban en el ordenador o en el móvil. 

Menos proyectos, Más productividad

Estuve leyendo este artículo en uno de mis blogs de cabecera (el canasto, optimainfinito, efectivitat) en materia de productividad personal. Y propone una idea revolucionaria, de esas que sabes que van a funcionar porque dan un poco de miedo mezclado con mucho entusiasmo.

Sigo en mi línea de menos es más. Y lo cierto es que en las últimas semanas estoy notando los resultados: menos tensión, mejores trabajos, cada vez más confianza en mi capacidad  (en gran medida la había perdido).

La idea es reducir tu lista de proyectos para ser capaz de hacer al menos esos. Si para actuar ya te marcas la línea dentro de la cual vas a prestar atención bien cerca de ti, en los próximos pasos y acciones (bien escritas, por cierto, como aconsejaba Samuel Casanova en su gran post hace unos días).

Y no hace falta sentarse ante el ordenador para hojear cientos, miles de tareas que pueden acumularse en tu lista de próximas acciones.  Se hace sentándose en silencio ante tu mesa despejada, cuartilla y lápiz, y escribir los 5 (bueno, concedamos, los 10) proyectos que van a ser tu prioridad estas dos semanas.

Mi libreta ecológica y mi lápiz de EMUASA

Y esos cinco (o diez, vale) se agarran con fuerza,  se les aplica el método de planificación natural y las preguntas que hace falta hacerse antes de empezar a galopar como fugitivos sin rumbo.

Poco después, todo empieza a encajar, baja la probabilidad de cataclismo/espejismo diario que obligaba a cambiar de planes cada 3 minutos, o a hacer 5 cosas a la vez (es decir, ninguna), a agotarse y frustrarse.

Bueno, es lunes. A ver qué pienso sobre esto el viernes a las 13h cuando haga mi revisión semanal. Ánimo y a por ello, me digo ingenuamente, como los buenos guerreros de la luz antes de entrar en batalla.

La pértiga para superar las 2000 tareas de mi GTD mal implantado: Focus, de Leo Babauta

Tira del cable de internet, apaga el teléfono y escucha de una vez, percibe y estáte por fin presente.

Vivimos en la Era de la Información, o más bien en la Era de la Distracción, y cuantas más opciones tenemos a nuestro alcance, menos profundidad y contenido realmente significativo aportamos.

Estoy entusiasmado. Me he leido en dos ratos (totalmente concentrado, sin distracciones) la versión gratuita de Focus, de un tal Leo Babauta (su blog zenhabits pasa a mi lista de lecturas de cabecera ya) que me he encontrado a través de un artículo de Homo minimus mencionado en la newsletter que recibo de ElCanasto. Como este autor ha renunciado al copyright y permite en el texto compartir el libro, aquí os dejo el enlace de donde lo descargué. Puede que haya alguna traducción al castellano por ahí. Y si no, la emprenderé por fascículos en este mismo blog.

Me entusiasmo porque llevaba varios meses (como unos 30, más o menos) caído del tren del GTD, apremiado por cientos de compromisos y abrumado hasta el bloqueo con tareas estériles y mis principales metas eternamente (en apariencia) aplazadas.

¿En qué consiste la revolucionaria (para mí) idea de focus? En volver a vivir despacio, en centrarse en una cosa cada vez, en simplificar, despejar tu entorno, tu ordenador, tu maldita cabeza. Vivimos abruptamente interrumpidos sin cesar, en un ritmo extenuante de viajes, emails, reuniones, redes sociales, anuncios, comida basura y tristeza infinita cada vez que nos damos cuenta de que la vida ha pasado por nuestro lado y no le hemos hecho caso porque estábamos mirando una pantallita, haciendo caso a las personas y asuntos equivocados, intentando como enanos caprichosos controlar lo que no está a nuestro alcance (el sol, la lluvia, las ganas de beber de una ciudad entera, el tráfico delante de nuestro coche, lo que sea), marcándonos objetivos que una vez cumplidos deberán ser reemplazados por nuevos objetivos, en el espejismo de que cuando hayamos logrado esas metas, en el futuro, seremos felices, pero en realidad sólo se puede ser feliz ahora, haciendo lo que estás haciendo, estando donde estás y con quien estás. Hay que recuperar la pasión, hacer cosas cojonudas de una en una (GATD, Getting Amazing Things Done). Y cuando la estemos haciendo, hacer sólo esa cosa cojonuda, cerrar las distracciones y enfocarse. Fluir, ser flexibles. Se pueden lograr las cosas por varios caminos. Si viene un imprevisto, adaptarse sin sufrir. Hacer cosas que nos apasionen. Y disfrutar. Hacer menos pero mejores cosas.

En fin, por si no se me ha notado, os recomiendo encarecidamente leer este libro. A mí me está sacando de un bache y a otros les podría ayudar.

Aprender a vivir, por Guille Mas

Esta mañana, Guillermo Mas me ha sorprendido gratamente con esta potente publicación en su muy recomendable blog. Hay que medir menos y sentir más, estoy de acuerdo.

20 hábitos de las personas conscientes

Esta presentacion de slideshare resume 20 hábitos para que nos autoayudalemos a vivir plenamente. Para ir a contracorriente de la multitarea y esas cosas tan actuales e insanas.

  1. Presta toda tu atención consciente a los alimentos que estás tomando.
  2. Practica percibir e identificar tus emociones. Sin juicios de valor.
  3. En cada cosa que hagas, concéntrate intencionada y conscientemente en la tarea que tienes entre manos.
  4. Instaura un hábito de meditar caminando. Cobra conciencia intencionada del acto de caminar (o de desplazarte si no puedes caminar, pienso yo).
  5. Cuando te sientas en tensión, tómate cinco minutos para identificar su origen.
  6. Pon tus problemas en perspectiva contemplando el tamaño del planeta, de nuestro sistema solar, de la galaxia y del Universo.
  7. Date cuenta de cómo te hace sentir cada persona a tu alrededor. ¿Te animan y te dan energía o te hunden la moral?
  8. Concéntrate en cada parte de tu cuerpo una a una y pídele que se relaje.
  9. Practica el servicio a los demás y realiza un acto amable cada día.
  10. Simplifica tu entorno en casa y en el trabajo para reducir las distracciones.
  11. Cuando te laves las manos, saborea la sensación del agua corriendo (esto es bueno para el consumo en las empresas de aguas, jejeje)
  12. Acalla tu mente y escucha los sonidos de tu entorno.
    13. Escucha una meditación guiada sobre concienciación plena (mindful awareness).
  13. Advierte los pensamientos que preceden a malos sentimientos, y a continuación cambia tus pensamientos.
  14. Instaura un hábito de meditación al amanecer o al atardecer, empezando por cinco minutos diarios.
  15. Haz por estar completamente presente en tus conversaciones.
  16. Practica la meditación compasiva y enfócate en una afectuosa amabilidad hacia aquellos que sufren.
  17. Cierra los ojos y practica la respiración profunda varias veces al día.
  18. Pasa tiempo en la naturaleza cada día y aprecia la belleza a tu alrededor.
  19. Presta atención y date cuenta de las cosas que suelen pasar inadvertidas.