Selección y desarrollo para equipos ágiles que triunfan, por McKinsey

En este artículo de Wouter Aghina, Christopher Handscomb, Jesper Ludolph, Dave West, y Abby Yip para McKinsey se habla de algo que ahora me interesa en mi trabajo. Formar un equipo para desarrollar por métodos ágiles un proyecto ambicioso y transformador por el que estamos apostando es ahora una de mis principales metas. Traduzco a continuación y pondré al final una reflexión sobre qué opino de este tema:

Guía práctica para seleccionar y desarrollar personas para equipos ágiles que triunfen

¿Qué rasgos de la personalidad y valores ayudan a que florezcan los equipos ágiles? Descubre maneras de identificarlos cuando reclutas o entrenas a los miembros de tu equipo.

Para sobrevivir y prosperar, muchas organizaciones están haciendo el esfuerzo de volverse más ágiles. Si las organizaciones tradicionales parecen mecánicas, jerárquicas y lineales, las organizaciones ágiles transmiten una sensación más orgánica: equilibran la estabilidad con el dinamismo y pueden adaptarse para un futuro siempre cambiante e impredecible. En el artículo «Los cinco rasgos distintivos de las organizaciones ágiles«, los autores detallaron (y yo traduje) las principales diferencias entre las organizaciones tradicionales y las ágiles. Dadas las distinciones, las características personales que conducen al éxito en una organización ágil también difieren de las de una organización tradicional.

Depende en gran parte del talento, ya sea desarrollado o reclutado. En sentido amplio, las personas que florecen en una organización ágil deben tener las tres habilidades siguientes: Primero, manejar la ambigüedad sin perder el enfoque; Segundo, concentrarse más en los resultados que en los procesos; y tercero, trabajar y contribuir siendo un miembro más del equipo.

Entonces, ¿qué aspecto tiene el éxito al seleccionar o formar a las personas o talentos adecuados (o ambos)? ¿Cómo se puede plantear la selección y formación de personas para una organización ágil? Aquí se esbozan dos conjuntos de factores: los rasgos de la personalidad (innatos y adquiridos, y sus correspondientes comportamientos) que hacen que la cultura de un equipo ágil florezca, y el tipo de valores (y sus correspondientes comportamientos) que las personas traen consigo al trabajo. Se detalla cómo no sólo puedes identificar y cultivar rasgos y valores similares cuando reclutas u orientas a tu personal, sino que también evalúas y desarrollas tus propias habilidades. Los autores desarrollaron esta perspectiva en colaboración con Scrum.org, una organización que proporciona formación y certificaciones de evaluación de agilidad.

1. Lo que sabemos sobre los rasgos y comportamientos de los equipos ágiles

Cuando se les pidió que describiesen las características intrínsecas de una persona ágil, las personas del grupo sujeto identificaron los atributos mostrados más abajo (Diagrama 1)1.

Diagrama 1

Diagrama1
Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

Los estudios realizados sobre espacios muestrales relativamente pequeños y sin datos numéricos pueden dar como resultado hallazgos cualitativos poco fiables que hacen difícil generalizar. Por este motivo, se siguió un enfoque cuantitativo, usando el modelo de cinco factores [2] (aumentado con el rasgo de la habilidad en el manejo de la ambigüedad para complementar el modelo para el contexto ágil), para identificar y analizar sistemáticamente [3] esos rasgos asociados con el éxito en dos roles cruciales para los equipos ágiles: el propietario del producto (product owner) y el miembro del equipo (Diagrama 2). [4]

Diagrama 2

Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

Más abajo están los principales hallazgos del equipo, seguidos de sus sugerencias sobre cómo evaluarlos y observarlos. En consecuencia, cubren métodos efectivos de desarrollar más aún la agilidad de tu equipo. [5] Muchos de los hallazgos no son exclusivos de la agilidad y pueden por ende ser útiles en general cuando contratas o desarrollas a tu personal.

La capacidad de manejo de la ambigüedad y una destacada tendencia a alcanzar acuerdos son lo que más contribuye al éxito.

La investigación deja claro que los dos factores más importantes para una persona que trabaja en un entorno ágil son la habilidad para manejar la ambigüedad y un alto nivel de disposición al consenso.

La habilidad de gestionar la ambigüedad no es ninguna sorpresa, pues por su naturaleza la agilidad requiere un alto grado de flexibilidad (Diagrama 3). Los equipos de manejan bien la ambigüedad suelen enfocarse en sus objetivos y dan prioridad a pocos elementos para empezar en vez de invertir una cantidad significativa de tiempo en comprender por completo cada detalle y cada riesgo intentando incorporarlos al plan.

Diagrama 3

Diagrama3
Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

La prominencia de la diplomacia, más valorada que la apertura o la escrupulosidad, fue el resultado más sorprendente (Diagrama 4). La diplomacia es la salsa secreta de los equipos ágiles excelentes. La mayoría de las culturas enseñan y refuerzan una cultura competitiva, pero estamos viendo cada vez más otras formas de construir una organización ágil y de alto rendimiento. Google reforzó este punto de vista en su estudio de los equipos de alto rendimiento. De forma similar, el proyecto Aristóteles descubrió que la característica más importante para los equipos de éxito era la confianza, una faceta de nuestra definición de amabilidad. Otra característica principal es la franqueza, que significa ser abierto y franco con los puntos de vista propios siendo al mismo tiempo lo suficientemente valiente como para enunciar de forma educada opiniones que estén en oposición con las del equipo. Ser amable no es estar de acuerdo ciegamente y sin pensar; de hecho, la investigación ha mostrado que la mayor diversidad en el trabajo se asocia con conflictos sanos que deja espacio para que los miembros del grupo prueben ideas y escuchen varias perspectivas alternativas, lo que aumenta el rendimiento en las tareas. La diplomacia significa decir «Sí, y…», en vez de «Sí, pero.» Más que evitar los conflictos, la diplomacia trata de la escucha empática del equipo y sus ideas y estar a la escucha de la respuesta de la clientela.

Diagrama 4

Diagrama4
Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

La elevada diplomacia entre los product owners significa que son capaces de trabajar con el equipo, reconciliar diferencias y establecer pequeños objetivos alcanzables; en definitiva, entienden y diseñan mejor productos que se adaptan a las necesidades de los clientes. La elevada diplomacia entre los miembros del equipo significa que respetan a los demás y sus ideas, son capaces de trabajar en redes interdisciplinares, y permiten la transparencia informativa, la comprensión y la cohesión entre los miembros del equipo. A menudo estas cualidades se notan más cuando faltan. ¿Qué pasaría si los miembros del equipo no fuesen amables? Por ejemplo, en un punto de situación un nuevo miembro del equipo podría describir algo que sigue pendiente, sólo para ser blanco de preguntas y respuestas hostiles. Para evitar inquisiciones incómodas, los miembros del equipo se guardarían para sí mismos puntos de vista genuinos cuando surjan nuevos retos. Esto no sólo desemboca en un entorno de trabajo poco amistoso y opaco, sino que nos priva de opiniones y sugerencias valiosas.

Los product owners que muestran comportamientos extravertidos pueden pasarlo mejor

Construir una visión atractiva, comunicarse con los grupos de interés, entender a los clientes y liderar al equipo ágil son algunas de las actividades diarias de un product owner. Estas tareas requieren que el product owner trabaje e interactúe con una amplia variedad de personas. Dado que una parte significativa del esfuerzo de un product owner se dedica fuera del equipo los que son extravertidos pueden tenerlo más fácil (Diagrama 5). Sin embargo, la investigación muestra que cuando se le da un equipo proactivo y creativo, los introvertidos pueden dirigir igual de bien, si no mejor, que los extravertidos. Los introvertidos, excelentes oyentes por naturaleza, ponen el foco en los demás y así son mejores en modelar habilidades de escucha empática, en canalizar el talento y en absorber ideas que los extravertidos.

Diagrama 5

Fuente: elaboración propia a partir de McKinsey.com

Tanto las personas extravertidas como las introvertidas pueden desarrollarse hasta ser buenas product owners, aunque por medios diferentes. Las personas que ejercen como product owners que son extravertidas pueden adaptarse con más facilidad a su puesto y funcionan mejor como líderes para equipos que necesitan ser estimulados; las personas introvertidas que hacen de product owners, cuando se les asigna un grupo que se motiva a sí mismo, es creativo y proactivo, son más capaces de ayudar a los miembros del equipo a brillar.

La advertencia de la elevada neurosis

¿Qué sería lo que menos nos convendría, entonces? Los datos muestran que altos niveles de neurosis son menos útiles en el entorno del equipo ágil, tanto para los miembros del equipo como para los product owners (Diagrama 6). La estabilidad emocional es crucial, puesto que las organizaciones ágiles se enfocan en ciclos rápidos de aprendizaje y decisión, pruebas frecuentes y experimentación. Los product owners no deberían verse abrumados por la ansiedad cuando el producto no resulta como se esperaba o cuando la respuesta de los clientes es negativa; las personas del equipo tienen que mantener la calma cuando surgen errores y problemas inesperados.

Diagrama 6

Diagrama6
Fuente: elaboración propia a partir de McKinsey.com

2. Lo que sabemos sobre los valores de trabajo de los equipos ágiles

Algunos valores de trabajo se asocian con el éxito en los equipos ágiles. Se produce un alineamiento de los valores cuando lo objetivos, recompensas y condiciones que las personas buscan en su trabajo son coherentes con los requisitos de un equipo de trabajo ágil. La investigación sobre los valores en el contexto del trabajo ha evolucionado en cuatro amplias categorías de valores en el trabajo (realce personal, apertura al cambio, trascendencia del yo y conservadurismo); [6] añadimos el orgullo por el producto y estar centrado en el cliente para afilar el contexto ágil (Diagrama 7).

Diagrama 7

Fuente: Elaboración propia desde McKinsey.com

Todo el mundo está orgulloso de su producto

Los equipos ágiles se responsabilizan del producto que entregan. Para ellos, el orgullo del producto (el resultado) es más importante que el orgullo del trabajo (el proceso): saben que el proceso puede cambiar y cambiará cuando revisen la relación entre el proceso y el valor que logra. Estar orgulloso significa más que estar satisfecho con el trabajo; también significa querer ser asociado con el producto y hacerse dueño de sus valores y contribuciones (Diagrama 8).

Diagrama 8

Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

Los compañeros de equipo y los equipos que se enorgullecen de su producto manifiestan tres grandes atributos: primero, la calidad es más natural que forzada (el orgullo de cualquier producto se manifiesta en su calidad mejorada y propiedad); segundo, los miembros del equipo están motivados (sentir una conexión con lo que se ha creado ayuda a crear compañeros de equipo motivados que tienden a ser más productivos y a tener más recursos); y tercero, surgen ideas sorprendentes e innovadoras (la conexión con el producto genera nuevas ideas y mejoras).

El cliente es la inspiración de las organizaciones ágiles

¿Hay funciones de tu portátil, tu televisión o tu robot de cocina que nunca has utilizado? El grupo Standish estima que el 50 por ciento de las características del software no se utilizan, o se utilizan con poca frecuencia: las personas usuarios usan de forma distinta, o no usan nunca, muchas de las características por las que los creadores se preocuparon durante horas. La complejidad aquí no viene sólo como un problema del «creador», sino también como un problema de «usuario-y-cliente». La clientela y los equipos ágiles aprenden juntos. Esos significa que todo el mundo debe ocuparse de la clientela (Diagrama 9). Estar centrados en la clientela permite a los equipos ágiles lograr tres metas importantes: primero, encuentran las soluciones más económicas (cuando el equipo se enfoca en la clientela y usa un planteamiento ágil, tiende a entregar valor a la clientela de forma incremental y frecuente); en segundo lugar, comparten la responsabilidad por «entender correctamente» (muchas organizaciones tienen a una única persona o grupo que interactúa con la clientela, pero en las organizaciones ágiles el equipo aprende sobre las necesidades de la clientela y comparte de forma colectiva); y tercero, pueden estar motivados porque saben a quién están ayudando (lo que cada cual hace se comprende con claridad y se relaciona con la persona usuaria final).

Diagrama 9

Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

A los miembros de los equipos les gusta controlar su propio destino

La investigación de los autores halló que los valores de autonomía dentro de la apertura al cambio se valoraban como unos de los más importantes para la pertenencia a un equipo ágil (Diagrama 10). Claramente, los equipos ágiles deben estar abiertos al cambio y a dirigirse a sí mismos. Pero sólo con decirle a alguien que debería organizarse a sí mismo y tomar las riendas no bastará para que lo haga. La capacidad de organizarse a sí mismo requiere unas experiencia y madurez que sólo se adquieren con el tiempo. [7]

Diagrama 10

Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

En un sentido amplio, el valor de de la autonomía permite que emerjan tres procesos fundamentales: en primer lugar, ayuda a que la práctica de la agilidad sea escalable (el coste de gestionar los equipos se reduce drásticamente a medida que los equipos comienzan a tomar decisiones sobre su propio rumbo, su planificación, etc. y por lo tanto da cabida a más equipos); en segundo lugar, ayuda a acelerar (se toman decisiones más rápido sin supervisión); y en tercer lugar, promueve que se realice un trabajo de mayor calidad (cuando los que están más cerca del trabajo se hacen responsables del mismo, los equipos ágiles aumentan la calidad de ese trabajo).

Una mentalidad de conservación podría limitar el desempeño del equipo

Entregar valor en un mundo complejo requiere que los product owners y los miembros de los equipos ágiles trabajen contra muchas restricciones en la organización existente. Esto significa que deben tener o desarrollar un afán emprendedor o estar dispuestos a probar cosas diferentes: parafraseando a Einstein, no puedes resolver problemas con el mismo patrón de pensamiento que los provocó (Diagrama 11).

Diagrama 11

Fuente: Elaboración propia a partir de McKinsey.com

Los personas con un bagaje profesional en organizaciones tradicionales o con un concepto tradicional de liderazgo intentarán afirmar su autoridad y su poder sobre otros en el equipo. Los equipos ágiles, en cambio, se basan en confrontar el estado actual de las cosas y dejar atrás la tradición en busca de una visión. Florecen cuando tensan o redefinen las restricciones existentes y doblegando las reglas y las tradiciones cuando haga falta.

