Hay tiempo de sobra cuando usas el tiempo que tienes

Este artículo de Benjamin P. Hardy me ha resultado muy inspirador. Es un autor motivacional que recomienda duchas frías, días de ayuno y cosas así cuando se pone extremista, pero que en este caso se modera y en mi opinión aparece algo más centrado que de costumbre.

En primer lugar, en esta era de distracciones y aislamiento apantallado, es difícil que estemos presentes donde realmente estamos. Vemos gente por la calle absorta en su móvil a punto de cruzar una avenida repleta de tráfico, o nos pillan a nosotros cautivados con las novedades del trabajo, del email, del WhatsApp o del blog que más gracia nos hace. Minuto a minuto la vida se nos escapa entre los dedos, y en vez de jugar con nuestros hijos o sobrinos estamos navegando por internet con cara de bobos y mortalmente aburridos. Hay que asegurarse en todo momento de estar aquí y ahora. Conciencia del presente y del contexto.

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Sal de la máquina. Fuente: http://www.todocoleccion.net

En segundo lugar, no basta con elegir cosas buenas para hacer. Hay miles de cosas buenas. ¿Cuál es la mejor? Si no es algo que nos vuelva locos de entusiasmo, lo mejor es no hacerlo. Hay que elegir lo mejor. ¿Cuál es el mejor uso que puedo hacer de mi tiempo en este momento? Para saber eso debes conocer tu contexto, tienes que haber dado el paso del párrafo anterior, eso está claro.

En tercer lugar, elige siempre el camino difícil. El camino menos frecuentado, como decía Robert Frost, es el que realmente crea una diferencia. ¿Qué haces cuando suena el despertador, darle para que se calle y vuelva a sonar en un rato o te levantas y te pones en marcha,  te despiertas antes que el despertador? Hay una enorme diferencia entre estas opciones. Cada situación ante la que nos encontramos en la vida es una bifurcación, y si somos capaces de elegir de forma sistemática, casi automática, el camino difícil, la suma de todas esas decisiones nos llevará a donde realmente queremos estar.

En cuarto lugar, hoy mismo es el día en que puedes convertirte en la persona que quieres ser. Un ejercicio de Stephen Covey que puede aplicarse aquí es el de imaginar tu propio funeral (o tu octogésimo cumpleaños, si eso te da mucha grima). ¿Qué dirán de ti quienes te conocieron? ¿A quienes ayudaste a crecer y desarrollarse? ¿Cuál fue tu huella en el mundo y en la memoria de los demás? Eso aclara bastante las cosas. Tienes que tener clara tu visión, tus metas, tus valores. La mayoría de las personas, al parecer, piensa como mucho en un futuro a 1-3 años vista, y entre este grupo, en realidad casi todos vivimos pensando en la semana próxima y poco más. Los contextos cambian continuamente y sin un puerto al que dirigirte, ningún rumbo es bueno para tu barco. Sólo tienes tiempo y energías para lo mejor, lo bueno está bien, pero pensar en tu vida en conjunto como un todo es lo que de verdad te acercará a tus metas.

La quinta idea es que hay que darlo todo a lo que de verdad importa, y olvidarse de todo lo demás. Yo sufro mucho del problema de querer abarcar demasiadas aspiraciones, y en numerosas ocasiones he dejado mis tres, 5 o 15 objetivos a medio hacer, por no haber elegido uno de ellos el primero. Elegir una cosa es duro, pero es peor defraudar cinco de nuestras elecciones por no haber querido sufrir el desapego de descartar cuatro de ellas desde el comienzo.

