21 Errores en el email del trabajo que todo el mundo acepta

Un artículo de Berto Pena en thinkwasabi hace una interesante recopilación de formas de usar mal el correo contra las que sin embargo no nos rebelamos.

Fuente: La linterna de diógenes https://lalinternadediogenes.wordpress.com/

Fuente: La linterna de diógenes https://lalinternadediogenes.wordpress.com/

Añado otro para que sean 22: escribir larguísimos correos con densos párrafos, auténticas novelas, sin una síntesis, sin dejar claro qué esperamos que haga el interlocutor.

Pon la acción esperada en el asunto del email

Jeroen se hace eco de este artículo de Daniel Grifol, donde nos recomienda una idea sencillísima de poner en practica y con una gran potencia.

Si el asunto de tu correo enuncia (verbo + complemento directo) lo que esperas que haga el destinatario, le será más fácil procesarlo y aumentas la probabilidad de que lo haga enseguida. Y lo que es todavía mejor, es probable que te imite y que esa técnica acabe contagiando a los que te envían mensajes a tí.

Y si en el cuerpo del mensaje no pasas de tres frases, como homominimus, mejor aún.

El email del trabajo nos está convirtiendo en ‘una generación de idiotas’. Hora de desconectar

En este artículo de The Guardian (Work email is making us a ‘generation of idiots’. Time to switch off ), sir Cary Cooper nos pone sobre aviso del desequilibrio entre nuestra vida personal y laboral (los que tienen trabajo y los que tienen familia, a otros muchos por desgracia les gustaría tener esta clase de problemas). Lo traduzco sin más aquí a continuación:

Imagen de The Grossman Group. Leader communicator blog

Acceder al email del trabajo durante la velada o en vacaciones puede ejercer un impacto negativo enorme sobre la calidad de vida.

Los medios sociales perjudicando nuestro equilibrio entre vida laboral y profesional – Ese fue el asunto de la conferencia que impartí a la Sociedad Británica de Psicología en Liverpool hace unas pocas semanas.  Mi tema era “Capital mental y bienestar en el trabajo“: la necesidad de las personas de tener control o autonomía en el trabajo, ser gestionados por medio de reconocimiento y premios más que por búsqueda de fallos, tener cargas de trabajo manejables y plazos alcanzables y, sobre todo, tener algo de equilibrio en sus vidas.

Destaqué la investigación que mostraba que trabajar de forma habitual largas horas estaba teniendo un efecto perjudicial en la salud de los trabajadores, en su vida familiar y en su productividad. Mencioné que el equilibrio vida-trabajo de la mayoría de la gente estaba empeorando por los e-mails, por la interminable sobrecarga electrónica que muchos de nosotros experimentamos día sí, día también. Los smartphones y los tablets significan que la gente que accede a su correo electrónico durante la velada y en vacaciones – cuando las familias deberían estar pasando tiempo juntos sin interferencias del trabajo – está perjudicando potencialmente su salud y su productividad. Y a pesar de que mis comentarios sobre los e-mails representaban sólo unos minutos de mi presentación de una hora de duración, la audiencia la tomó de manera abrumadora  con el asunto, y lo mismo hizo la prensa. Los e-mails y los medios sociales han cumplido una importante misión en el trabajo, y han actuado como facilitadores en las comunicaciones y relaciones virtuales del trabajo. Los inconvenientes, de todos modos, no superan a los beneficios, y estos incluyen: cargas de trabajo imposibles de manejar (Cuando se enfrentan a una bandeja de entrada de correo excesiva), la pérdida de relaciones cara a cara con los colegas, y el mal uso de los emails para evitar tener discusiones cara a cara acerca de problemas relacionados con el trabajo. Como Einstein escribió una vez: “Temo el día en que la tecnología sobrepase a la interacción humana; el mundo tendrá entonces una generación de idiotas” (hay dudas sobre su autoría de esta cita).

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Las consecuencias adversas se extienden más allá del lugar de trabajo y llegan a los hogares de los empleados, dado que las tecnologías de comunicaciones animan a la gente a acceder a su trabajo incluso durante las horas vespertinas y en vacaciones. Esto puede tener un enorme impacto sobre la calidad de vida. ¿Cuántas veces hemos visto familias que salen a cenar donde los padres (y los niños) están mirando mensajes de texto o correos en sus móviles en vez de escucharse unos a otros? ¿Cuántas veces vuelven los padres trabajadores a casa para acceder a sus correos en los móviles durante la cena o cuando los miembros de la familia están pasando tiempo juntos? ¿Puede esta falta de comunicación en la familia crear problemas que tienen una vertiente negativa en el lugar de trabajo?