Para vivir plenamente la agilidad empresarial, los product owners deben liderar el equipo en que se les ocurran nuevas soluciones y diseños para atender las necesidades de los clientes; los miembros de los equipos tienen que estar dispuestos a asumir riesgos, trabajar con la ambigüedad y no concentrarse excesivamente en las tradiciones.

3. Rasgos, valores y qué hacer a continuación

La investigación -cuantitativa y cualitativa- de los autores  muestra cómo los product owners y los miembros de equipos que triunfan tienden  a comportarse y lo que tienden a valorar, indica cómo podrías pensar en su selección y da las oportunidades de desarrollo para que tu personal se adapte al trabajo ágil. También puedes usar esto como una guía para identificar y desarrollar tu propio planteamiento sobre la agilidad. Como con cualquier reto en cualquier sector, algunas características y valores son innatas, mientras que otras pueden adquirirse; un proceso exhaustivo de orientación, tutoría y desarrollo de plantilla puede ayudar a mejorar el desempeño.

He aquí cuatro indicadores, enmarcados en forma de preguntas, que buscar cuando estés seleccionando y desarrollando a tu personal.

  1. ¿Qué les motiva? Los agentes motivadores tradicionales asociados a la productividad, la eficiencia y el riesgo deben sustituirse con una orientación a los resultados y los clientes como un objetivo supremo. Pregunta qué les interesa, qué les entusiasma y dónde se ven a sí mismos dentro de tres años. Además, los que disfrutan resolviendo problemas complejos y ven la ambigüedad como una oportunidad de aprender tienen más probabilidades de prosperar.
  2. ¿Qué esperan de los demás? La agilidad trata sobre el trabajo en equipo que requiere personas que puedan trabajar en equipos, trabajar juntos y hacer lo que sea necesario para entregar los resultados deseados. Significa que las expectativas de los compañeros serán fluidas y dinámicas. Pregunta cómo trabajan con otros, cómo gestionan el trabajo en un equipo, y lo que esperan que otros hagan para apoyarles.
  3. ¿Tienen una visión del mundo centrada en el cliente? Los equipos ágiles se centran en el cliente: se implican con los clientes y aprenden sobre sus necesidades. Pregunta lo que podrían esperar como clientes lo que significa para ellos el servicio al cliente.
  4. ¿Están orgullosos del trabajo que han hecho? Este parece un rasgo simple que todo el mundo debería cumplir, pero el hecho de que les importe su obra, el trabajo que hacen y los resultados que produce son rasgos muy importantes para un miembro de una organización ágil. Las preguntas deberían centrarse en experiencias previas de cosas de las que están orgullosos y en cómo relacionan esas experiencias con sus metas y valores.

Trabajar en un mundo complejo requiere excelentes equipos dirigidos por un product owner inspirador con una visión clara. El éxito definitivo de la organización es el esfuerzo combinado de estas personas. Pero tener  equipos excelentes no significa tener las personas con mejor capacidad técnica o con la mayor experiencia. En cambio, significa personas que tienen la personalidad, la conducta y el conjunto de valores correctos para la agilidad, ya sea de manera innata o por medio de la orientación y desarrollo apropiados.

Sobre los autores

Wouter Aghina es socio en la oficina de McKinsey en Amsterdam; Christopher Handscomb es socio en la oficina de Londres, donde Jesper Ludolph es socio adjunto; y Abby Yip es becaria en la oficina de Nueva York. Dave West es el CEO y product owner de Scrum.org.

Los autores quieren dar las gracias a Scrum.org, una organización basada en una misión cuyas formaciones y certificaciones de evaluaciones de agilidad son ampliamente reconocidas. Esta investigación se desarrolló en colaboración con Scrum.org, involucrando a la Comunidad de Formación Profesional en Scrum de la organización.

Mi opinión

Me gusta ver un medio de una consultora que asesora a las multinacionales del capitalismo más crudo recomendando que pongan al mando de los equipos y en los equipos a gente amable, que llega a acuerdos, que incorpora la diversidad en sus decisiones y que les conceda autonomía.

En los contextos a los que se aplicaría las recomendaciones de este artículo (el mundo laboral, la selección de personal para un equipo), la responsabilidad de los líderes y de los departamentos de selección de personal puede ser delicada. En este artículo parece que nos enseñasen a jugar a los psicólogos para que una empresa gane pasta. Se corre el peligro de que el rumbo, la salud, la felicidad de los individuos se vea en peligro.

De todos modos, actualmente es algo que ya está en funcionamiento, así que tener modelos e instrumentos que ayuden a comprender mejor a las personas y lo que les motiva tampoco parece que esté de más. Y me parece interesante que se aprenda a valorar rasgos de la personalidad que podrían impulsar una evolución de los modelos basados en la obediencia (e incluso el miedo) a modelos basados en el entusiasmo. Aunque la finalidad siga siendo tener más éxito que los demás, por el camino nos encontraremos resultados positivos.

Hace diez años, hace cinco años esa no era la mentalidad predominante. Si alguien quería prosperar en el trabajo, al menos según mi experiencia, se trataba de aparentar y demostrar firmeza y autoridad, de hacer gala de prudencia y conservadurismo.

Esta música suena mejor, aunque puede que sea una impostura. Mientras tanto, hay que cultivar valores como éstos, seguro que mejora el ambiente y, al parecer también los resultados. Dice este señor que la productividad y la eficiencia es para los robots. Los humanos estamos mejor preparados para que se nos ocurran ideas geniales mientras perdemos el tiempo.

[Volver arriba]

Notas al pie

[1] Grupo (N=10) de coaches en métodos ágiles.[Volver]

[2] El modelo de cinco factores (también conocido como los Cinco Grandes) es uno de los modelos más populares en la investigación sobre la personalidad. El marco teórico identificó cinco dimensiones de la personalidad (comúnmente conocidos como rasgos de personalidad); cada uno de estos rasgos amplios se define por medio de unas pocas facetas de grano más fino. Extraversión: cálido, gregario, asertivo, entusiasta (busca la actividad), busca estímulos, tiende a emociones positivas: Responsabilidad: Competente, prefiere el orden, diligente, afán de logro, disciplinado, deliberado. Neurosis (estabilidad emocional): ansioso, hostil, depresivo, auto-consciente, impulsivo, vulnerable. Apertura: introspectivo, curioso, imaginativo, intuitivo, original, amplios intereses. Tendencia al acuerdo: confiado/agradecido, honesto, altruista, cumplidor/amable, modesto, de mentalidad tierna. Capacidad de manejar la ambigüedad: flexible, adaptable, que cede, tratable, dispuesto. [Volver]

[3] El equipo de los autores muestreó a 54 Entrenadores Profesionales de Scrum a los que se les pidió que puntuaran (de forma cuantitativa) lo deseables que eran los rasgos de personalidades basados en el modelo de cinco factores. Añadieron la «capacidad de manejar la ambigüedad» al modelo original de cinco factores, dado que los equipos ágiles pasan mucho tiempo lidiando con incógnitas derivadas de la complejidad. Al añadir este rasgo al modelo, pueden capturar su importancia respecto a la de otros rasgos. [Volver]

[4] El propietario de producto (product owner) es el representante tanto del cliente como de la organización. Él o ella representa la voz del negocio, típicamente una parte de la organización con responsabilidad en la cuenta de resultados, y/o al cliente. Por su propio interés, el propietario de producto debe ayudar a establecer los objetivos que hay que lograr y ayudar a gestionar la priorización. El miembro del equipo ágil es un miembro de un equipo que suele ser de (aunque no siempre) menos de 10 personas. [Volver]

[5] Se basaron en entrevistas con una muestra relativamente pequeña de Entrenadores Profesionales Scrum (N=10) que aportaron recomendaciones interesantes pero que deberían apoyarse en investigaciones adicionales. [Volver]

[6] Los valores de trabajo de desarrollo personal destacan la búsqueda de los propios intereses y el éxito en relación al de los colegas de la organización y puede desglosarse en los valores de poder, logro y hedonismo. Los valores relacionados con la apertura al cambio enfatizan la independencia de pensamiento, la acción y estar preparados para el cambio y puede desglosarse en los valores de dirección autónoma, estimulación y hedonismo. Los valores de trabajo de trascendencia de uno mismo enfatizan la preocupación por el bienestar y los intereses de los colegas de la organización y puede desglosarse en los valores de benevolencia y universalidad. Los valores de trabajo de conservadurismo enfatizan el orden, la preservación del pasado, y la resistencia al cambio organizativo y puede desglosarse en los valores de tradición, conformidad y seguridad. [Volver]

[7] Las herramientas como el «póker de delegación» de la Gestión 3.0 proporcionan liderazgo con prácticas que ayudan a explorar lo que debería ser responsabilidad del equipo y lo que debería ser responsabilidad de la dirección. [Volver]

Anuncio publicitario

Gestión del desempeño en las organizaciones ágiles, según McKinsey

En este artículo de Lucia Darino, Marcus Sieberer, Arthur Vos y Owain Williams publicado en Abril de 2019 en la web de McKinsey se exponen buenas prácticas sobre cómo gestionar el desempeño, la incentivación de los logros deseados en las organizaciones ágiles.

Uno de los temores que genera la transformación a dinámicas ágiles en una organización es la aparente posibilidad de que todo degenere en el caos. No es que en las organizaciones en cascada el desarrollo real de un proyecto se parezca como un huevo a una castaña al ordenadito e hipercontrolado diagrama de Gantt de las precedencias y duraciones de cada una de las actividades imaginadas un día en un gabinete alejado del mundanal ruido, no. Es sólo que como al inicio de una actividad no tenemos una imagen nítida de todo lo que va a pasar, de todas las bifurcaciones en las que nos tocará tomar decisiones a toda velocidad, los gestores tienen que lidiar con una desagradable sensación de incertidumbre y falta de control. Este artículo de la gente de McKinsey se basa en analizar lo que ha funcionado bien en cuanto a encargar, evaluar y medir a los equipos. Habla de chapter, tribes y squads ágiles. Yo lo he traducido como áreas, tribus y cuadrillas, y espero no haber generado confusión.

Gestión del desempeño en organizaciones ágiles

La gestión del desempeño ya es lo suficientemente difícil en organizaciones tradicionales; en las organizaciones ágiles, hay tres cambios que son esenciales para el éxito. La evidencia está clara: un pequeños número de prácticas prioritarias marcan la diferencia entre el planteamiento efectivo y justo de la gestión del desempeño y el que se queda corto. Las organizaciones que enlazan los objetivos de los empleados con las prioridades del negocio, invierten en las capacidades de los gerentes y diferencian significativamente las recompensas para los desempeños extremos tienen un 84 por ciento más de posibilidades de tener planteamientos de gestión del desempeño que sus empleados perciben y reconocen como justas. Más aún, estas prácticas se refuerzan mutuamente;: implementar bien una práctica puede tener un efecto positivo en el resultado de las demás, lo que conduce a un impacto positivo en los resultados del empleado y de la organización, lo que, a su vez, conduce a las organizaciones a superar los resultados de sus pares.

Lo que define a una organización ágil

Las organizaciones «Tradicionales», diseñadas principalmente para la estabilidad, implican una estructura jerárquica estática y compartimentada. Los objetivos y los derechos de decisión fluyen hacia abajo, con los órganos de gobierno más poderosos en la cima. Estas organizaciones operan por medio de planificación lineal y control para capturar valor para sus accionistas. Aunque tal estructura pueda ser fuerte, es a menudo rígida y se mueve despacio.

En cambio, las organizaciones ágiles están diseñadas para tanto la estabilidad como el dinamismo. Están hechas de una red de equipos dentro de una cultura centrada en las personas que presenta ciclos rápidos de aprendizaje y de decisión habilitados por la tecnología y guiados por un propósito común potente para crear valor para todos los grupos de interés. Semejantes modelos operativos ágiles permiten reconfiguraciones rápidas y eficientes de la estrategia, la estructura, los procesos, las personas y la tecnología hacia la creación de valor y la protección de oportunidades. Las organizaciones ágiles añaden así velocidad y adaptabilidad a la estabilidad, creando una fuente crítica de ventaja competitiva en entornos volátiles, inciertos, complejos y ambiguos (VUCA).

Hay cinco rasgos distintivos de estas organizaciones:

  • Una estrella polar indicando el norte embebida a lo largo y ancho de la organización
  • Una red de equipos apoderados
  • Ciclos rápidos de decisión y aprendizaje
  • Un modelo de personas dinámico que enciende la pasión
  • Tecnología habilitadora de la siguiente generación

Para saber más, ver «Los cinco rasgos de las organizaciones ágiles«, de enero de 2018.

Pero ¿cómo funcionan esas prácticas prioritarias en el contexto de las organizaciones ágiles, las cuales presentan redes de equipos apoderados y se apoyan en un modelo de personas dinámico?. Los colegas hacen con acierto un conjunto de preguntas relacionadas:

  • ¿Por qué necesito objetivos individuales cuando el desempeño organizativo ocurre en mi cuadrilla, mi comité y mi tribu?
  • ¿Quién me orientará y evaluará cuando no tengo jefe? ¿Cómo puede mi evaluador o evaluadora comprender mi desempeño cuando no ve mi trabajo día a día?
  • ¿Cómo podemos mantener un espíritu de equipo al mismo tiempo que diferenciamos de forma justa los colegas con el mayor y el menor desempeño?

Recursos descargables

  1. Artículo (PDF-418KB)

Las buenas noticias son que hay respuestas para estas preguntas -y, yendo más allá, la agilidad puede ser un trampolín para mejorar las prácticas de gestión del desempeño con las que las organizaciones tradicionales lo están pasando peor (Diagrama 1). Casi todas las organizaciones, por ejemplo, sienten la necesidad de una realimentación más frecuente. Trabajar en sprints ágiles de unas pocas semanas cada uno crea una cadencia en la que la realimentación colectiva e individual encaja de forma natural. De manera similar, una cultura de más autonomía y asunción de riesgos abre oportunidades para que los empleados se estiren, asuman más responsabilidades y descubran con rapidez cómo pueden mejorar.

Los cinco rasgos distintivos de las organizaciones ágiles tienen una profunda relevancia en la gestión del desempeño.
Diagrama 1. (Fuente: elaboración propia a partir de https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/performance-management-in-agile-organizations)

De todos modos, las organizaciones ágiles deberán cada una de las tres prácticas centrales para que estas recomendaciones sean factibles en el modelo operativo ágil (Diagrama 2).