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Aduéñate de tu mente. Fuente: https://www.theodysseyonline.com/thoughts-everyone-secretly-has-that-prove-were-all-terrible-people

Por último, eres la suma de todos tus pensamientos. En qué piensas cuando no tienes necesidad de pensar determina quién eres. Por eso esa visión de futuro, de empezar con el final en mente, resulta de tanto impacto. Piensa diariamente, en medio del silencio del amanecer o de justo antes de acostarte, en tus metas, en lo que quieres conseguir, en lo que te está acercando a ello y lo que no. Escribe un enunciado de tu misión en la vida. No hace falta que sea morir en Marte, y no de un choque, como quiere Elon Musk. Basta con tratar a tu mente como un jardín que debes cuidar con regularidad para que no se convierta en una selva. Hay que sembrar para recoger, cultivar tus plantaciones para que con el tiempo dén sus frutos, y eso es un trabajo continuado y paciente que sin duda merece la pena.

  1. Estate presente
  2. Escribe tus valores y metas
  3. Elige lo difícil y correcto
  4. Elimina lo que te distrae de lo mejor
  5. Sé el dueño de tus pensamientos

Si quieres, claro está.

Qué es eso del Bullet Journal

Después de leer un post de ElCanasto sobre el experimento de montar GTD en una libreta de papel, y movido por la curiosidad y cierta sensación de bloqueo en mi flujo productivo, me decidí a hacer una transición de mi sistema basado en Google Keep, que tiene problemas para sincronizarse entre mi móvil y mi ordenador al sistema Bullet Journal.

Esta es la guía de inicio que aparece en bulletjournal.com sobre lo que anuncia ser el sistema analógico para la era digital. La traduzco a continuación, me atrae ese punto de encuentro entre la productividad y la atención plena (mindfulness) que propone.

Cómo empezar

Todo lo que necesitas es un cuaderno y un bolígrafo.

Registro rápido (Rapid Logging)

Tomar notas y escribir un diario del modo tradicional lleva tiempo; cuanto más compleja sea la entrada, más esfuerzo requiere. Cuando más esfuerzo se dedica, más se convierte en una obligación penosa, y más probable será que infrautilices o abandones tu diario. El registro rápido es la solución. Registro Rápido es el lenguaje en que se escribe el Diario de Viñetas (Bullet Journal). Consiste en cuatro componentes: Temas, Números de página, Frases cortas y Viñetas.

Temas y números de página

El primer paso para el Registro Rápido es añadir un Tema en la esquina superior externa de la página. Un tema no es más que un título breve descriptivo. Dedícale un poquito de pensamiento, puesto que puede ayudarte a aclarar tu entrada. Una vez que eso está hecho, asegúrate de numerar la página. A medida que empieces a llenar tu Diario de Viñetas, acostúmbrate a titular y numerar tus páginas antes de añadir contenidos.

Viñetas

El Registro Rápido se basa en la notación de formato breve unida a las Viñetas. Cada elemento enumerado debería introducirse como frases breves y objetivas. Las viñetas te ayudarán a organizar tus entradas en tres categorías: Tareas, Eventos y Notas.

Tareas

Las tareas se representan con un punto “•” e incluyen cualquier tipo de elementos ejecutables, como “Recoger los trajes del tinte”. La viñeta de tareas tiene un gran peso en el diario de viñetas, así que tiene tres estados adicionales:

X = Tarea completa

= Tarea migrada
< = Tarea planificada

Eventos

Los eventos se representan con una viñeta en forma de “O”. Los eventos son entradas relacionadas con la fecha que o bien pueden planificarse (por ejemplo, “Cumpleaños de Carlos”) o registrarse después de que ocurran (por ejemplo, “Firmado el contrato”). Las entradas de eventos, sin importar cómo de personales o emotivas sean, deberían ser tan objetivas y breves como se pueda cuando se está practicando el Registro Rápido. El evento “noche de pelis” tiene exactamente el mismo peso que “mi mejor amigo se muda”. Dicho esto, una vez que has registrado rápidamente un evento, siéntete libre para escribir sobre ello extensamente en la siguiente página disponible.

