El método de planificación natural – Un mindmap de soporte a las sesiones

Las cinco fases que hay recorrer por orden para planificar bien un proyecto son sencillas en proyectos sencillos. Pero si nos enfrentamos a un reto completo, con muchas personas y subproyectos implicados, nos podemos perder con facilidad.

Este mindmap de @Planificación Natural está traducido libremente de “Making it all work” de David Allen y puede servir de ayuda en ese proceso, hasta que poco a poco se convierta en un hábito inconsciente (Algún día me llegará eso, como la paciencia y la sabiduría, espero).

Planificación Natural

Planificación Natural

  • 1. Definir Propósito y Principios
    • El propósito y los principios son los criterios de guía para tomar decisiones en el proyecto.

      a.        ¿Por qué se está haciendo esto? ¿Qué significaría “Propósito cumplido” para este proyecto?

      b.        ¿Cuáles son los estándares a cumplir a la hora de tomar decisiones y actuar en este proyecto? ¿Cuáles son las reglas de juego?

  • 2. Misión, Visión, Objetivo. Resultado del éxito
    • a.        ¿Cómo sería la situación en caso de éxito total? ¿Cómo lo sabremos?
    • b.        ¿Qué impresión o sensaciones tendrían las partes interesadas con ese éxito?
  • 3. Brainstorming
    • ANEXO: Lista de Desencadenadores de Planificación de Proyectos
      • Recursos
        • –        ¿De quién necesitas información?
        • –        ¿De quién podrías utilizar información?
        • –        ¿Se ha hecho algo como esto antes?
        • –        ¿De qué errores puedes aprender?
        • –        ¿De qué éxitos puedes aprender?
        • –        ¿Qué recursos tienes?
        • –        ¿Qué recursos podrías necesitar?
      • Cuestiones ejecutivas
        • –        ¿Qué relación guarda esto con el plan estratégico?
        • –        ¿Qué relación guarda con otras prioridades, directrices, objetivos?
        • –        ¿Cómo afectará esto a nuestra posición competitiva?
      • Administración
        • –        ¿A quién se puede atribuir el éxito de este proyecto?
        • –        Líneas de comunicación
        • –        Métodos de reporte
        • –        ¿Qué estructuras necesitas?
        • –        ¿Qué planificación es aún probable que se necesite?
        • –        ¿Qué reuniones necesitas? ¿Con qué frecuencia?
        • –        ¿A qué gente necesitas?
        • –        ¿Personal de plantilla?
        • –        ¿Nuevas contrataciones?
        • –        ¿Subcontratistas o consultores?
        • –        ¿Cómo consigues la implicación del personal?
        • –        ¿Qué habilidades se requieren?
        • –        ¿Qué formación necesitas?
        • –        ¿Cómo la obtienes?
        • –        ¿Quién necesita información de tu grado de avance?
        • –        ¿Qué políticas y procedimientos se ven afectados?
        • –        ¿Qué hay de la moral del equipo? ¿Diversión?
      • Finanzas
        • –        ¿Cuánto costará esto?
        • –        ¿Cómo conseguirás los fondos?
        • –        ¿A qué podría afectar el coste?
        • –        ¿Podrías necesitar financiación adicional?
      • Relaciones públicas
        • –        ¿Qué relación guarda esto con el plan estratégico?
        • –        ¿Aporta valor que otros sepan de esto?
      • Riesgos
        • –        ¿Qué podría ocurrir?
        • –        ¿Podrías gestionarlo?
      • Pensamiento creativo
        • –        ¿A quién le preocuparía el éxito de este proyecto?
        • –        ¿Cuáles son los beneficios esperados (retribución)?
        • –        ¿Quién firma los cheques?
      • Operaciones
        • –        ¿Cuáles son los plazos?
        • –        ¿Hay plazos duros?
        • –        ¿Qué podría afectar a la temporización?
        • –        ¿Quién va a hacer el trabajo?
        • –        ¿Cómo garantizas la entrega completa del trabajo?
      • Calidad
        • –        ¿Cómo supervisarás el progreso?
        • –        ¿Cómo sabrás que el proyecto sigue según lo planificado?
        • –        ¿Qué datos necesitas, cuándo?
        • –        ¿Qué informes, a quién, cuándo?
      • Política
        • –        ¿De quién necesitas apoyo para el proyecto?
        • –        ¿Cómo lo puedes obtener?
      • Consideraciones sobre grupos de interés
        • –        Consejo de Administración
        • –        Accionistas
        • –        Empleados
        • –        Proveedores
        • –        Clientes
        • –        Comunidad
      • Ley
        • –        ¿Algún problema legal?
        • –        ¿Normativas?
      • Espacio / Instalaciones / Equipamiento
        • –        ¿Qué requiere espacio?
        • –        ¿Cómo lo obtienes?
        • –        ¿Qué herramientas necesitas? ¿Cuándo?
        • –        Teléfonos / ORdenadores
      • Investigación
        • –        ¿Qué podrías necesitar saber?
        • –        ¿Qué podrían decir, pedir o aportar que no has hecho aún?
        • –        ¿Cuál es la peor idea que puedes imaginar sobre hacer este proyecto?
        • –        (Por lo tanto, ¿Cuál es la mejor idea, que es su contraria?)
        • –        ¿Cuál es la cosa más ultrajante que puedes pensar sobre este proyecto?
        • –        ¿Qué haría que este proyecto fuese único en su especie?
        • –        ¿Qué no te has preguntado sobre esto aún?
  • 4.        Organizar
    • a.        Identificar componentes (sub-proyectos), secuencias y/o precedencias

      b.        ¿Qué tiene que ocurrir para hacer que todo el conjunto ocurra?

      c.        Crear tantas síntesis, listas o diagramas de flujo como se necesiten para seguimiento y control.

  • 5.        Próximas acciones
    • a.        Determinar las próximas acciones en los componentes independientes actuales. (¿Qué debería hacerse a continación, y quién lo hará?)

      b.        Si se necesita más planificación, determinar la próxima acción que la desencadene.

 

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