Adaptar tres prácticas nucleares de gestión del desempeño será crucial.
Diagrama 2. (Fuente: elaborado de https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/performance-management-in-agile-organizations)

Vincular los objetivos con las prioridades del negocio

Enlazar de forma transparente los objetivos de los empleados con las prioridades del negocio y mantener una firme flexibilidad son práctivcas centrales de la manera ágil de trabajar. También son prácticas esenciales si se quiere que los empleados perciban el significado y el propósito de su trabajo. Pero las organizaciones ágiles pueden preocuparse sobre cómo el énfasis en los objetivos individuales encaja con los equipos autónomos que caracterizan la agilidad.  Hay tres abordajes que pueden ayudar a las organizaciones ágiles a adaptarse y asegurar que los objetivos siguen teniendo sentido y siguen relacionados con las prioridades del negocio.

Introducir objetivos de equipo además (o en vez) de metas individuales

Los equipos apoderados y autónomos son el centro de la agilidad.

Los equipos apoderados y autónomos son el centro de la agilidad. Por lo tanto tiene poco sentido gestionar el desempeño sólo -o incluso principalmente- a nivel individual. Las organizaciones ágiles con éxito se concentran en el desempeño del equipo cuando establecen objetivos y evalúan el rendimiento, a menudo permitiendo a los equipos que definan sus propios objetivos para aumentar la implicación. En un banco, por ejemplo, los objetivos de desempeño son una combinación de metas de equipo, contribuciones individuales al equipo, dominio de competencias requeridas al nivel de trabajos individuales y alineamiento del comportamiento profesional con los valores del banco. Las proporciones de estos componentes varían por puesto, con los especialistas en particular, más inclinados hacia el rendimiento del equipo para animar a la colaboración. Otra institución financiera experimentó con sustituir los objetivos individuales en los centros de atención al cliente por objetivos de equipo. En unos pocos meses, vio aumentos de productividad de más del 10 por ciento, comparados con los centros del grupo de control, además de un apreciable aumento del trabajo en equipo y la cohesión.

Establece objetivos como un equipo, discute los resultados con frecuencia y pivota tanto como sea necesario

Los equipos de las organizaciones ágiles funcionan de forma autónoma y rápida, con un enfoque claro en los resultados. Siguen directrices establecidas de forma amplia y prioridades estratégias, en vez de instrucciones detalladas de arriba a abajo (Diagrama 3). Las organizaciones ágiles suelen basarse en un proceso ejecutado con precisión -a menudo una revisión trimestral de negocio (QBR por sus siglas en inglés)- para asegurar el alineamiento entre los equipos autónomos. Es aquí donde los objetivos y resultados clave (OKRs), propularizados en Intel en los años 1970 y ahora utilizados en muchas organizaciones, desde la Fundación Bill & Melinda Gates hasta Google, entran en juego. Cada trimestre, se crea una cascada clara desde las prioridades estratégicas hasta los objetivos al nivel de los equipos, y al mismo tiempo se muestra de forma transparente y se discute el desempeño en comparación con los resultados clave. Para permitir que las prioridades cambiantes emerjan de la QBR, los objetivos del equipo y los individuales deben ser dinámicas, en vez de ser fijados en un ejercicio anual. Establecer objetivos de forma colectiva puede, también, tener otros beneficios, sobre todo en relación con el compromiso y la ambición. De modo poco sorprendente, el compromiso con objetivos que has establecido para tí mismo suele ser más fuerte que con los que hayan establecido otros. En una organización de ventas B2B, cambiar al establecimiento de objetivos de modo ascendente (por contraposición a su establecimiento descendente por los ejecutivos) dio el resultado de unas metas un 20 por ciento más altas en conjunto.

Crea transparencia de objetivos y desempeño

La naturaleza descentralizada de las organizaciones ágiles crea un riesgo de que la iniciativa y el apoderamiento deriven en el caos. Una forma de evitar esto es introducir una transparencia extrema de los objetivos y el desempeño. En Google, todos los OKR, empezando por los del CEO, son visibles para todos los demás empleados. En LinkedIn, el equipo ejecutivo del CEO revisa los OKRs semanalmente. Este tipo de transparencia también tiene varios beneficios: sacar a la luz las interdepencencias entre los equpos y las unidades, crear urgencia y «compartir la mentalidad», y reforzar la cultura y mentalidad no jerárquica que caracterizan las organizaciones verdaderamente ágiles.

Invertir en las capacidades de los gestores como orientadores (coaches)

Nuestra investigación previa muestra que los gestores -típicamente, los gestores de equipo- son importantes para gestionar de forma efectiva el desempeño. Invertir en su capacidad como orientadores para ayudarles a convertirse en mejores árbitros del juego limpio cotidiano es a menudo la intervención más potente en las transformaciones de la gestión del desempeño. La organización ágil, sin embargo, desafía el modelo tradicional de gestor de equipo. ¿Quién, entonces, actúa como árbitro cotidiano del juego limpio? ¿Y de quién son las habilidades que hay que construir? Las organizaciones ágiles pueden afrontar estas cuestiones mediante tres planteamientos.

Aclarar los roles que los líderes desempeñan en el desarrollo y la evaluación

En las organizaciones ágiles que triunfan, la realimentación es el pulso de una cultura de asumir riesgos, fracasar rápido y perseverar en un desarrollo personal continuo a todos los niveles

En una publicación, anterior, describimos tres tipos distintos de gestores en las organizaciones ágiles. en el contexto de la gestión del desempeño, cada uno juega un papel distinto. Los líderes de equipo evalúan, promueven, orientan y desarrollan a su gente. Los líderes de tribu establecen directrices vinculadas a las prioridades del negocio, emparejan las personas adecuadas a las oportunidades o cuadrillas, y orientan a sus equipos sobre cómo posibilitar la colaboración más allá de las fronteras organizativas, y apoderan a las personas. Los líderes de cuadrilla luchan por mantener un equipo cohesionado inspirando, orientando y realimentando a todo el mundo. El tema común en todos estos líderes es la orientación activa para el desarrollo continuado y el arbitraje del juego limpio cotidiano.

Concentración en las conversaciones de realimentación continua y desarrollo sostenido de las personas

Como en cualquier organización, los individuos de las organizaciones ágiles se desarrollan recibiendo realimentación y exponiéndose a oportunidades de desarrollo. En las organizaciones ágiles que tienen éxito, la realimentación es el pulso de una cultura de adopción de riesgos, fracaso rápido y la perseverancia en el desarrollo personal continuado a todos los niveles. Estas organizaciones animan a sus empleados a pedir y dar realimantación de forma constante. HAcer que esto ocurra suele ser digícil. Los gestores y los no gestores pueden necesitar superar la mentalidad y las barreras de capacidad que hay para dar y recibir realimentación de una manera más frecuente -no sólo en los distintos niveles jerárquicos, sino también con sus iguales. Una institución financiera europea, por ejemplo, invirtió en la construcción dedicada de la capacidad de los equipos sobre cómo mantener conversaciones valientes de igual a igual.

En las organizaciones ágiles, la gestión del desempeño que tiene éxito significa animar a los empleados a pedir y dar realimentación constantemente.

Recoge opiniones con frecuencia desde múltiples fuentes cuando evalúes el desempeño

Las organizaciones ágiles necesitan rituales disciplinados para recoger continuamente realimentación y evaluar el desempeño (Diagrama 4). El gestor de una línea ha sido habitalmente el vehículo para toda la información sobre los empleados. Pero sin el gestor de línea, ¿quién actúa en nombre del empleado? Esto requiere que una sola persona recoja la realimentación sobre un individuo desde diversas fuentes, sintetizándola y trabajando con otros iguales para asegurarse de que las evidencias y las decisiones se calibran. En una teleco, por ejemplo, un líder de equipo1 evalúa el desarrollo de un individuo dentro del equipo, recopilando y sintetizando las opiniones de los propietarios de producto, miembros de equipo y orientadores ágiles con los que el individuo ha trabajado. El líder de equipo presenta entonces el caso del individuo a un comité de evaluación de personal formado por líderes de equipo. El comité toma una decisión colegiada sobre su desempeño aconseja al individuo cómo desarrollarse más allá, consejo que el líder de capítulo transmite a su vez. La tecnología puede servir de ayuda aquí. Un agente líder de comercio electrónico desarrolló una app para sus empleados que facilita la realimentación y permite que los empleados compartan esa realimentación con otros después de cada interacción, con el objetivo de que cada empleado recoja más de 200 puntos de realimentación a lo largo del año.

El proceso de desempeño también puede necesitar ajustes en las organizaciones ágiles.
Diagrama 4. Fuente: Elaboración propia desde https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/performance-management-in-agile-organizations

Consecuencias diferenciadoras

Los empleados tienen más posibilidades de percibir su planteamiento de gestión del desempeño como algo justo si se diferencian los resultados, en particular en los dos extremos del desempeño. De algún modo, esto puede ser más difícil en las organizaciones ágiles, en las cuales los equipos colaborativos y altamente interdependientes significan que es difícil seguir la pista de los resultados hasta los esfuerzos individuales. Dos prácticas pueden ayudar a mantener la diferenciación y la consecuente sensación de equidad, sin estropear el espíritu de equipo.

Diferenciar la contribución individual al desempeño del equipo basándose en los valores, mentalidades y comportamientos deseados

Las organizaciones ágiles que tienen éxito incorporan metodologías ágiles y formas de trabajar que son tangibles y visibles en el trabajo cotidiano. Menos tangible, pero una práctica estable crítica de las organizaciones ágiles, es la cultura -los fuertes y compartidos valores, mentalidades y comportamientos que sustentan y posibilitan esas metodologías y formas de trabajar. Las organizaciones ágiles que tienen éxito evalúan y gestionan el desempeño de los individuos no sólo frente a objetivos duros sino también por el alcance hasta el que los individuos han mostrado y «vivido» los valores, mentalidades y comportamientos deseados. Las posibles recompensas o consecuencias deberían alinearse muy bien con esos objetivos. En el caso de una teleco, por ejemplo, las recompensas para los equipos de ventas se basan en los logros contra objetivos individuales y de equipo añadidos a lo bien y lo a menudo que los empleados ofrecen orientación y mentoría a los miembros de sus equipos. Estas contribuciones deberían codificarse y reconocerse muy bien porque motivan a los individuos y crean impulso para la siguiente oportunidad. Recíprocamente, las organizaciones deberían tomar decisiones claras sobre los empleados que no viven y muestran activamente los valores, mentalidades y comportamientos deseados, como en el caso de una compañía fintech en la que a los individuos no alineados con sus valores centrales y los correspondientes comportamientos definidos simplemente se les deja marchar.

En el caso de una teleco, por ejemplo, las recompensas para los equipos de ventas se basan en los logros contra objetivos individuales y de equipo añadidos a lo bien y lo a menudo que los empleados ofrecen orientación y mentoría a los miembros de sus equipos.

Aumenta el énfasis sobre la motivación intrínseca y las recompensas no monetarias

El trabajo en las organizaciones ágiles que más éxito tienen se caracteriza por una sensación de realización y de diversión: es habitual escuchar a los empleados describir su actividad cotidiana como «no parece que estemos trabajando». Netflix ofrece beneficios flexibles, como días de vacaciones sin límite. Los empleados se quedan porque sienten pasión por su trabajo y por esa cultura sin igual. Mientras que los empleados esperan que se les pague conforme a su trabajo, ofrecer beneficios flexibles da a las organizaciones ágiles una oportunidad de subrayar con más énfasis la motivación intrínseca y las frecuentes recompensas no moentarias -incluyendo encargos especiales, oportunidades de presentar en el exterior o asistir a eventos especiales, un elevado reconocimeinto en el puesto de trabajo (premios y celebraciones), y tiempo para el trabajo pro bono. Por ejemplo, una empresa fintech basada en Norteamérica ofrece oportunidades únicas de exposición a la directiva y programas de mentoría para recompensar el desempeño y aumentar la retención.


Las organizaciones que se embarcan en transformaciones ágiles no pueden permitirse ignorar la gestión del desempeño. Incluso los equipos que realizan pilotos tienen que estar protegidos de los planteamientos tradicionales para asegurarse de que las prácticas y mentalidades ágiles tienen la libertad de tomar el mando y se reconocen y recompensan de manera apropiada. Bien ejecutada, la gestión del desempeño que está adaptada a los objetivos y el contexto ágiles de una organización permitirán la captura plena y la sostenibilidad de los beneficios que la agilidad promete.

Sobre los autores

Lucia Darino es una experta senior de la oficina de McKinsey’s en Nueva York, Marcus Sieberer es un socio senior en la oficina de Zurich , Arthur Vos es un socio en la oficina de Amsterdam y Owain Williams es un socio en la oficina de Londres.

Los autores quieren dar las gracias a Bryan Hancock, Kyla Kelly y Andrew St. George por sus contribuciones a este artículo.

Una guía para evitar las 10 trampas que descarrilan las transformaciones digitales, por McKinsey

Este artículo de Arun Arora, Peter Dahlstrom, Pierce Groover y Florian Wunderlich para McKinsey tiene en el encabezado un cómic de Indiana Jones en el templo maldito que tiene bastante gracia.

Son unos 10 mandamientos con las trampas en las que otros han caído antes a la hora de transformar digitalmente sus organizaciones.

Transformar tu negocio tiene riesgos. Los líderes que tienen éxito saben cómo identificarlos y evitarlos.

Los líderes de los negocios están un juego de altas expectativas. Muchos se han embarcado en programas para reinventar sus negcocios. Las recompensas del éxito son enormes, mientras que las consecuencias del fracaso son drásticas, incluso letales.

Podrían hacerlo peor que fijándose en una cita de uno de los pilotos de carreras más famosos de la historia, Mario Andretti: «Si todo parece bajo control, no estás yendo lo suficientemente rápido».

Mientras que la orientación de Andretti puede parecer descorazonadora, es apropiada para los líderes que navegan en el mundo digital. Ninguna carrera – o transformación – está exenta de riesgos, por supuesto, pero tener la valentía de tomar decisiones que desafíen los límites de la organización es una necesidad.

Un entendimiento claro de lo que importa de verdad para el éxito de un programa de cambio y lo que no, sin embargo, puede marcar la diferencia. Por esta razón, los autores analizaron docenas de transformaciones digitales, tanto de las que tuvieron éxito como las de que no tanto para llegar a las causas radicales de dónde se torcieron. Este análisis ha revelado diez importantes tramas en las que los negocios caen con frecuencia durante una transformación digital. A menudo pasadas por alto o incomprendidas, estas trampas se reducen en esencia a problemas de cultura, disciplina y mentalidad. He aquí los que los CEOs pueden hacer para vencerla y asegurar sus programas para los negocios puedan capturar los beneficios completos de la digitalización.