Notas

Las notas se representan con un guión “-“. Las notas incluyen: datos, ideas, pensamientos y observaciones. Las notas son entradas que quieres recordar, pero que no son inmediata o necesariamente ejecutables. Esta viñeta funciona muy bien para notas de reunión, conferencias o clase.

Señales

Las señales son símbolos que le dan más contextualización a tus viñetas . Aquí viene una lista de un puñado de ejemplos útiles; siéntete libre para añadir los tuyos a medida que te ‘vayas sintiendo más cómodo.

Prioridad

Se representa con un asterisco “*”; se usa para dar prioridad a una Tarea. Se coloca a la izquierda de un punto para que puedas repasar rápidamente tus páginas para encontrar las entradas más importantes

Inspiración

Se representa con un signo de exclamación “!”; a menudo en pareja con una Nota. ¡Las ideas magníficas, mantras personales y revelaciones geniales nunca más se perderán!

Exploración

Representado con un ojo; se usa donde hay algo que requiere más investigación, información o descubrimiento.

Módulos

Las piezas básicas del Diario de Viñetas

Una buena manera de entender el diario de viñetas es considerarlo un marco de trabajo. Este marco de trabajo consiste en módulos. Los módulos son métodos diseñados para ayudar a recopilar y organizar tipos específicos de entradas. La potencia del diario de viñetas es que puedes mezclar y emparejar estos módulos para que se ajusten lo más posible a tus necesidades. Veamos los cuatro módulos principales: El Índice, el Registro del Futuro, el Registro Mensual y el Registro Diario.

El índice

Las primeras pocas páginas de este cuaderno son tu índice. El Índice es el lugar donde el Diario de Viñetas cobra verdadera solidez. A medida que empiezas a usar tu cuaderno, simplemente añade los temas de tus Colecciones y sus números de página al Índice, de forma que puedas buscar y referirte rápidamente a ellos en cualquier punto. Las colecciones que se extienden a lo largo de una serie de páginas consecutivas se indexan del modo siguiente: “Nombre del tema: 5-10”. Algunas colecciones son recurrentes y pueden estar repartidas por todo el diario. Estos temas pueden indexarse así: “Nombre del tema: 5-10, 23, 34-39, …”.

El Registro del futuro

Esta colección se utiliza para almacenar elementos que o bien deben planificarse con meses de antelación… o cosas de las que querrás ocuparte algún día. Establece tu Registro del Futuro grafiando las páginas en la cantidad de meses que necesitarás. Dos líneas horizontales equidistantes en dos páginas opuestas crean un calendario de seis meses, por ejemplo.

El Registro Mensual

El Registro Mensual te ayuda a organizar (¿lo adivinas?) tu mes. Consiste en un calendario y en una lista de tareas. Para crear tu primer registro mensual, ve al siguiente par de páginas opuestas. La página izquierda será tu calendario; la derecha tu lista de tareas. El calendario te ofrece una vista de pájaro del mes. Para configurarla: Titula la página con el nombre del mes actual. Ahora enumera todas las fechas de ese mes en todo el margen izquierdo de arriba a abajo, seguido de la primera letra del día de la semana correspondiente. El lunes 14 será entonces “14 L”. Deja algo de espacio en el margen dereco de la página para añadir Señales. Puedes usar la página de Calendario para planificar Eventos y tareas, registrar eventos después de que ocurran, o ambas cosas. De un modo u otro, las entradaes deberán ser tan breves como se puede, ya que esta página sólo tiene una misión de referencia.

La página de Tareas es una lista de las tareas que quieres adelantar ese mes y tareas sin terminar que han sido migradas del mes anterior.

El Registro Diario

El Registro Diario está concebido para el uso cotidiano. En la parte superior de la página, registra la fecha como tu tema. A través del curso del día, simplemente registra con notas rápidas tus tareas, eventos y notas a media que ocurren. Si no llenas una página, añade la siguiente fecha donde lo dejaste y estarás listo para continuar.

