La revisión semanal del canasto.es

Cada semana recibo un mail de Jeroen Sangers con lo que ha escrito esta semana y dos o tres cosas que ha leído, junto con publicidad de sus cursos de productividad.

Y esta semana os lo reproduzco aquí, pero apuntando directamente a las fuentes de las que ha bebido:

El poder de las Tareas Más Importantes. Cuando tienes demasiadas opciones te puedes ver como Syd Barrett recién salido (expulsado) de Pink Floyd; muchas ideas, poco producto. Restringe esas opciones como si fueras conduciendo en la niebla y seguro que avanzas más.

Francisco Sáez (facilethings) nos explica cómo delegar con eficacia en un artículo limpio y claro (como siempre), esta vez en la línea de Stephen Covey.

La lista Algún día/Tal vez está llena de esos sueños que quieres cumplir antes de abandonar este valle de impuestos, lágrimas y obligaciones. En DuTuDu nos explican cómo trocear esa lista (que suele crecer como un castillo hinchable) para poder avanzar en ella y sentirnos realizados.

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Cómo resetear tu sistema GTD cuando pierdes el control

En canasto.es Jordi Sánchez explica cómo reiniciar tu sistema GTD cuando pierdes el control, cuando “te caes del tren”.

Si ves que estás perdiendo el control de tu vida, lo mejor que puedes hacer es planificar de 2 a 4 horas de tu tiempo, de forma que dediques ese bloque exclusivamente a hacer un reset de tu sistema.

Según este artículo hay 3 (aunque yo cuento 4) pasos básicos para reiniciar tu sistema GTD. Si los sigues, cuando acabes de hacer tu reset podrás volver a tener confianza total en tu sistema, algo fundamental si quieres ser productivo y no estresarte.
1. Coge todos los elementos de todas tus listas y ponlos en tu bandeja de entrada
2. Vacía tu mente
Usa listas de disparadores (o triggers, en inglés):
Activadores temporales: Hoy, la semana pasada y la próxima semana.
Activadores contextuales: ¿Hay algo que tenga que hacer en casa? ¿Hay algo que debería hacer en la oficina? ¿Tengo que llamar a alguien y no lo tengo apuntado?
Activadores conceptuales: Familia, Bienes, Estudios, Infraestructura, Ropa, Compras, Mantenimiento, Finanzas… [Dejo aquí un link a la lista de triggers del vaciado de mente de David Allen]
3. Procesa cada elemento de tu bandeja de entrada.
Echa un vistazo a este artículo de Francisco Sáez de Facilethings, aún siendo breve resumen muy bien cómo procesar tu bandeja de entrada.
4. Analiza tus revisiones periódicas
Lee este artículo de Jeroen sobre dónde y cuando hacer la revisión semanal: hacer la revisión semanal es un ritual y debemos entenderlo como tal, no nos lo podemos saltar nunca y tiene que ser una revisión suficientemente profunda como para poder confiar en nuestro sistema.

Menos proyectos, Más productividad

Estuve leyendo este artículo en uno de mis blogs de cabecera (el canasto, optimainfinito, efectivitat) en materia de productividad personal. Y propone una idea revolucionaria, de esas que sabes que van a funcionar porque dan un poco de miedo mezclado con mucho entusiasmo.

Sigo en mi línea de menos es más. Y lo cierto es que en las últimas semanas estoy notando los resultados: menos tensión, mejores trabajos, cada vez más confianza en mi capacidad  (en gran medida la había perdido).

La idea es reducir tu lista de proyectos para ser capaz de hacer al menos esos. Si para actuar ya te marcas la línea dentro de la cual vas a prestar atención bien cerca de ti, en los próximos pasos y acciones (bien escritas, por cierto, como aconsejaba Samuel Casanova en su gran post hace unos días).

Y no hace falta sentarse ante el ordenador para hojear cientos, miles de tareas que pueden acumularse en tu lista de próximas acciones.  Se hace sentándose en silencio ante tu mesa despejada, cuartilla y lápiz, y escribir los 5 (bueno, concedamos, los 10) proyectos que van a ser tu prioridad estas dos semanas.

Mi libreta ecológica y mi lápiz de EMUASA

Y esos cinco (o diez, vale) se agarran con fuerza,  se les aplica el método de planificación natural y las preguntas que hace falta hacerse antes de empezar a galopar como fugitivos sin rumbo.

Poco después, todo empieza a encajar, baja la probabilidad de cataclismo/espejismo diario que obligaba a cambiar de planes cada 3 minutos, o a hacer 5 cosas a la vez (es decir, ninguna), a agotarse y frustrarse.

Bueno, es lunes. A ver qué pienso sobre esto el viernes a las 13h cuando haga mi revisión semanal. Ánimo y a por ello, me digo ingenuamente, como los buenos guerreros de la luz antes de entrar en batalla.

El alto coste de las pequeñas trampas

Un interesante post sobre gestionar la atención y la imporrancia de lo pequeño en lo grande vía Jeroen Sangers:
http://isragarcia.es/el-alto-coste-de-las-pequenas-trampas?utm_campaign=jeroensangers&utm_medium=social&utm_source=buffer

Un GTD modernizado, o cómo incorporar energia y tiempo disponible a tu sistema

Un método  que propone Jeroen Sangers y que voy a poner en práctica ya mismo.

Se puede implementar con facilidad en las categorías de Outlook, introduciendo las de:
– @Enfocado (mucho tiempo disponible, mucha energía)
– @Rápido (poco tiempo, mucha energía)
– @Zombie (mucho tiempo,  poca energía)

Y es una forma de trocear la enorme categoría @Ordenador, que en mi caso tiende a superpoblarse de tareas.

http://canasto.es/2012/01/un-gtd-modernizado/

Correo electrónico 3: Los dos segundos para dos preguntas clave

http://canasto.es/2007/10/gestionar-correo-electronico-3/

Sigo vampirizando el canasto de Jeroen Sangers… Para gestionar correos con los que hay que hacer algo, sólo hay que preguntarse dos cosas: ¿Qué resultado espero actuando sobre esto? y ¿Cuál es la próxima acción? Visualizar y hacerle un encargo específico y concreto al robot obediente de nuestro yo futuro. Pero es importante esa pausa de dos segundos, no hay que responder por inercia o nos pareceremos a Homer Simpson cuando antes de tomarse un tarro de mayonesa con vodka dice que no le tiene nada de envidia a su yo futuro, tiene un montón de problemas.

Las acciones próximas tienen que ser específicas, para que no duren eternamente en nuestra lista de acciones pendientes, haciéndola ingobernable.

 

Más gestión del correo electrónico de El Canasto

http://canasto.es/2007/10/gestionar-correo-electronico-2/

Jeroen Sangers es un tipo práctico. Me encanta cómo recomienda el uso de la tecla Suprimir.

La papelera es la herramienta más importante del escritor, decía Hemingway, creo.

Y la tecla suprimir es nuestra papelera en esta era de homo informaticus jorobatus.