Diez trampas de una transformación digital

1. Exceso de precaución

Excessive caution

Aunque suene paradójico, creemos que las empresas deben asumir más riesgos, no menos. Muchos ejecutivos senior mirán atrás a sus programas de transformacion (1: Peter Dahlström, Liz Ericson, Somesh Khanna y Jürgen Meffert, «From disrupted to disruptor: Reinventing your business by transforming the core«, Febrero 2017) y desearían hacer sido más audaces. En el entorno actual, hacer cambios incrementales es como ordenar las sillas de la cubierta del Titanic.

Los datos cuenta la misma historia. La investigación reciente de McKinsey revela que las empresas que van mejor siguen estrategias audaces y rompedoras (2: Jacques Bughin, Laura LaBerge y Anette Mellbye, «El caso de la reinvención digital«, McKinsey Quarterly, Febrero 2017). Hacen grandes apuestas por las nuevas tecnologías y modelos de negocio, son excelentes en una cultura de prueba-y-aprende donde cada fracaso es una oportunidad de mejorar y lanzan programas de cambio que transforman su negocio por completo.

Pero asumir más riesgos no significa ser más arriesgado. Hacer movimientos temerarios, ignorar el sentido común y perder de vista dónde está el valor puede malograr las iniciativas audaces.

2. Miedo a lo desconocido

Fear of the unknown

Cuando la información es escasa, la gente se apoya en la experiencia y en la intuición. Aunque no existe la certeza absoluta en una transformación digital, desarrollar una completa base de hechos puede hacer mucho para disipar los comprensibles temores de la gente.

Las mejores empresas empiezan identificando dónde se crea y destruye el valor (3: Angus Dawson, Martin Hirt y Jay Scanlan, «The economic essentials of digital strategy«, McKinsey Quarterly, Marzo 2016), y no confinan el análisis a su propio sector y competidores. Este análisis externo debería emparejarse con una evaluación interna profunda y completa. Eso comienza con una evaluación concienzuda de los activos de la empresa -marcas, capital, datos, clientes, productos, personas- y las carencias de capacidades. Las mejores empresas entonces desarrollan también una imagen objetiva de su cociente digital (4: Tanguy Catlin, Jay Scanlan y Paul Willmott, «Raising your Digital Quotient«, McKinsey Quarterly, Junio 2015), los elementos de sus negocios que más valor añaden, y las desventajas estructurales a las que se enfrentan.

Disipar lo desconocido se extiende también a pintar un retrato atractivo para todo el negocio del aspecto que podría tener el futuro. Experimentar con hackathons y juegos de guerra también ayuda a no sólo desarrollar nuevos modelos innovadores, sino también a hacerlos más tangibles, de forma que el liderazgo pueda alinearse a su alrededor.

Esto se extiende al uso del término usado hasta la saciedad de «transformacion digital», que a menudo no se comprende bien por parte del liderazgo o los empleados. Los líderes pueden lidiar con esto definiendo y explicando con todo detalle lo que la transformación digital significa en realidad -por ejemplo, mejorar la experiencia de los clientes para convertirse en el servicio número uno de la categoría o mejorar drásticamente la productividad a través de la cadena de suministro.

3. Falta de enfoque

Lack of focus

Muchas empresas han adoptado una filosofía de «dejad que florezcan cien flores» que anima a la experimentación en sentido amplio. Este planteamiento genera entusiasmo y aprendizaje, pero también puede derrotarse a sí mismo si no se gestiona con cautela. Ejecutar demasiadas iniciativas que compitan entre sí difumina el foco de la gestión y deja a ideas prometedoras sin los recursos que necesitan para ampliar su escala con éxito.

Hay una regla mnemotécnica que dice que una iniciativa digital escalada con éxito en una empresa con más de 5000 millones de dólares en ingresos necesita financiación de entre 10 y 30 millones de dólares al año, y una transformación digital sustancial a través de múltiples unidades de negocio en una empresa mundial podría costar hasta 100 millones de dólares. Para evitar dispersar sus esfuerzos, los líderes digitales inteligentes podan sus carteras de proyectos con regularidad y sin piedad. La inversión por debajo de lo necesario no es forma de competir con empresas respaldadas por capital de riesgo.

Centrarse en el tipo correcto de iniciativas es igualmente importante. Con demasiada frecuencia los negocios derraman recursos en programas que aportan ganancias a corto plazo pero no pueden crecer, no son sostenibles ni añaden valor. Para evitar este desperdicio de energía, toda transformación digital debería empezar por entender las necesidades de los clientes y construir soluciones que no sólo las satisfagan, sino que tengan el potencial de generar el máximo impacto.

4. Quedarse sin dinero

Running out of money

Algunas transformaciones digitales tropiezan porque los costes se disparan mientras que los ahorros o el crecimiento de los ingresos tardan más en llegar de lo esperado. Las empresas líderes empiezan por las victorias rápidas para liberar valor de forma que los esfuerzos se autofinancien, a menudo en los tres primeros meses. De hecho, este planteamiento puede ser tan efectivo que las empresas con más éxito generan más ahorros o ingresos de los necesitados para financiar una transformación.

A menudo, amasar estos ahorros e ingresos puede llegar usando las herramientas y datos que ya están a mano junto con una disposición a hacer las cosas de forma diferente. Por ejemplo, como el equipo de tres personas que realizó una microsegmentación de la base de clientes en una empresa de teleco de EE.UU. Su esfuerzo mejoró la eficiencia de la selección de clientes objetivo de la empresa más de un 40 por ciento mientras dividió por la mitad su gasto en marketing digital. De forma similar, un distribuidor online elevó las tasas de conversión en un 35 por ciento simplemente teniendo a una persona que optimizase los tiempos de carga de las páginas una y otra vez hasta que bajaron de 16 segundos a seis.

A menudo estas oportunidades pueden identificarse en tan sólo una semana en un proyecto. Evaluar el itinerario de decisión del cliente es un buen sitio para empezar. En sectores de consumidor como la banca y las telecomunicaciones, los procesos de inscripción para los nuevos clientes suelen ofrecer numerosas oportunidades para mejorar significativamente.

5. Falta de talento

Lack of talent

La mayoría de las empresas que embarcan en transformaciones digitales subestiman lo que se tarda en construir capacidades. Saben que necesitan talento digital, pero no de qué tipo ni cuánto. Una transformación digital en una gran empresa puede requerir hasta 150 empleados a tiempo completo el primer año. Contratar a un Director Digital (5: Tuck Rickards, Kate Smaje y Vic Sohoni, «Transformer in chief: The new chief digital officer«, Septiembre 2015) es un buen comienzo, pero no es suficiente.

Toda búsqueda efectiva de talento debería comenzar por identificar los problemas que hace falta resolver. Esto ayuda a aclarar el conjunto de habilidades que necesitas. Después de un análisis preliminar, por ejemplo, una empresa determinó que necesitaba 11 personas con un conjunto específico de habilidades -«líderes» y «hacedores»- para completar un proyecto esencial como parte de una transformación. Encontró a las personas adecuadas en una empresa líder de tecnología y les pagó un extra del 100 por cien para contratarles. Más adelante en el proceso de transformación, las siguientes 50 personas vinieron con sólo un extra del 20 por ciento porque estaban deseando trabajar con los primeros contratados. En menos de nueve meses, el equipo generó un aumento de ingresos orgánicos de 1400 millones de dólares, un enorme rédito para lo que parecía al principio una inversión desproporcionada.

Crear un entorno de trabajo como el de una start-up con espacios informales donde las personas pueden reunirse y compartir ideas puede ayudar a atraer al talento adecuado. Desarrollar un mecanismo para integrar a esas contrataciones externas también es crucial. Hemos visto a algunas grandes empresas contratar enormes cantidades de talento digital, ponerlos en un entorno de start-up y después más o menos olvidarse de ellos. Dejados a su aire, los nuevos empiezan a trabajar en sus cosas, no en las tuyas.

6. Falta de disciplina

Lack of discipline

La agilidad y la velocidad forman parte de la personalidad de una organizavión digital, pero la energía puede convertirse en caos si no se encauza con un propósito. Los líderes deben ser sistemáticos en identificar y capturar el valor del negocio, lo cual comienza creando transparencia y métricas útiles para seguir el progreso de las iniciativas digitales.

Muchas empresas se centran en KPIs basados en las salidas, como el crecimiento del EBITDA, los ingresos digitales como porcentaje de los ingresos totales, o la reducción del CAPEX. Pero esas métricas de comité de dirección no aíslan los factores que contribuyen a un resultado dado. Es más productivo desarrollar un conjunto de métricas sencillas de entrada que sigan elementos como la conversión de SEO y tráfico de aplicaciones, dejando al mismo tiempo claro a quién pertenece cada elemento y es responsable del resultado.

Otra forma de inyectar disciplina es invertir como una firma de capital riesgo. Mantén frecuentes puntos de control con expectativas explícitas y un modelo de gobierno claro; no liberes la siguiente rebanada de financiación hasta que el proyecto alcance hitos o logre KPIs; y no tengas en matar esfuerzos que rindan menos de lo deseado. Las mejores empresas se aseguran de tener implantados procedimientos sencillos de gobernanza, escalado y respuesta, así como mecanismos de corrección del rumbo cuando los experimentos no dan en la diana (lo que inevitablemente pasa con muchos de ellos).

La disciplina no debería confundirse con rigidez. Tener un modelo flexible de recursos para mover a las personas y los fondos, por ejemplo, a desarrollos prometedores y enfocar rápidamente problemas clave es necesario.

7. No aprender

Failure to learn

Un modo infalible de hundir una transformación es parar de aprender. Las empresas que tienen éxito recompensan la experimentación porque aprender de los ejemplos ayuda a una empresa a acertar la próxima vez, lo que a su vez promueve más creatividad. Una revisión de equipos de Google encontró que cuando los empleados sentían que podrían arriesgarse sin ser avergonzados o criticados por el fracaso, hacían un mejor trabajo (6: Charles Duhigg, «What Google learned form its quest to build the perfect team«, The New York Times Magazine, 28 Febrero 2016)

 

El aprendizaje efectivo, sin embargo no ocurre así como así. Las empresas deben invertir en sistemas que capturen las lecciones y aprender de ellas. Amazon ha invertido en sistemas diseñados para hacer el aprendizaje tan transparente como se pueda, con cuadros de mando mostrando las pruebas en curso, quién las está haciendo y cómo están respondiendo los clientes. Las pruebas con mejores resultados y más recorrido se coronan como «Reinas de la Colina».

En lo que respecta a la tecnología algunas empresas mantienen el código probado y aprobado en un respositorio de desarrollo de software como GitHub, el cual habilita a los desarrolladores que lleguen después a aprender de los demás, capitalizar los éxitos y poner código en nuevas soluciones sin necesidad de más pruebas.

Las organizaciones que abrazan el aprendizaje suelen desarrollar prototipos baratos, los prueban con los clientes y los refinan una y otra vez hasta que alcanzan un producto mínimo viable (MVP). Buscan comentarios sobre las nuevas funcionalidades en pequeños grupos de clientes por medio de encuestas sencillas o midiendo su respuesta a elementos específicos como el texto o la disposición de una página web. Un negocio que solía tener tasas de conversión del 22 por ciento ahora alcanza el 29 por ciento -un crecimiento orgánico del 5 por ciento- por medio de este tipo de proceso de prueba y aprendizaje.

8. Fatiga de cambio

Change fatigue

Las empresas pueden a menudo conjurar los recursos y la energía para sacar adelante unos pocos experimentos con nuevos planteamientos. Pero mantener la inercia del esfuerzo de un gran cambio contra la fuerza gravitatoria de la organización previa (7: Jurgen Meffert y Anand Swaminathan, «How to break through the gravitational pull of your legacy organization«, Octubre 2017) es un desafío de un orden de magnitud distinto. Ninguna transformación es inmune a la fatiga, pero algunos pasos pueden ayudar a contenerla.

Los equipos pueden acabar abrumados por la enorme escala y complejidad del cambio. Los líderes efectivos, por lo tanto, diseñan pequeños proyectos con hitos frecuentes para que los equipos se sientan realizados. También se concentran en mantener las cosas sencillas, por ejemplo limitando el número de KPIs. Un negocio de consumo eligió tres: cantidad y fuente de tráfico a los activos digitales, calidad del tráfico y tasas de conversión.

Los líderes de negocio pueden «lubricar los engranajes» del proceso secuenciando las tareas para que se apoyen unas en otras (8: Driek Desmet, Shahar Markovitch y Christopher Paquette, «Speed and scale: Unlocking digital value in customer journeys«, Noviembre 2015). Algunos negocios, por ejemplo, desarrollan componentes «horizontales» como capas de gestión de procesos de negocio o plataformas centrales de administración que puedan compartirse a través de varias iniciativas para acelerar los proyectos futuros.

Los líderes también deberían lidiar con la rotación en los puestos senior. Este efecto socava la continuidad y conduce al cinismo entre los trabajadores sobre el terreno. Mientras que la rotación de los seniors es un hecho inherente en la mayoría de los negocios, las empresas se las han ingeniado para crear continuidad en sus programas de cambio reclutando una docena o así de gerentes intermedios influyentes como evangelistas del cambio. Al elevar sus perfiles en el negocio, dándoles responsabilidades reales, como liderar equipos ágiles y recompensándoles generosamente por sus esfuerzos, los líderes pueden construir la continuidad al nivel del negocio donde se hace el trabajo.

9. Hacerlo solo

Going it alone

Si el antiguo mundo trataba sobre mantener las cosas en propiedad y cerradas, el nuevo mundo trata sobre implicarse con un ecosistema de socios y proveedores. Este planteamiento puede ayudar a acelerar el acceso a los mercados, el talento, las capacidades u las tecnologías. Los negocios ágiles construyen la capacidad digital con rapidez mediante el uso de los recursos existentes, como el software de código abierto, que puede personalizarse para sus necesidades. Al trabajar de forma reflexiva con los proveedores o socios para acceder a nuevas capacidades puede lanzar hacia adelante la actyividad y ayudar a los negocios a aprender con rapidez cómo «digitalizarse».