Consejos: No crees Registro Diarios con antelación. Créalos sobre la marcha o la noche anterior. Nunca sabes cuánto espacio necesitarás un día determinado.

Migración

Reuniéndolo todo.

Migrar contenido es una pieza clave de llevar un Diario de Viñetas. Una vez que has llegado a tu segundo mes usando el diario, da un vistazo a tus entradas previas. ¿Ves alguna tarea sin resolver? Pon una “X” en las tareas completadas y evalúa si las Tareas abiertas que quedan siguen siendo relevantes. Si una Tarea ha dejado de ser relevante, tacha la línea por completo, incluyendo el punto de la tarea. Si la Tarea sigue necesitando tu atención, mígrala: Convierte el ““•” en un “>” para indicar que has migrado esa Tarea, y entonces añádela a la Página de Tareas de tu nuevo Registro Mensual.

También tienes la opción de migrar Tareas y Eventos planificados. Cuando estás creando un nuevo mes, migrar cualquier entrada planificada para ese mes de tu Registro del Futuro en tu nuevo Registro Mensual. Los elementos planificados se colocan en la Página de Calendario de tu Registro Mensual.

Puede parecer mucho esfuerzo tener que reescribir los elementos una y otra vez, pero eso es intencionado. Este proceso te hace pausarte y considerar cada elemento. Si una entrada no merece ni siquiera el esfuerzo de reescribirla, entonces probablemente no tenga importancia. Deshazte de ella.

El propósito de la migración es depurar sólo las cosas que merecen la pena, para cobrar conciencia de nuestros propios patrones y hábitos y para separar la señal del ruido.

Preguntas frecuentes

Más trucos y consejos

¿Ahora qué?

¡Enhorabuena, has recorrido todo el camino! Empieza por hacerte con un cuaderno y probando el sistema durante al menos dos meses. También puedes echar un vistazo al Blog Bulletjournalist y la biblioteca, así como apuntarte a su newsletter.

Quién, qué, dónde, etc…

The Bullet Journal® fue creado por Ryder Carroll. Para saber más sobre él o su historial, comprueba la sección acerca de.

¿Qué cuaderno debería usar?

La respuesta corta es: tu cuaderno favorito. La respuesta larga es: Usa un cuaderno de calidad que dure. También puedes comprar el cuaderno Bullet Journal de su tienda. Presenta páginas numeradas, un índice, una clave de viñetas y tres marcapáginas.

Las dos cosas principales que hay que recordar son el tamaño y la calidad. Si es demasiado grande nunca lo llevarás encima. Si es demasiado pequeño será poco práctico. Asegúrate de que te haces con algo lo suficientemente resistente para sobrellevar tu día a día. 

¿Lápiz o bolígrafo?

Mi consejo es: Usa lo que haga tu caligrafía más legible y que no se desvanezca. Uno de los grandes beneficios del diario de viñetas es que con el tiempo recopilas una biblioteca de cuadernos. Esta biblioteca es algo maravilloso para revisitarlo años más tarde.

Tareas repetitivas

Para las tareas repetitivas, puedes crear “etiquetas” (abreviaturas de dos palabras – por ejemplo, jugar al fútbol: JF) y añadirlas a tu página de eventos de tu calendario mensual. Otra opción es que ocupes una página entera para cada día, y anotes las tareas recurrentes en la parte superior de la página.

Mi personalización

Como suele pasar con los métodos de productividad en que me embarco, he tenido que adaptar algunas partes del mismo para incorporarlo en mi día a día. De hecho, en este momento aún no he terminado de traspasar los cientos de notas que tengo en Google Keep [link al post sobre Google Keep] al cuaderno, por ejemplo. Pero al elegir un subconjunto de tareas, ocurre que avanzas con más rapide, curiosamente.

Por otra parte, mi registro del futuro es una cuartilla con un calendario compacto que venía usando desde primeros de año, en una primera rebelión contra la omnipresencia de las pantallas en mi día a día.

