Un esquema del modelo de planificación natural

Creo que no es ningún secreto mi fanatismo por fracasar una y otra vez en el Getting Things Done de David Allen. Uno de los cientos de motivos para mi fracaso es dedicarme sólo a las partes de este esquema que me son más gratas. Si antes de empezar ningún proyecto siguiese cada una de las etapas de este esquema, sería probable que algunas veces llegase al acierto.

Tengo libreta nueva. Las últimas páginas de la libreta tienen algunas chuletas de referencia: 

  • un enunciado de mi propósito, un cuadro de mando con el avance de mis proyectos prioritarios, 
  • un calendario compacto del año en curso como el que regala Jeroen Sangers a cambio de tu dirección de correo electrónico, 
  • un esquema del proceso de captura, procesamiento, organización, revisión y ejecución,
  • la lista del project planning trigger list, unas preguntas que conviene hacerse en el proceso natural de planificación
  • un dibujo del “mapa del tesoro” con mis sueños y pesadillas plasmados,
  • un calendario en DIN A3 donde señalo los días en que he hecho algo de mis nuevos hábitos (escribir a mano, publicar al menos una vez por semana aquí, hacer ejercicio, correr, tener detalles, avanzar mis proyectos profesionales, cocinar, grabar mi música, leer y ayudar a mis hijas con sus estudios)

Le he pegado una tira de papel que me sirve para enganchar el bolígrafo. Es casi de tamaño A5, así que cabe en el bolsillo de mi abrigo y si viendo Sierra Nevada o la Alhambra se me ocurre algo, lo apunto al instante y sé que no se me olvidará antes de evaluar si es buena idea o no.

Esa libreta es mi cuartel general, mi herramienta de captura y mi arma de pensar. Le he puesto mi dirección de casa y del trabajo. Aunque nació de una pérdida (la de mi hipster PDA) no me apetece perderla. Y ahora sabéis un poco más de esta reciente obsesión que me tranquiliza y me ayuda a centrarme y aclarararme.

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Cómo resetear tu sistema GTD cuando pierdes el control

En canasto.es Jordi Sánchez explica cómo reiniciar tu sistema GTD cuando pierdes el control, cuando “te caes del tren”.

Si ves que estás perdiendo el control de tu vida, lo mejor que puedes hacer es planificar de 2 a 4 horas de tu tiempo, de forma que dediques ese bloque exclusivamente a hacer un reset de tu sistema.

Según este artículo hay 3 (aunque yo cuento 4) pasos básicos para reiniciar tu sistema GTD. Si los sigues, cuando acabes de hacer tu reset podrás volver a tener confianza total en tu sistema, algo fundamental si quieres ser productivo y no estresarte.
1. Coge todos los elementos de todas tus listas y ponlos en tu bandeja de entrada
2. Vacía tu mente
Usa listas de disparadores (o triggers, en inglés):
Activadores temporales: Hoy, la semana pasada y la próxima semana.
Activadores contextuales: ¿Hay algo que tenga que hacer en casa? ¿Hay algo que debería hacer en la oficina? ¿Tengo que llamar a alguien y no lo tengo apuntado?
Activadores conceptuales: Familia, Bienes, Estudios, Infraestructura, Ropa, Compras, Mantenimiento, Finanzas… [Dejo aquí un link a la lista de triggers del vaciado de mente de David Allen]
3. Procesa cada elemento de tu bandeja de entrada.
Echa un vistazo a este artículo de Francisco Sáez de Facilethings, aún siendo breve resumen muy bien cómo procesar tu bandeja de entrada.
4. Analiza tus revisiones periódicas
Lee este artículo de Jeroen sobre dónde y cuando hacer la revisión semanal: hacer la revisión semanal es un ritual y debemos entenderlo como tal, no nos lo podemos saltar nunca y tiene que ser una revisión suficientemente profunda como para poder confiar en nuestro sistema.