En este nuevo mundo de ecosistemas (9: Venkat Alturi, Miklós Dietz y Nikolaus Henke, «Competing in a world of sectors without borders«, McKinsey Quarterly, Julio 2017)), el éxito se basa en tener una comprensión detallada de las capacidades y ventajas que ya tienes y las que necesitas. Invertir en una estrategia alrededor de APIs (los enlaces que permiten a diversos sistemas «hablar» entre sí) (10: Keerthi Iyengar, Somesh Khanna, Srinivas Ramadath y Daniel Stephens, «What it really takes to capture the value of APIs«, Septiembre 2017) es crucial de forma que los negocios desarrollen los medios para integrarse con muchos socios, proveedores y plataformas diferentes. Las empresas punteras también están construyendo habilidades de gestión de relaciones con el ecosistema, desde negociar equipos que vigilan a socios potenciales hasta gente dedicada a gestionar las comunidades de socios y desarrolladores.

10 . Ir demasiado despacio

Going too slowly

Por muy deprisa que creas que vas, es probable que no sea lo suficientemente rápido. La velocidad es la esencia cuando se trata de reaccionar a los cambios en el mercado y capturar oportunidades de ingreso antes que la competencia.

Una forma de ganar velocidad es automatizar procesos y tareas que consumen tiempo. Por ejemplo adoptar el «desarrollo guiado por pruebas» – escribir pruebas automáticas para el código antes de escribir el código en sí, puede acelerar mucho el desarrollo. Una empresa hotelera internacional consolidó sus sistema de ventas y catering cambiándose a un repositorio único de control de versiones, integrando código dos veces al día, e insistiendo en que los desarrolladores escribiesen pruebas automáticas para los nuevos cambios en su código. Como resultado, la empresa redujo su tiempo hasta la salida al mercado con el nuevo software en un 25 por ciento (11: Satty Bhens, Ling Lau y Shahar Markovitch, «Finding the speed to innovate«, Abril 2015).

Con la velocidad en mente, un equipo de desarrolladores en otra empresa adoptó una herramienta colaborativa para seguir la pista al rendimiento de las ventas, las aplicaciones y el servicio. Cada 10 minutos, la herramienta escupe nuevas métricas -ventas, en efectivo o con tarjeta de crédito, números comprometidos, tamaño de la cesta- y el equipo puede ver de un vistazo cómo está funcionando el sistema. Un canal de alertas permite a los líderes del proyecto identificar si un problema es nuevo o es conocido, grande o pequeño, de forma que puedan planear el mejor modo de lidiar con él. La meta es reaccionar con rapidez más que asegurarse de que todo está «perfecto».

Los negocios más efectivos incorporan la velocidad al hacer de la agilidad una forma de vida. Usan ciclos cortos de desarrollo para enfrentarse a necesidades específicas, prueban repetidamente con los clientes arreglos rústicos y rápidos, y producen soluciones «suficientemente buenas». En marketing, por ejemplo, las organizaciones ágiles (12: David Edelman, Jason Heller y Steven Spittaels, «Agile marketing: A step-by-step guide«, Noviembre 2016) pueden probar múltiples nuevas y lanzar cientos de campañas al mismo tiempo y poner ideas en el terreno de juego en días en vez de en semanas o meses.

 

Para construir valor real, los líderes de negocios deben asumir riesgos, pero los que tengan éxito serán los que comprendan cómo gestionar los riesgos que importan y evitar las tareas que pueden arruinar una transformación – al mismo tiempo que llevan a sus organizaciones al límite.

Los cinco rasgos de las organizaciones ágiles, por McKinsey

Los cinco rasgos de las organizaciones ágiles

Las organizaciones ágiles -de cualquier tamaño y en los distintos sectores- tienen cinco elementos clave en común.

La experiencia e investigación de McKinsey demuestran que las organizaciones ágiles que tienen éxito muestran los cinco rasgos que se describen en este artículo. Estos rasgos incluyen una red de equipos con una cultura centrada en las personas que opera en ciclos rápidos de aprendizaje y decisión habilitados por la tecnología, y un propósito común que co-crea valor para todos los grupos de interés. Estos rasgos complementan los hallazgos del artículo  “Cómo crear una organización ágil.”

El antiguo paradigma: Organizaciones como máquinas

Una visión del mundo -un paradigma- durará hasta que no permita explicar las nuevas evidencias. El paradigma deberá entonces cambiar para incluir esa nueva información. Ahora estamos presenciando un cambio de paradigma en el modo en que las organizaciones equilibran estabilidad y dinamismo.

Gareth Morgan describe las organizaciones taylorianas como la de Ford como jerárquicas y especializadas – describiéndolas como máquinas (2: Gareth Morgan, Images of organization, Beverly Hills, CA: Sage Publications, 1986). Durante décadas, las organizaciones que se acogieron a este modelo mecánico y los principios de la gestión científica dominaron sus mercados, superaron el desempeño de otras organizaciones y captaron el mejor talento. Desde Taylor en adelante, entre 1911 y 2011 transcurrió el «siglo de la gestión».

Tendencias rompedoras que desafían al antiguo paradigma

En la actualidad encontramos que el paradigma mecánico cambia para hacer frente a los desafíos organizativos que ha conllevado la «revolución digital» que está transformando las industrias, las economías y las sociedades. Esto se expresa en cuatro tendencias actuales:

  • Entorno que evoluciona con rapidez. Los patrones de demanda de todos los grupos de interés están evolucionando rápidamente: los clientes, los socios y los reguladores tienen necesidades apremiantes; los inversores demandan crecimiento, lo que resulta en adquisiciones y reestructuraciones, y la competencia y los colaboradores demandan acción para acomodar las rápidamente cambiantes prioridades.
  • Introducción constante de tecnologías rompedoras. Los negocios e industrias establecidos están «comoditizándose» o siendo reemplazadas por medio de los avances de la digitalización y la biociencia, el uso innovador de nuevos modelos y la automatización. Entre los ejemplos se cuenta el aprendizaje automático, el Internet de las Cosas y la robótica.
  • Digitalización acelerada y democratización de la información. El volumen, transparencia y distribución aumentados de la información requieren que las organizaciones se involucren rápidamente en la comunicación multidireccional y la compleja colaboración con clientes, socios y colegas.
  • La nueva guerra por el talento. A medida que las tareas de conocimiento -y aprendizaje- creativo se vuelven más importantes, las organizaciones necesitan una propuesta de valor que las diferencie para adquirir -y retener- el mejor talento, que a menudo es más diverso.Estos «trabajadores aprendices» tienen con frecuencia orígenes, pensamientos, composición y experiencia más diversos y pueden tener aspiraciones diferentes (por ejemplo, los millenials).

Cuando las organizaciones mecánicas han intentado interactuar con el nuevo entorno, no ha funcionado bien para muchas de ellas. Un pequeños número de compañías ha medrado con el tiempo; menos del 10 por ciento de las 500 primeras compañías no financieras del S&P de 1983 permanecieron en las 500 del S&P en 2013. Según las observaciones, las organizaciones mecánicas también constante agitación interna. Según con la investigación de McKinsey con 1.900 ejecutivos, están adaptando su estrategia (y su estructura organizativa) con más frecuencia que en el pasado. El 82% de ellas atravesó un rediseño en los últimos tres años. Sin embargo, la mayoría de esos esfuerzos de rediseño fracasan- sólo el 23% se implementaron con éxito (3: Steven Aronowitz, Aaron de Smet y Deirdre McGinty, «Getting organizational design right, McKinsey Quarterly, Junio 2015)

El nuevo paradigma: Organizaciones como organismos vivos

Las tendencias descritas más arriba están cambiando de forma espectacular la forma de trabajar de las organizaciones y los empleados. ¿Cuál será entonces el paradigma organizativo dominante durante los próximos 100 años? ¿Cómo equilibrarán las empresas la estabilidad con el dinamismo? Más aún, ¿qué empresas dominarán su mercado y atraerán al mejor talento?

El artículo de McKinsey “Agility: It rhymes with stability” describe el paradigma que logra este equilibrio y la paradoja que las organizaciones verdaderamente ágiles dominan -son al mismo tiempo estables y dinámicas. Diseñan elementos vertebrales estables que evolucionan lentamente y dan soporte a las capacidades dinámicas que pueden adaptarse rápidamente a los nuevos desafíos y oportunidades. Un smartphone sirve como una analogía que ayude; el dispositivo físico actúa como plataforma estable para una miríada de aplicaciones dinámicas, proporcionando a cada usuario una herramienta única y útil. Finalmente, las organizaciones ágiles se mueven con rapidez, son veloces, apoderan para actuar y hacen que sea fácil actuar. En síntesis, responden como un organismo vivo (Diagrama 1).

Cuando se aplica presión, la organización ágil reacciona siendo más que sólo robusta; de hecho el rendimiento mejora cuanta más presión se ejerce (4: Incluimos en nuestra definición de AGILE la idea -acuñada en el trabajo de Nicholas Taleb- de que es «anti-frágil»). La investigación muestra que las organizaciones ágiles tienen un 70% de probabilidad de estar en el cuartil superior de salud organizativa, el mejor indicador de desempeño a largo plazo (5: Michael Bazigos, Aaron De Smet y Chris Gagnon, «Why agility pays«, McKinsey Quarterly, Diciembre 2015). Más aún, esas empresas logran al mismo tiempo una mayor concentración en el cliente, un más rápido time to market, un mayor crecimiento de ingresos, menores costes y una plantilla más comprometida.
  • Una empresa mundial de electrónica suministró 250 millones de $ en EBITDA y un 20% de aumento del precio de las acciones en tres años tras adoptar un modelo operativo ágil con sus equipos de educación-para-el-empleo.
  • Un banco global redujo su base de costes en alrededor de un 30% mejorando al mismo tiempo de forma significativa el compromiso de los empleados, la satisfacción de los empleados y el time-to-market.
  • Una empresa de materiales básicos promovió la mejora continua entre sus trabajadores manuales, logrando un aumento del 25% en la efectividad y un descenso del 60% en lesiones.

Como resultado, la agilidad, toda vez que está en sus inicios, está tomando temperatura. Esto se confirmó en un informe de McKinsey Quarterly sobre encuestas a 2.500 líderes de negocios (6: Karin Ahlbäck, Clemens Fahrbach, Monica Murarka y Olli Salo, «How to create an agile organization«, Octubre 2017). De acuerdo con los resultados, pocas empresas han logrado una agilidad a lo largo y ancho de la empresa, pero muchas han empezado a perseguirla en unidades de desempeño. Por ejemplo, casi un cuarto de las unidades productivas son ágiles. El resto de unidades productivas en las empresas carecen de dinamismo, estabilidad o ambas.

Sin embargo, mientras que menos del 10% de los encuestados han completado una transformación ágil en la empresa o a nivel de unidad productiva, la mayoría de las empresas tienen aspiraciones mucho más elevadas para el futuro. Tres cuartas partes de los encuestados dicen que la agilidad organizativa es la primera o una de las tres primeras prioridades, y casi el 40% están actualmente realizando una transformación de agilidad organizativa. La alta tecnología, las telecomunicaciones, los servicios financieros y los medios de comunicación y entretenimiento parecen estar en cabeza con el mayor número de organizaciones llevando a cabo transformaciones de agilidad. Más de la mitad de los encuestados que no han comenzado transformaciones de agilidad dicen que tienen planes para empezar una. Finalmente, los encuestados de  todos los sectores creen que más de sus empleados deberían emprender métodos ágiles de trabajo (en promedio, los encuestados creen que el 68% de los empleados de sus empresas deberían trabajar con métodos ágiles, en comparación con el 44% que actualmente lo hace).

El resto de este artículo describe los cinco rasgos fundamentales de las organizaciones ágiles basándose en la experiencia e investigación recientes de McKinsey. Las empresas que aspiren a construir una organización ágil pueden poner la mira en esos rasgos como marcadores concretos de su progreso. Para cada rasgo, también se ha identificado un conjunto emergente de «prácticas ágiles» – las acciones prácticas que se ha observado que las organizaciones adoptan en su camino a la agilidad (Diagrama 2).

Los cinco rasgos de las organizaciones ágiles

Mientras cada rasgo tiene valor en sí mismo, la experiencia de McKinsey y los resultados de la investigación muestran que la agilidad real sólo se alcance cuando los cinco están presentes y funcionando juntos. Describen el sistema orgánico que permiten la agilidad organizativa.

Conectándo los rasgos entre sí, encontramos un conjunto de cambios fundamentales en la mentalidad de las personas de esas organizaciones. Si se realizan esos cambios, cualquier organización puede implementar esos rasgos en toda o parte de su operativa, como resulte apropiado.

1. Estrella Polar incorporada a través de toda la organización

Cambio de mentalidad

Desde:“En un entorno de escasez, logramos el éxito arrebatando el valor a nuestros competidores, clientes y proveedores para nuestros accionistas.»

Hacia:“Reconociendo la abundancia de oportunnidades y recursos disponibles para vosotros, logramos el éxito co-creando valor con y para todos nuestros grupos de interés.»

Las organizaciones ágiles vuelven a imaginar tanto para quién crean valor como la forma de crearlo. Están intensamente enfocados hacia el cliente, y buscan satisfacer diversas necesidades a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente. Más aún, están comprometidos con crear valor con y para un amplio abanico de grupos de interés (por ejemplo, los empleados, inversores, socios y comunidades).

Para satisfacer las necesidades en constante evolución de todos sus grupos de interés las organizaciones ágiles diseñan planteamientos distribuidos, flexibles para crear valor, integrando con frecuencia a socios externos directamente en el sistema de creación de valor. Los ejemplos emergen en diversos sectores, entre otros: productos y soluciones modulares en fabricación, cadenas ágiles de suministro en distribución; mallas distribuidas de energía y negocios de plataforma como Uber, Airbnb y Upwork. Estos negocios modulares, innovadores habilitan tanto la estabilidad como una variedad y personalización sin precedentes.

Para dar coherencia y foco a sus modelos distribuidos de creación de valor, las organizaciones ágiles establecen una visión y un propósito compartidos -la «Estrella Polar»- para la organización que ayude a las personas a sentirse personal y emocionalmente implicadas. Esta Estrella Polar sirve como referencia cuando los clientes eligen dónde comprar, los empleados deciden dónde trabajar y los socios deciden con quien comprometerse. Las empresas como Amazon, Gore, Patagonia y Virgin se enfocan en los grupos de interés en el corazón de su Estrella Polar y, de paso, en el corazón de la forma que tienen de crear valor.