Finalmente, las dos últimas páginas de mi particular Bullet Journal son mi enunciado de misión y un cuadro que resume indicadores de lo que avanzo en mis metas este año:

Lo cierto es que me está resultando mas fácil seguir y programar mi actividad, y que el ratito que dedico a revisar lo hecho y decidir lo por hacer a partir de lo capturado, procesado y organizado me resulta mucho más grato que encontrarme una y otra vez tareas que había marcado como hechas en el móvil o en el ordenador y resucitaban en el ordenador o en el móvil. 

21 Errores en el email del trabajo que todo el mundo acepta

Un artículo de Berto Pena en thinkwasabi hace una interesante recopilación de formas de usar mal el correo contra las que sin embargo no nos rebelamos.

Fuente: La linterna de diógenes https://lalinternadediogenes.wordpress.com/

Fuente: La linterna de diógenes https://lalinternadediogenes.wordpress.com/

Añado otro para que sean 22: escribir larguísimos correos con densos párrafos, auténticas novelas, sin una síntesis, sin dejar claro qué esperamos que haga el interlocutor.

Finanzas personales por Guillermo Mas

Leo esta mañana en http://www.guillermomas.com/finanzas-personales/ que comparto un hábito con Guillermo. Se trata de dar un vistazo de vez en cuando a lo que entra y sale de la caja financiera personal. No hay que obsesionarse con la pasta para no convertirse en un Scrooge, y menos en navidades. Pero si te estás provocando a tí mismo una hemorragia es bueno verlo y, si puedes, remediarlo.

Yo tenía un sistema en excel que ha ido evolucionado con los años, donde registraba absolutamente cada gasto, categorizándolo y calculando el dinero disponible. Pero este año voy a cambiar el paso. Se me iba demasiado tiempo en eso y al final del año se me desbarató el cálculo del disponible y no tengo ganas de terminar la revisión prolija que inicié. Ya sólo me quedaban cuatro o cinco meses por cotejar, línea a línea, con los apuntes del banco y de la tarjeta.

El link que indica Guillermo en su post manda a un artículo del centro de innovación de BBVA con 4 ó 5 apps, casi todas gratuitas, para centralizar, visualizar e interpretar esa información. Por desgracia, mint no está disponible en Android en nuestro país, Yodlee parece para gente que tenga muchas cuentas, y fintonic me hace desconfiar, por alguna razón interpreto inconscientemente que es una app para gente descuidada, lo que sería tentador para un hacker.

Las generosas raciones de Mr.Robot que me estoy administrando en estas fiestas me han vuelto un poco más paranoico (¿más consciente?) y me quedaré con algo más sencillo: restar cada 15 días ingresos, gastos y gastos de tarjetas y apuntarlo en mi querida excel. Encriptada con doble factor. Es broma. O no.

3 Sugerencias para evitar hilos interminables de comentarios

Dan Kim, un programador Android de basecamp propone en este artículo 3 sencillos pasos para no caer en el bucle aparentemente productivo (pero nefasto, en realidad) de contestar a lo loco en interminables cadenas de correos. Lo cuenta mejor que yo, salta a la vista, así que lo traduzco a continuación:

Unos pocos consejos para evitar el hilo interminable de comentarios

Las comunicaciones asíncronas son algo maravilloso para la productividad. Pero tienen sin duda un lado oscuro: el demasiado común, interminable hilo de comentarios.

Suelen verse en los emails y los foros mensajes. Normalmente tienen una forma tal que así:

Dan: “Creo que deberíamos probar esto.”
<5 segundos después>
Julie: “No estoy segura de que vaya a funcionar.”
<5 segundos después>
Tom: “A lo mejor esto es otra opción.”
<50 comentarios más de amontonan en unos cinco minutos>

Sé esto porque también soy culpable de añadir comentarios a esa pila.😬

No es sorprendente que pase esto. Este tipo de tiroteo rápido de un lado a otro sienta bien. Parece que estemos haciendo un montón de cosas y teniendo una conversación muy rica. El problema es que en realidad no lo estamos. En este tipo de intercambios, nadie está escuchando. Todo el mundo está tan ansioso de dar su opinión que están demasiado ocupados escribiendo sin leer. Estamos manteniendo un diálogo para besugos, más que hablar entre nosotros.