La tiranía autoimpuesta de los plazos

Jordi Fortuny vuelve a la carga contra los plazos inventados, lo que el llama “plazos subjetivos” en este post de su blog. Pasa una cosa con los plazos, sobre todo en una organización de más de 2 personas, y es que nadie parece comprobar si esos plazos se pueden cumplir. Se trata de poner la propia prioridad por encima de las prioridades de los demás (en gran medida tiene sentido) y por encima de las puras leyes de la física y la salud (cosa que ya no).

Cuando sobreplanificamos, poniendo fechas a todas y cada una de las cosas con que queremos comprometernos, pensando que ponerles fecha equivale a lograr hacerlas, no nos damos cuenta que cuando venza ese plazo lo más probable es que nos toque volver a planificar esa fecha, poniendo una nueva a cada uno de esos compromisos, si es que esos compromisos no han dejado de tener razón de ser.

El calendario es sólo para anotar lo que sólo ocurrirá en ese determinado momento y lugar. No para las tareas que me gustaría tener terminadas ese día, ni para llenar un hueco en el tetris en que se convierte mi agenda. Y Jordi lo explica con mucha claridad y convicción.

Menos proyectos, Más productividad

Estuve leyendo este artículo en uno de mis blogs de cabecera (el canasto, optimainfinito, efectivitat) en materia de productividad personal. Y propone una idea revolucionaria, de esas que sabes que van a funcionar porque dan un poco de miedo mezclado con mucho entusiasmo.

Sigo en mi línea de menos es más. Y lo cierto es que en las últimas semanas estoy notando los resultados: menos tensión, mejores trabajos, cada vez más confianza en mi capacidad  (en gran medida la había perdido).

La idea es reducir tu lista de proyectos para ser capaz de hacer al menos esos. Si para actuar ya te marcas la línea dentro de la cual vas a prestar atención bien cerca de ti, en los próximos pasos y acciones (bien escritas, por cierto, como aconsejaba Samuel Casanova en su gran post hace unos días).

Y no hace falta sentarse ante el ordenador para hojear cientos, miles de tareas que pueden acumularse en tu lista de próximas acciones.  Se hace sentándose en silencio ante tu mesa despejada, cuartilla y lápiz, y escribir los 5 (bueno, concedamos, los 10) proyectos que van a ser tu prioridad estas dos semanas.

Mi libreta ecológica y mi lápiz de EMUASA

Y esos cinco (o diez, vale) se agarran con fuerza,  se les aplica el método de planificación natural y las preguntas que hace falta hacerse antes de empezar a galopar como fugitivos sin rumbo.

Poco después, todo empieza a encajar, baja la probabilidad de cataclismo/espejismo diario que obligaba a cambiar de planes cada 3 minutos, o a hacer 5 cosas a la vez (es decir, ninguna), a agotarse y frustrarse.

Bueno, es lunes. A ver qué pienso sobre esto el viernes a las 13h cuando haga mi revisión semanal. Ánimo y a por ello, me digo ingenuamente, como los buenos guerreros de la luz antes de entrar en batalla.

Mise en place para producir mejor

Este blog me está resultando interesante últimamente:

En este post se habla de la importancia del orden y limpieza oara ser productivos. Como los buenos cocineros, hay que tener las herramientas que vas a usar bien a mano, pero sólo esas.

Un esquema del modelo de planificación natural del GTD

Aquí dejo un esquema de los pasos naturales a seguir en la planificación de un proyecto, según nos explica David Allen. Mejor que lanzarse a lo loco a actuar sin pensar, una reflexión sobre el propósito, los recursos necesarios, los obstáculos y las alianzas a tener en cuenta pueden ayudar a que todo funcione y fluya como debe.

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Scanned by CamScanner

Los principales hábitos para aprender GTD usando GTD | Control y Perspectiva

http://controlyperspectiva.com/los-principales-habitos-para-aprender-gtd-usando-gtd/