Las organizaciones ágiles que combinan una profundamente arraigada Estrella Polar con un acercamiento flexible y distribuido a la creación de valor pueden detectar y capturar oportunidades con rapidez. Las personas de toda la organización buscan individual y proactivamente cambios en las preferencias de los clientes y el entorno externo y actúan sobre ellos. Buscan opinión y comentarios de los grupos de interés de diversas formas (por ejemplo, reseñas de productos, crowdsourcing y hackathons). Usan herramientas como mapas del itinerario del cliente para identificar nuevas oportunidades de servir mejor a los clientes, y recopilan hallazgos sobre los clientes tanto a través de mecanismos formales como informales (por ejemplo, foros en línea, eventos presenciales e incubadoras de start-ups) que ayudan a dar forma, dirigir, lanzar e iterar sobre nuevas iniciativas y modelos de negocio.

Estas empresas también pueden destinar recursos con flexibilidad y rapidez donde más se necesitan. Las empresas como Google, Haier, Tesla y Whole Foods ojean el entorno constantemente. Evalúan con regularidad el progreso de las iniciativas y deciden si deben impulsarlas o desistir de ellas, usando procesos estandarizados y rápidos de asignación de recursos para cambiar rápidamente las personas, la tecnología y el capital entre iniciativas, desde negocios que se frenan hacia áreas de crecimiento. Estos procesos se parecen a los modelos de capital de riesgo que usan métricas claras para destinar recursos a iniciativas durante períodos especificados y que se revisan con regularidad.

2. Red de equipos apoderados

Cambio de mentalidad

Desde:“La gente necesita que la dirijan y la gestionen, si no no sabrán qué hacer -y se buscarán la vida. Será un caos.»

Hacia:“Cuando se les da una responsabilidad y autoridad claras, las peronas estarán altamente involucradas, se cuidarán unas a otras, se les ocurrirán ideas ingeniosas y entregarán resultados excepcionales.”

Las organizaciones ágiles mantienen una estructura de alto nivel estable, pero reemplazan gra parte de la jerarquía tradicional con una red flexible y ampliable de equipos. Las redes son una forma natural de organizar los esfuerzos porque equilibran la libertad individual con la coordinación colectiva. Para construir organizaciones ágiles, los líderes necesitan comprender las redes humanas (de negocios y sociales), cómo diseñarlas y construirlas, cómo colaborar a través de ellas y cómo criarlas y mantenerlas.

Una organizacón ágil se compone de una densa red de equipos apoderados que funcionan con elevados estándares de alineamiento, responsabilidad, experiencia, transparencia y colaboración. La empresa también debe tener desplegado un ecosistema estable para asegurar que estos equipos puedan funcionar con efectividad.Las organizaciones ágiles como Gore, ING y Spotify se enfocan en varios elementos:

  • Implantar estructuras claras, planas que reflejen y sustenten la forma que tiene la organización de crear valor. Por ejemplo, los equipos pueden arracimarse en grupos enfocados de rendimiento (por ejemplo «tribus» o una «malla») que comparten una misión común. Estos grupos varían en tamaño, con un máximo de unas 150 personas. Esta cifra refleja tanto la experiencia práctica como la investigación de Dunbar sobre el número de personas con las que uno puede mantener relaciones personales y colaborar de forma efectiva (7: Drake Bennett, «The Dunbar Number, from the Guru of Social Networks», Bloomberg, January 2013, bloomberg.com). El número de equipos dentro de cada grupo puede adaptarse o modificar su escala para satisfacer las necesidades cambiantes.
  • Asegurar roles claros, responsables para que las personas puedan interactuar a traves de la organización y enfocarse en que el trabajo se realice, más que en perder tiempo y energía debido a roles poco claros o duplicados, o la necesidad de esperar aprobaciones de los gestores. Aquí, las personas se dirigen inmediata y proactivamente a cualquier falta de claridad sobre los roles entre sí, y tratan los roles y las personas como entidades separadas; en otras palabras, los roles se pueden compartir y las personas pueden tener múltiples roles
  • Promover la gobernanza práctica donde  la gestión del desempeño y los derechos de decisión transversales a los equipos sea impulse más allá de los límites territoriales (8: David. S. Alberts y Richard E. Hayes, «Power to the Edge: Command and Control in the Information Age» Command and Control Research Program Publication Series. April 2005, reprint, dodccrp.org). Es en este punto de interacción donde las decisiones se toman tan cerca de los equipos implicados comos ea posible, en foros de coordinación de alta productividad y número limitado de miembros. Esto libera a los líderes senior para enfocarse en el diseño global del sistema y en proporcionar orientación y apoyo a los equipos responsables y apoderados que se centran en las actividades cotidianas.
  • Evolucionar las funciones para convertirse en comunidades robustas de conocimiento y práctica como «hogares» profesionales para las personas, con responsabilidades en la atracción y el desarrollo del talento, compartiendo conocimiento y experiencia, y proporcionando estabilidad y continuidad a lo largo del tiempo a medida que las personas rotan entre distintos equipos operativos.
  • Crear asociaciones activas y un ecosistema que extiende las redes internas y crea relaciones significativas con una amplia red externa de forma que la organización pueda acceder al mejor talento y las mejores ideas, descubrimientos y co-desarrollar nuevos productos, servicios y/o soluciones. En las organizaciones ágiles, las personas se ponen manos a la obra y día a día con los clientes, proveedores, académicos, entidades gubernamentales y otros socios en sectores existentes y complementarios para co-desarrollar nuevos productos, servicios y/o soluciones y llevarlos al mercado.
  • Diseñar y crear entornos físicos y virtuales abiertos que apoderen a las personas para hacer su trabajo del modo mas efectivo en el entorno que les resulte más orientado a resultados. Estos entornos ofrecen ooportunidades para promover la transparencia, la comunicación ,la colaboración y las felices coincidencias entre equipos y unidades de toda la organización.

Como las células de un organismo, los elementos básicos para construir organizaciones ágiles son pequeñas células de desempeño adecuadas al propósito. En comparación con los modelos mecánicos, estas células de desempeño tienen típicamente más autonomía y responsabilidad, son más multidisciplinares, se ensamblan (y disuelven) con más rapidez y tienen un enfoque más claro sobre las actividades de creación de valor y los resultados de rendimiento. Pueden componerse de grupos de individuos trabajando en una tarea compartida (p. ej., equipos) o redes de individuos trabajando por separado, pero de manera coordinada. Identificar qué tipo de células de desempeño hay que crear es como construir con ladrillos de Lego. Los diversos tipos (Diagrama 3) pueden combinarse para crear múltiples planteamientos adaptados.

Los tres tipos más frecuentemente observados de células de desempeño actualmente incluyen:
  • Los equipos transversales entregan productos o servicios que aseguren que el conocimiento y las habilidades  necesarios para entregar los resultados deseados residen en el equipo. Estos equipos suelen incluir un propietario de producto o de proyecto (product / project owner) para definir la visión y dar prioridad al trabajo.
  • Equipos auto.gestionados entregan la actividad básica de carga y son relativamente estables en el tiempo. Los equipos definen la mejor manera de alcanzar las metas, asignan prioridad a las actividades y enfocan su esfuerzo. Distintos miembros del equipo lideran el grupo sore la base de su competencia más que la de su posición.
  • Conjuntos de individuos fluyendo-al-trabajo se contratan para tareas diferentes en tiempo completo basándose en la prioridad de la necesidad. Este método de trabajo puede realzar las eficiencias, habilitar a las personas para construir conjuntos de habilidades más amplios y asegurar que las prioridades del negocio se dotan adecuadamente de recursos.

Sin embargo, hay otros modelos en continua aparición por medio de la experimentación y la adaptación.

3. Ciclos rápidos de decisión y aprendizaje

Cambio de mentalidad

Desde: “Para aportar el resultado correcto, los individuos más senior y experimentados deben definir a dónde vamos, los planes detallados necesarios para llegar allí y cómo minimizar el riesgo por el camino.»

A: “Vivimos en un entorno en constante evolución y no podemos saber exactamente lo que depara el futuro. La mejor manera de minimizar el riesgo y alcanzar el éxito es aceptar la incertidumbre y ser los más rápidos y los más productivos en probar cosas nuevas.»

Las organizaciones ágiles trabajan en ciclos rápidos de pensamiento y acción que están íntimamente alineados con sus procesos de creatividad y logro. Tanto si los despliega como design thinking, operaciones lean, desarrollo ágil o como cualquier otra forma, esta integración y continua iteración rápida de pensamiento, acción y aprendizaje forma la capacidad de la organización para innovar y operar de una forma ágil.

La forma de trabajar con ciclos rápidos puede afectar a todos los niveles. En el nivel de los equipos, las organizaciones ágiles vuelven a concebir de raíz el modelo operativo, apartándose de los planteamientos «en cascada» y de «hitos de cierre de etapas» de gestión de proyectos. En el nivel empresarial, usan el modelo de ciclo rápido para acelerar el pensamiento y ejecución estratégicos. Por ejemplo, en lugar de la planificación, presupuestación y revisión anuales tradicionales, algunas organizaciones están cambiando a ciclos trimestrales, sistemas de gestión dinámica como Objetivos y Resultados Clave (por sus siglas en inglés, OKRs), y presupuestos rodantes de 12 meses.

El impacto de este modelo operativo puede ser significativo. Por ejemplo, un banco de escala mundial cerró su oficina de gestión de proyectos y transformó su orgaización de gestión de proyectos desde un planteamiento tradicional en cascada a un proceso basado en producto mínimo viable. Cambió desde cuatro ciclos principales de lanzamiento a varios miles de cambios de producto al mes; al mismo tiempo aumentó la productividad de desarrollo, despliegue y mantenimiento de producto en más de un 30 por ciento.

Hay varias características del modelo de ciclo rápido:

  • Las organizaciones ágiles se centran en la iteración y experimentación rápidas. Los equipos producen un único entregable primitivo (Esto es, un producto o entregable mínimamente viable) muy rápido, a menudo en «sprints» de una o dos semanas. Durante estos breves arrebatos de actividad, el equipo mantiene frecuentes, a menudo diarias, reuniones para compartir los avances, resolver problemas y asegurar el alineamiento. Entre los sprints, los miembros del equipo se reúnen para revisar y planificar, para discutir el progreso hasta la fecha y para establecer el objetivo del siguiente sprint. Para lograr esto, los miembros de los equipos deben responder del resultado de su trabajo de principio a fin. Están apoderados para buscar opinión directamente de los grupos de interés para asegurarse de que el producto sirve a todas las necesidades de un grupo de clientes y para gestionar todos los pasos en un proceso operativo. Seguir este planteamiento estructurado a la innovación ahorra tiempo, reduce el retrabajo, crea oportunidades para soluciones creativas que constituyan un salto cualitativo y aumenta el sentimiento de propiedad, responsabilidad y logro en el equipo.
  • Las organizaciones ágiles apalancan formas estandarizadas de trabajar para facilitar la interacción y la comunicación entre equipos, incluyendo el uso de un lenguaje común, procesos, formatos de reunión, tecnologías digitales o de redes sociales y tiempo en exclusiva, en persona, donde los equipos trabajan juntos durante toda o parte de la semana en el sprint. Por ejemplo, bajo el mando del General Stanley McChrystal, el ejército de los EE.UU. desplegó una serie de formas estandarizadas de trabajar entre equipos incluyendo llamadas conjuntas de liderazgo, informes diarios prácticos, bases de datos colectivas en línea y despliegues a corto plazo y co-ubicación de personas de unidades diferentes. Este planteamiento permite una iteración, entrada de información y creatividad rápidas de un modo en que el trabajado fragmentado y segmentado no.
  • La organizaciones ágiles están orientadas al rendimiento por naturaleza. Exploran nuevos planteamientos de gestión de rendimiento y consecuencias basados en objetivos compartidos a lo largo de todo un proceso o servicio específico, y miden más el impacto de negocio que la actividad. estos procesos se informan por medio de diálogos de desempeño compuestos de realimentaciones formales e informales muy frecuentes y discusiones abiertas sobre el rendimiento comparado con el objetivo.
  • Trabajar en ciclos rápidos requiere que las organizaciones ágiles insistan en la transparencia informativacompleta, de forma que cada equipo pueda acceder a la información que necesite con rapidez y facilidad y compartir información con otros. Por ejemplo, las personas de una unidad pueden acceder a datos no filtrados sobre sus productos, clientes y finanzas. Las personas pueden buscar y colaborar fácilmente con otros en la organización que tengan un conocimiento relevante o intereses similares, compartiendo abiertamente ideas y los resultados de su trabajo. Esto también requiere que los miembros del equipo sean abiertos y transparentes entre sí; sólo entonces puede la organización crear un entorno de seguridad psicológica donde todos los asuntos puedan traerse a colación y tratarlos y donde todo el mundo tenga voz.
  • Las organizaciones ágiles buscan que el aprendizaje continuo  sea parte integrante de su ADN. Todo el mundo puede aprender libremente de sus propios éxitos y fracasos, y construir sobre el nuevo conocimiento y las nuevas capacidades que desarrollan en sus puestos. Este entorno promueve el aprendizaje y ajuste continuo, lo que ayuda a que los entregables evolucionen rápidamente. Las personas también emplean tiempo exclusivo a buscar formas de mejora rlos procesos de negocio y las formas de trabajar, lo que continuamente mejora el rendimiento del negocio.
  • Las organizaciones ágiles enfatizan la toma de decisiones rápida, eficiente y continua, prefiriendo el 70 por ciento de probabilidad ahora frente al 100 por ciento de certeza más tarde. Tienen revelaciones sobre los tipos de decisiones que están tomando y quién debería estar implicado en esas decisiones (9: Aaron de Smet, Gerard Lackey y Leigh Weiss, «Untangling your organization’s decision making«, McKinsey Quarterly, July 2017). Más que grandes apuestas que son pocas y separadas entre sí, toman continuamente pequeñas decisiones como parte de ciclos rápidos, las verifican en la práctica con rapidez y las ajusten como sea necesario para la siguiente iteración. Esto también significa que las organizaciones ágiles no buscan las decisiones de consenso; todos los miembros del equipo aportan información (por adelantado si estarán ausentes), se da mayor peso a las perspectivas de los miembros del equipo con más pericia en el tema y los otros miembros del equipo, incluidos los líderes, aprenden a «estar en desacuerdo y aún así aprobar» para permitir el avance del equipo.