Así que os propongo tres consejos para mejorar ese tipo de conversaciones – cosas que intento recordarme hacer cada día.

Lee

Y cuando digo lee, quiero decir lee. No me refiero a leer en diagonal, ni a “captar el meollo”. Lee de verdad lo que otra persona escribió y trata de comprenderlo. Y si no lo comprendes, haz preguntas en vez de dar una opinión.

Espera

Esto será difícil por que va en contra de nuestra costumbre – todo de inmediato.

Pero te imploro que lo intentes. Lee un comentario y después sal un rato. Deja que tu cerebro procese en la trastienda y piensa realmente en ello. Vuelve una hora más tarde y contesta. Esto logra un puñado de cosas:

Te ayuda a formular un pensamiento completo en vez de una respuesta de un renglón fruto de la casualidad.

Establece un precedente positivo de respuesta lenta para los demás. Cuanta más gente aprenda a leer y responder reflexivamente, mejor le irá a tu equipo.

Tiene un efecto positivo en cascada de reducir el ruido. En particular le da a la gente que no lee comentarios 24 horas al día 7 días a la semana una ocasión de réplica sin inundarles de pensamientos a medio cocer.

Le da a la discusión una ocasión de resolverse por sí misma. Te sorprendería cuántas veces una discusión puede ir en una dirección positiva sin tu intervención.

¡Te permite enfocarte en otros aspectos más importantes del trabajo!

Cambia de herramientas

Si todo lo demás falla y el hilo de comentarios sigue girando descontrolado, estás usando la herramienta equivocada. Has tomado algo lento de por sí y lo estás usando demasiado rápido. Si eso pasa, cambia de herramientas. Si estás en un hilo de mensajes, múdate a u n chat. Si después de 10 minutos el chat se desmorona, elévalo a un Hangout o un Skype.

Conclusión – Es importante reconocer la velocidad de tu conversación y adoptar la herramienta adecuada para ella.

Eso es todo. Tres cosas simples: leer, esperar y (si es necesario) cambiar de herramientas. Seguir esos consejos resultará en un lugar de trabajo más tranquilo y agradable en 2017. 😀

Interesante forma de ser más y más productivo Desarrolla tu visión ommatídea – Minitareas

En este artículo de marcaladiferencia.com que me ha llegado de la revisión semanal de ElCanasto se propone un método de productividad que consiste en picar muy finamente tus tareas y tu agenda. 

Omatidios de un artrópodo. Fuente: cuanto.com

En vez de trabajar en baldosas de tiempo de 1 hora, puedes trabajar en teselas de 5, 10 ó 15 minutos, de forma que las inercias que nos impiden empezar sean más fáciles de vencer.

Brainwriting con Candor para superar las taras del brainstorming

Como expone Isabel Garzo en este artículo de Yorokobu, el método del brainstorming tiene un conjunto de defectos que impide que las buenas ideas fluyan como sería de esperar. Desde el efecto de anclaje a las primeras ideas formuladas hasta los acaparadores que no sueltan el turno de palabra una vez que lo toman, pasando por lo poco capturable que es un método oral y la cantidad de tiempo que consumen las reuniones, el método presenta dificultades que impiden separar los procesos de generación y evaluación de ideas.

Esos obstáculos pueden salvarse con los clásicos post-it, con una pizarra o, más recientemente, con una app y página web gratuita llamada Candor, desarrollada por un profesor de la Escuela de gestión Kellogg (omito bromas sobre cereales de desayuno, o las pongo entre paréntesis en realidad).