Que no se me malinterprete, no estoy defendiendo deshacerse de los correos o los mensajes. Sólo sugiero que debemos empezar a gestionar esta tecnología, en lugar de dejar que nos gestione a nosotros. Los empleadores deberían animar a sus empleados, como algunos ya están haciendo, a evitar acceder a los emails durante la noche o en vacaciones, a menos que sea absolutamente imprescindible. Deberían proporcionar directrices a los empleados sobre cómo minimizar la sobrecarga sobre los demás (por ejemplo, poner en CC sólo si los demás están directamente implicados en el asunto); evitar enviar correos a compañeros del mismo edificio – animando por lo tanto a las interacciones de tú a tú, y asegurándose de que cualquiera que está enviando un correo debería hacerle saber al receptor cómo de importante es su respuesta y para cuando se requiere.

Algunas firmas – cuyos empleados hacen caso omiso y siguen sobrecargándose a sí mismos y a los demás – están cerrando sus servidores por la noche. No es que yo preconice esto, pero se debe lanzar un mensaje potente si queremos que nuestros negocios sean más sanos y más productivos. Como escribió el reformista social John Ruskin en 1851: “Para que la gente pueda ser feliz en su trabajo se necesitan estas tres cosas: deben ser aptos para realizarlo, no deben trabajar en exceso y les debe producir una sensación de éxito.”

 

Galacidalacidesoxyribonucleicacid, o el homenaje de Dalí a Crick y Watson

Estos días, los buzones de correo del trabajo se llenan de felicitaciones navideñas y buenos deseos para el año entrante, a lo mejor una forma de penitencia por los cientos de correos que enviaremos en el año entrante (o por los enviados en el saliente) a nuestros contactos de trabajo, con peticiones, preguntas, exigencias de plazos y demás gestiones electrónicas que hacemos. A mí me gustan esas felicitaciones. He intentado contestarlas todas, y este año no he enviado ninguna que no fuese precedida por otra antes.

Tengo un compañero y amigo que usa esta costumbre de una forma muy original. Envía un cuadro (un Monet el año pasado, este año el que voy a comentar a continuación) que suele tener que ver con el agua, y una reseña sobre el mismo. Este año entró:

Galacidadalacidesoxiribunucleicacid, 1963

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DALI (1904-1989) – Salvador Dali Museum at FLORIDA (St. Petersburg)

El tema de esta pintura es el ciclo de la vida, la muerte y la resurrección. Un paisaje inundado llena el centro del lienzo, una alusión a una mortífera tromba de agua que tuvo lugar en Barcelona en 1963. Dios, en posición horizontal por encima del terreno inundado, alcanza su brazo hacia abajo para elevar a su Hijo hacia el Cielo. Según Dalí, los músculos del brazo de Dios se retuercen en la forma de una doble espiral. El cuerpo de Cristo, apenas visible, está desmoronado alrededor de una Virgen María vestida de blanco, con su cabeza y su brazo cayendo hacia la derecha de ella.

Este tema cíclico se refuerza con las formaciones en contraste a la derecha e izquierda de la obra. A la izquierda hay una molécula de ADN. A la derecha hay una serie de cubos compuestos de figuras que se sobran con armas unas a otras, las cuales dice Dalí que “representan un tipo de destrucción, como minerales en el proceso de aniquilarse a sí mismos”. Así, entre la espiral que representa la vida y el cubo que representa la destrucción, que Dios resucite a Su Hijo ofrece esperanza a las víctimas barcelonesas y a todos los que sufren.

Dalí proclamó que Galacidalacidesoxiribunucleicacid “es mi titulo más largo en una sola palabra. Pero el tema es aún más largo: tanto como la persistencia genética de la memoria humana.” El título alude al descubrimiento de la firma en doble hélice de la molécula de ADN por Francis Crick y James Dewey Watson. Esta molécula contiene el código genético de la vida. Incluso antes de los científicos ganadores del premio Nobel hicieran este importante hallazgo, Dalí estaba obsesionado con las espirales. Su descubrimiento llevó a Dalí a declarar que la espiral representa la “persistencia de la memoria humana”, enlazándola a su pintura de 1931 “La persistencia de la memoria”.

Pues nada, gracias, Miguel!

Gestionar correo electrónico (1)

http://canasto.es/2007/09/gestionar-correo-electronico-1/

Dejar de usar el email para colaborar en equipo

http://canasto.es/2013/09/dejar-de-usar-el-email-para-colaborar-en-equipo/

Uso eficiente del correo electrónico

http://canasto.es/2010/06/la-bandeja-de-entrada-tu-enemiga-o-aliada/