Cambio de mentalidad

Desde:“Para lograr los resultados deseados, los líderes necesitan controlar y dirigir el trabajo especificando constantemente las tareas y cambiando el rumbo del trabajo de los empleados».

A:“Los líderes efectivos apoderan a los empleados para que se apropien por completo, confiados en que conducirán a la organización hacia la consecución de su propósito y su visión».

Una cultura organizativa ágil pone a las personas en el centro, lo cual invita y apodera a todo el mundo de la organización. Pueden entonces crear valor con rapidez, de forma colaborativa y efectiva.

Las organizaciones que han hecho esto bien han invertido en liderazgo que apodere y desarrolle a su personal, una comunidad fuerte que apoya y cultiva la cultura, y las procesos subyacentes de personal que promueven el emprendimiento y la construcción de habilidades que se requieren para que surja la agilidad.

El liderazgo en las organizaciones ágiles sirve a las personas de la organización, apoderándolas y desarrollándolas. En vez de en planificadores, directores y controladores, se convierten en visionarios, arquitectos y entrenadores que apoderan al personal con las competencias más relevantes para que puedan liderar, colaborar y entregar resultados excelentes. Semejantes líderes son catalizadores que motivan a las personas para que actúen orientados al equipo, y a involucrarse en tomar las decisiones estratégicas y organizativas que les afectarán a ellos y a su trabajo. Llamamos a esto liderazgo compartido y servicial.

Las organizaciones ágiles crean una comunidad cohesiva con una cultura común. Las normas culturales se refuerzan por medio de comportamiento e influencia positivos entre pares en un entorno de alta confianza, más que por medio de reglas, procesos o jerarquías. Esto se extiende al reclutamiento. Zappos, el vendedor online de zapatos adquirido por Amazon cambió su reclutamiento para apoyar la selecció de personas que encajen en su cultura -incluso pagando 4.000 $ a sus empleados para irse si durante su incorporación no encajaron (10: David Burkus, «Why Amazon Bought into Zappos ‘pay to quit’ policy», Inc, June 2016, inc.com).

Los procesos de personal ayudan a mantener la cultura, incluyendo una clara responsabilidad emparejada con la autonomía y la libertad para perseguir oportunidades, y la continuada oportunidad de tener nuevas experiencias. Los empleados de las organizaciones ágiles muestran un afán emprendedor, haciendo suyos los objetivos, decisiones y rendimiento del equipo. Por ejemplo, las personas identifican y persiguen proactivamente oportunidades para desarrollar nuevas iniciativas, conocimientos y habilidades en su trabajo diario. Las organizaciones ágiles atraen a personas que están motivadas por la pasión intrínseca por su trabajo y que aspiran a la excelencia.

Además, el desarrollo del talento en un modelo ágil trata sobre construir nuevas capacidades a través de experiencias variadas. Las organizaciones ágiles permiten y esperan movilidad funcional, donde los empleados se mueven regularmente (tanto en horizontal como en vertical) entre roles y equipos, sobre la base de sus objetivos de desarrollo personal. Un mercado abierto de talento apoya esto proporcionando información sobre roles, tareas y/o proyectos así como sobre los intereses de la gente, habilidades y objetivos de desarrollo.

5. Tecnología habilitante de la siguiente generación

Cambio de mentalidad

Desde:“La tecnología es una capacidad de apoyo que entrega servicios, plataformas o herramientas específicas al resto de la organización según dicten las prioridades, la dotación de recursos y el presupuesto».

A:“La tecnología está integrada de forma transparente y es el núcleo de cada aspecto de la organización, como medio para capturar valor y permitir reacciones rápidas a las necesidades del negocio y los grupos de interés.»

Para muchas organizaciones, tal revisión radical del modelo de organización requiere una revisión de las tecnologías subyacentes y que habilitan sus productos y procesos, así como las prácticas tecnológicas requeridas para apoyar la velocidad y la flexibilidad.

Las organizaciones ágiles necesitarán proporcionar productos y servicios que puedan alcanzar las cambiantes condiciones del cliente y de la competencia. Es probable que los productos y servicios tradicionales necesiten digitalizarse o capacitarse digitalmente. Los procesos operativos también tendrán que evolucionar continua y rápidamente, lo que requerirá arquitectura tecnológica, sistemas y herramientas en continua evolución.

Las organizaciones deberán empezar apalancando las herramientas nuevas de comunicación en tiempo real y gestión del trabajo. Implementar una arquitectura software basada en módulos permite a los equipos usar con efectividad tecnologías que otras unidades han desarrollado. Esto minimiza los traspasos y las interpendencias que pueden ralentizar los ciclos de producción. La tecnología debería incorporar progresivamente nuevas innovaciones técnicas como contenedores, arquitecturas de micro-servicios y almacenamiento y servicios basados en la nube.

Para diseñar, construir, implementar y apoyar estas nuevas tecnologías, las organizaciones ágiles integran un abanico de prácticas de de desarrollo y suministro de tecnología de nueva generación. Los empleados de negocio y tecnología forman equipos transversales, responsables de desarrollar, probar, desplegar y mantener nuevos productos y procesos. Utilizan hackathons, crowd sourcing, y espacios de colaboración virtual para comprender las necesidades de los clientes y desarrollar rápidamente posibles soluciones. El uso extensivo de las pruebas y despliegues automáticos permiten lanzamientos ligeros, transparentes y continuos de software al mercado (por ejemplo, cada dos semanas en vez de cada dos meses). Dentro de las TI, las distintas disciplinas trabajan codo con codo (por ejemplo, los equipos de desarollo y operaciones TI colaboran en prácticas DevOps optimizadas, libres de relevos y traspasos).

La siguiente pregunta es ¿Cómo llegar hasta allí? En un entorno comercial y social rápidamente cambiante, algunas organizaciones nacen ágiles, otras logran la agilidad, y algunas sienten la presión de la agilidad. En próximos artículos, hablarán del «Viaje a la transformación ágil».

Guía de Agile para líderes de negocios, por McKinsey

Este artículo de Santiago Comella-Dorda, Krish Krishnakanthan, Jeff Maurone, and Gayatri Shenai para McKinsey me interesa. Esta vez, en vez de traducir como un loro de repetición, voy a hacer un esquema y opinar.

 

Aunque nació para el desarrollo de software, parece bien claro que Agile va mucho más allá. Se trata de hacer colaborar a equipos dispares en entregar un producto mínimamente viable para satisfacer la necesidad (historia de usuario) del usuario final. Estos equipos trabajan en rachas entregando avances cuya utilidad comprueban rápida y directamente con quienes las va a usar, y de ese contacto directo obtienen información sobre lo que funciona, lo que no, y sobre la evolución que han sufrido las necesidades desde que se enunciaron por primera vez. La directiva juega un papel clave, un apostolado de esta nueva forma de trabajar, una celebración de los éxitos que se irán cosechando, dándoles visibilidad, y una tolerancia al error aprendizaje, que es lo que hace avanzar los proyectos.

Es un cambio de paradigma por completo, al evitar esa penosa fase inicial de especificación y redacción de requisitos, que a los equipos de negocio les supone una distracción de su cometido y a los de sistemas un código indescifrable que además, al finalizar el larguísimo periodo de desarrollo por métodos convencionales-clásicos, queda obsoleto y genera quejas de cómo funciona el software por precisamente los mismos que pidieron que funcionase así. Se trata de mezclar y agitar las distintas funciones para que puedan colaborar de forma productiva y con un ritmo ágil, que pronto entregue resultados, aunque estos no sean perfectos. Ya se perfeccionará en sucesivas oleadas.

¿Llegará esto algún día a las empresas de nuestro país (y no sólo a BBVA, por ejemplo, me refiero a todas)? Sería algo deseable, en mi opinión.

Metodos ágiles para tu transformación de datos

En este artículo para (¿lo adivinas?) McKinsey, los consultores Chiara Brocchi, Brad Brown, Jorge Machado y Mariano Neiman cuentan cómo acelerar  la transformación de datos de tu empresa usando métodos AGILE.

Usar métodos ágiles para tu transformación de datos

Los problemas de gestión de datos pueden socavar la capacidad de las empresas para crear valor a partir de la analítica de datos. Algunos negocios están usando principios ágiles para asegurar que los datos estén disponibles cuando y donde se necesiten.

Los datos se han convertido en activos estratégicos fundamentales en la mayoría de las organizaciones, y la gestión de los datos se ha convertido en la principal prioridad para la mayoría de líderes de C-suite. La información estructurada y desestructurada que las empresas recopilan sobre la gente y los procesos tiene el poder de espolear la adquisición y retención de clientes de vanguardia. Puede revelar áreas donde los procesos podrían ser más eficientes, y puede ayudar a los líderes de los negocios a tomar mejores decisiones que reduzcan  el riesgo organizativo global. Los datos son la piedra angular sobre las que las empresas están lanzando sus transformaciones digitales – invirtiendo en capacidadaes analíticas, aprendizaje mecánico (machine learning), robótica y otras tecnologías para potenciar sus probabilidades de éxito (1).

Sin duda, la empresas están gastando cientos de millones de dólares para transformar sus infraestructuras y procesos TI relacionados con datos. Pero para la mayoría, los beneficios de hacer esto se han quedado limitados a áreas de actividad discretas. Las soluciones de migración de datos creadas para unidades de negocio específicas o para áreas funcionales – como los repositorios ad hoc construidos para los datos financieros o administrativos – han sido difíciles de replicar a lo largo y ancho de la empresa porque no hay una lógica de extremo a extremo o una gobernanza central asociada con ellos. La información crítica de negocio sigue atrapada en sistemas aislados.

Además, la mayoría de las empresas se enfrentan a un gran déficit de talento cuando se trata de gestión de datos. Es habitual que la pericia sea limitada en los grupos de TI y negocio acerca de las nuevas tecnologías, habilidades y arquitecturas de migración de datos, así como los enfoques de entrega de datos. Y los expertos relevantes en la materia, que podrían ayudar a definir las mejores prácticas en migración y transformación de datos tienden a estar tan metidos en silos como los flujos de datos que supervisan.

En demasiadas empresas, los beneficios de los datos siguen indefinidos. Cerca del 60% de los bancos, por ejemplo, dicen que nunca han cuantificado el valor potencial a obtener de inversiones en herramientas y capacidades de migración de datos (Encuesta Mckinsey de 2015 a los bancos de EEUU globales y sistemáticamente importantes sobre los objetivos y el estado de sus programas BCBS239). Sin una visión clara y métricas basadas en resultados para guiar las decisiones y estrategias de los ejecutivos, los proyectos de transformación de datos pueden renquear durante años.

Los negocios deben generar conocimiento basado en analítica de datos mucho más rápido que eso. Necesitan un programa coordinado de gestión de datos que implique explícitamente al negocio y que pueda desplegarse a través de diversas funciones y unidades de negocio.

Algunas empresas punteras están usando un enfoque ágil para ejecutar sus programas de datos. Agile es una metodología que ha pasado la prueba del tiempo y se utiliza en organizaciones de TI para construir software o gestionar procesos con más efectividad. En sentido amplio es un enfoque colaborativo en que equipos multidisciplinares diseñan y construyen productos y funcionalidades mínimamente viables (MVPs) con rapidez, las prueban con los clientes y los refinan y realzan en iteraciones rápidas (3). De forma similar, los datos ágiles se basan en un acercamiento común al desarrollo y la entrega: equipos interdisciplinares con miembros del negocio y de la TI trabajan en laboratorios de datos que se enfocan en generar introspecciones que permiten a la empresa orientarse a sus mayores prioridades de negocio y obtener resultados positivos con rapidez.

En este artículo exploramos los principios de los datos ágiles y los pasos que las empresas pueden dar para introducirlos en sus organizaciones. Las empresas que despliegan datos ágiles pueden realizar mejoras significativas en los procesos y productos a corto plazo y sentar las bases para avances e investigaciones futuras en infraestructuras de big data.

Comprender los datos ágiles

Un enfoque de datos ágiles se basa necesariamente en varios principios fundamentales y habilidades organizacionales. La primera es un acercamiento dirigido por el negocio a la transformación digital y, por tanto, a la migración y gestión de datos. A través de este enoque, las empresas crear una lista maestra de posibles casos de negocio de analítica avanzada, así como de oportunidades para nuevos o mejorados productos o procesos. Toman el inventario de los distintos tipos de datos asociados a esos casos de uso y oportunidades. Durante este proceso, identifican las características de los clientes y actividades más importantes a través de un conjunto de dominios de negocio. Una aseguradora que se enfrenta a ser desbancada por nuevos entrantes digitales, por ejemplo, puede considerar formas de realizar análisis más detallados de factores como los comportamientos de compra de los clientes o el tiempo que tarda en servir a los clientes. De este modo, podría mejorar sus procesos de subrogación, reducir costes y aumentar la calidad del servicio.

Los equipos puntúan las oportunidades identificadas y consideran, para cada una, los niveles de gobierno de los datos, la arquitectura y la calidad requerida – los canales de consumo preferidos por los clientes, por ejemplo, o las fuentes de datos «de oro» (o irrefutables) requeridas, o la latencia de los datos. El resultado serán dos hojas de ruta detalladas y alineadas -una destacando los objetivos de negocio, presupuestos y marcos temporales e hitos; la otra definiendo los requisitos de datos para construir una arquitectura de big data efectiva y proveer un soporte analítico sin fisuras.

Otro principio crítico de datos ágiles es la propiedad compartida. Las interacciones entre unidades de negocio y la organización TI en la mayoría de las empresas se limitan habitualmente a peticiones de negocio y soluciones TI lanzadas a un lado y otro de un muro que separa a ambos. Para desplegar un enfoque de datos agile con éxito, los representantes del lado del negocio deben sentarse físicamente con los miembros de la organización TI. Tenerlos en la misma sala puede ayudar a romper las barreras culturales -la gente de negocio pueden aprender más sobre tecnología, y los gerentes de TI exponerse a más elementos del negocio. Y lo que quizás sea más importante, la propiedad compartida de los protocolos de migración y gestión de datos pueden ayudar a la organización a definir requisitos de datos just-in-time, validar rápidamente el caso de negocio de las soluciones propuestas (en lugar de esperar a que las aprobaciones vayan cayendo en cascada por los canales tradicionales) y asegurar la calidad de la solución (a través de una supervisión constante). A medida que el enfoque ágil se adueña de la compañía, los equipos dispersos podrían ser capaces de usar las tecnologías de redes sociales y colaboración para lograr los mismos efectos que conseguirían estando en el mismo sitio.

También es crítico construir equipos multidisciplinares o scrum (Diagrama 1). Las empresas pueden beneficiarse de asignar equipos dedicados plenamente a sus esfuerzos de transformación de datos. Estos equipos scrum podrían incluir representantes de las unidades de negocio y de TI – por ejemplo, científicos de datos, ingenieros de datos, propuetarios de información de negocio, desarrolladores de TI y especialistas de control de calidad. Según nuestra experiencia, los equipos trabajan mejor cuando están aislados del resto de la organización en data labs y cuando el 100% de su tiempo está asignado a gestión de datos ágiles. Estos equipos scrum se enfocarían en desarrollar y entregar productos y procesos de migración de datos mínimamente viables que puedan liberarse, probarse y refinarse con rapidez – acelerando de este modo la capacidad de las empresas para obtener visiones lúcidas y valor de negocio a partir de los datos a su disposición. A medida que los programas de transformación de datos abarcan mas y más unidades de negocio, los múltiples laboratorios de datos podrían refundirse en una factoría de datos. Los sistemas de soporte adicionales, como la oficina de gestión de proyectos, podrían ser de gran ayuda supervisando la actividad de los equipos scrum y asegurando que los esfuerzo de migración de datos se realizan como estaba planeado (De acuerdo con hitos definidos previamente) y que cualquier problema relacionado con los datos se resuelve con rapidez.

Diagrama 1. Traducido a partir del diagrama del artículo original en mckinsey.com

Diagrama 1. Traducido a partir del diagrama del artículo original en mckinsey.com

Por último, las empresas necesitarán adoptar las tecnologías emergentes. Los data lakes son particularmente prometedores (Diagrama 2). Un data lake es un repositorio para toda la información de negocio estructurada y amorfa recopilada desde la miríada de sistemas ubicados en las distintas unidades de negocio y áreas funcionales de una empresa. Incluiría datos actuales y archivados y, a través del uso de APIs, podría enriquecerse con información de proveedores externos -datos sociales de Facebook o Twitter, por ejemplo-o con datos abiertos, como coordenadas GPS. A diferencia de un almacén de datos convencional, los data lakes no almacenan datos en archivos y carpetas; los datos permanecen en sus formatos originales. El coste de almacenar esos datos sigue por lo tanto siendo bajo, ya la capacidad de configurar o reconfigurar los datos al vuelo sigue siendo alta. Más allá de las capacidades eficientes de almacenamiento, el data lake sería compatible con herramientas estándar de hallazgo de datos, haciendo que sea fácil para los usuarios de TI y de negocio encontrar la información que necesitan. El data lake puede construirse por separado de los sistemas centrales de TI al principio (en un entorno de hallazgo) de forma que las actualizaciones puedan realizarse más fácilmente a medida que evolucionen las tecnologías de datos. En algún momento, sin embargo, el data lake debería integrarse con la arquitectura de datos existente en la empresa y servir como la fuente principal de información. Se alimentaría el lago con datos para cada caso de uso; pero con el tiempo la empreda tendría acceso a un conjunto de datos fiables que soportarían un espectro de aplicaciones.

Diagrama 2

Fuente: traducido del artículo de McKinsey.com

Fuente: traducido del artículo de McKinsey.com. 1: PMO: Project Management Office – Oficina de Gestión de Proyecto

Demostrar el impacto con datos ágiles

Un enfoque ágil de la migración y gestión de datos conduce a un conjunto de beneficios importantes -ordenar y despejar el panorama de información del negocio no es el menor de ellos (Diagrama 3). Los datos desde múltiples bases de datos, funciones y unidades de negocio pueden combinarse y consultarse más fácilmente. Las empresas pueden obtener valor inmediato del lanzamiento frecuente de soluciones de gestión de datos mínimamente viables. Por medio de la minería de datos posibilitada por el desarrollo de un data lake integral, las empresas pueden también identificar nuevas oportunidades de negocio. Y si las unidades de negocio se implican desde el comienzo en la migración de los datos, pueden capturar esas oportunidades de negocio más rápidamente o de otro modo ayudar a la organización de TI a dar prioridades a los datos – y a las iniciativas de transformación digital. Los proyectos piloto y los datos ya no están encerrados en silos invisibles para todos salvo los miembros del equipo inmediato.

Diagrama 3

Fuente: Traducido del artículo de McKinsey.com

Fuente: Traducido del artículo de McKinsey.com

Este planteamiento ya está teniendo un efecto positivo en las empresas de un espectro de industrias. Un gran banco europeo, por ejemplo, a sido capaz de lanzar un conjunto de iniciativas en plazo, dentro de presupuesto y de acuerdo con los requisitos legales y los hitos, en parte por su adopción de los datos ágiles. Apoyada en sus esfuerzos de integración de datos, el banco ha sido capaz de diseñar y lanzar nuevos servicios orientados al cliente con más rapidez (en semanas en lugar de en meses). El banco estableció un laboratorio de datos compuesto de más de 100 empleados, que implementan proyectos en oleadas de seis meses. Actualizó su infraestructura tecnológica con un data lake que contiene unos 100.000 elementos de datos que múltiples unidades de negocio pueden analizar y utilizar. Un equipo interdisciplinar de TI y negocio desarrolló una hoja de ruta clara para asegurar que los datos que sustentan la entrega de servicios orientados al clientes están siempre disponibles y son de la más alta calidad. Simultáneamente, el banco ha establecido un servicio interno de «ciencia de datos» para ayudar a las unidades de negocio individuales a diseñar programas de analítica y modelos de aprendizaje mecánico (machine learning). Más de 200 empleados de diversos departamentos se han involucrado en el programa de transformación de datos, y han expresado su alta satisfacción con la nueva «cultura de big data» de la empresa. Además, el banco ha sido capaz de construir una biblioteca de más de 300 usos para diversas categorías de datos por usuarios internos y externos -una actividad que al fin y al cabo ayudará a liberar ganancias significativas de eficiencia.

Mientras tanto, una gran empresa farmacéutica estadounidense está en medio de un programa de transformación de datos de dos años de duración. Su objetivo principal es usar la analítica avanzada para mejorar las operaciones en múltiples funciones y departamentos; también aspira a ganar a largo plazo una ventaja competitiva por su uso de la analítica. La empresa ha desplegado metodologías ágiles de datos a través de diferentes flujos de trabajo (prácticas comerciales, I+D y cadena de suministro, por ejemplo) con el fin de construir una visión coherente y consistente de los datos de los clientes. Estableció un conjunto de pequeños equipos interdisciplinares para crear y lanzar herramientas y servicios de integración de datos. En un período relativamente breve de tiempo, estos equipos scrum han sido capaces de agrupar en un único lugar información crítica sobre productos, sectores de precio, contratos y otros datos de clientes desde diferentes sistemas y ámbitos del negocio. Como nos contó un líder, los datos se han democratizado; ahora pueden consultarlos usuarios de distintas partes de la compañía, y los datos se actualizan en tiempo real y por lo tanto dan un mejor soporte a múltiples casos de uso. La compañía espera reducir significativamente su tiempo de puesta a disposición en el mercado con nuevos productos asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de la normativa. Más aún, los datos pueden ahora someterse a minería para entendimiento en lo relacionado con futuras fusiones y adquisiciones y lanzamientos de futuros productos.

Empezar con los datos ágiles

Los beneficios de los datos ágiles están claros. Pero persuadir a los líderes de negocio y de TI para que salten a una mentalidad ágil puede ser un desafío, de la misma manera que cualquier cambio organizativo puede serlo. Los empleados de TI probablemente no esté habituados al uso de principios ágiles en la gestión de datos. Pueden oponerse a la idea de romper el statu quo – esto eso, no usar más metodologías en cascada (bajo el modelo en cascada, los pasos del desarrollo deben ocurrir secuencialmente en lugar de iterativamente; ninguna actividad puede continuar hasta que la anterior haya sido completada y aprobada) para construir almacenes de datos tradicionales, los cuales suelen requerir años para desarrollarlos antes de que las empresas puedan obtener valor de ellos. Por su parte, las unidades de negocio pueden estar recelosos de hacerse responsables de activos complejos técnicamente como los datos, los cuales han sido durante mucho tiempo parte del ámbito de la TI. Para cambiar esa dinámica, las empresas deberían contemplar hacer lo siguiente:

Usar proyectos piloto para construir aceptación Un proyecto piloto es la mejor manera de demostrar a TI que un cambio en los métodos de gestión de los datos es posible y para desmitificar los datos ante las unidades de negocio al mismo tiempo que resaltar el valor potencia de los datos ágiles para ambas partes. Los líderes de TI y de las unidades de negocio deberían identificar un único proyecto que sea transversal y de muy alto valor para el negocio -por ejemplo, un servicio basado en datos que ayudase a reducir las molestias a los clientes o mejorar las protecciones contra el fraude. Los éxitos y los fracasos, los hitos alcanzados y el impacto obtenido deberían ser comunicados clara y frecuentemente por toda la empresa a medida que progrese el piloto y cuando el servicio de libere finalmente. De este modo, se pueden codificar las mejores prácticas y se puede identificar y animar a los abanderados del proyecto más fuertes.

Dar poder a los equipos de datos ágiles. Los líderes senior deberían dar a los equipos interdisciplinares de datos ágiles vía libre para tomar decisiones importantes relacionadas con la migración y arquitectura de los datos. Los equipos scrum deben estar completamente dedicados en actividades realizadas en laboratorio de datos y comprometidos con un planteamiento de prueba y aprendizaje; no pueden ser agentes a medias, ni pueden esperar a la aprobación de colegas o jefes de fuera del laboratorio de datos. Las empresas deberían por lo tanto establecer canales directos de comunicación entre los equipos scrum y los líderes senior y definir planes de escalado: cuando surjan preguntas u obstáculos, los equipos scrum comparten sus preocupaciones con la oficina de gestión de proyecto y los líderes senior designados, quienes deben responder en horas o días, no semanas.

Actualizar la infraestructura tecnológica. El lanzamiento de un programa de transformación de datos proporciona una oportunidad a las compañías para considerar formas de mejorar los sistemas y tecnologías actuales. La creación de un data lake, por ejemplo, puede requerir nuevas plataformas, herramientas y conjuntos de habilidades que deben ser compatibles con la arquitectura TI global de la empresa. También puede espolear a los líderes de TI para que reconsideren sus estrategias de TI para la empresa, planteando preguntas como: ¿Cómo podemos integrar el data lake con los sistemas existentes? ¿Cómo pueden las herramientas y las plataformas empleadas para soportar los datos ágiles apalancarse en otras circunstancias? ¿Deberíamos introducir tecnologías de código abierto?

Enfatizar nuevas formas de comunicación. Los métodos de comunicación usados en los laboratorios de datos ágiles son distintos de los que se usan en el resto de la organización y deben gestionarse de ese modo. Los resultados deberían supervisarse estrictamente y pueden representarse gráficamente utilizando gráficos «burn up» (un gráfico que compara el trabajo realizado con los resultados esperados cada semana). Los equipos scrum no deberían compartir estos resultados sólo con sus supervisores inmediatos; deberían también compartirlos con las partes interesadas más relevantes de entre las unidades de negocio. Muchos también establecen foros semirregulares en los que los líderes de TI y de negocio pueden acudir a discutir las tendencias y temas importantes de la industria – en áreas de especialización técnica, por ejemplo, o en análisis de la competencia- y realizar «autopsias» de proyectos piloto. Estos canales de comunicación pueden ayudar a garantizar que todo el mundo (dentro y fuera del laboratorio de datos) comprende lo importantes que son los datos ágiles, cómo implantar formas ágiles de trabajar, y cómo resolver cualquier problema.

Desarrollar e introducir indicadores de desempeño. Las métricas que están directamente vinculadas a las formas ágiles de trabajar deberían reflejarse en mecanismos de evaluación de desempeño y en discusiones de revisión del rendimiento. Son críticas para mantener con el tiempo el compromiso con los datos ágiles. En la mayoría de los laboratorios de datos, los planes de trabajo (también llamados backlogs) se basan en planificaciones semanales o quincenales llamadas sprints. Estas planificaciones se supervisan estrictamente por una oficina de gestión de proyecto. Los miembros del equipo scrum tienen responsabilidades individuales claras; y algunos roles están vinculados a resultados específicos. La capacidad del equipo en su conjunto para completar unidades de trabajo, a menudo denominadas «historias de usuario», se mide y se hace visible para el liderazgo senior. Los indicadores y métricas críticos – por ejemplo, el porcentaje de datos cartografiados o la cantidad de nueva información suministrada al data lake – se recopilan semanalmente, así que si hay problemas, se pueden hacer ajustes inmediatamente. Los líderes de negocio y de TI reciben informes con regularidad y obtienen la visibilidad que necesitan para cambiar el rumbo.

Con un mejor acceso a mejores conjuntos de datos, las empresas pueden desplegar mejores estrategias de segmentación. Pueden aprender más de los datos transaccionales. Pueden automatizar procesos, conduciendo a mayores eficiencias operativas. Pueden competir con más efectividad contra los rivales y pueden encontrar nuevas fuentes de crecimiento. Sin embargo, la mayoría de las instituciones todavía están sufriendo para obtener valor de los datos. En nuestras conversaciones con líderes de TI y de negocio, muy pocos dicen que sus capacidades de gestión de información están «a la medida de las necesidades». Un planteamiento ágil a la gestión de datos puede ayudar a resolvert este problema. Puede formalizar la colaboración y las conversaciones entre los directivos de las unidades de negocio y los líderes de TI, revelar nuevos usos de los datos existentes, impulsar el desarrollo de iniciativas de negocio dirigidas por los datos, y acelerar la entrega de información de negocio crítica. Lo ágil ya no es sólo una metodología para el desarrollo de software o la gestión de operaciones. Se está convirtiendo en una capacidad crítica para las empresas que quieren gestionar sus datos más estratégicamente y ofrecer experiencias de usuario en múltiples canales sin discontinuidades – las cuales, en esta edad de la digitalización, son todas las empresas.