Cómo está el tiempo de tu parte, por Bridget Watson Payne

Estoy a punto de empezar el post como en un confesionario católico, intentando recordar cuántos meses hace que no paso por aquí, pero eso confundiría mis intenciones con algo parecido a un ánimo de ofender. Así que me quedo con este comienzo borroso. Es un comienzo como otro. Una reanudación.

Por fin ha terminado 2020, como si 2020 tuviese la culpa de las cosas malas que hayan pasado durante 2020. Todos esos lugares comunes que me dedico a observar perdiendo el tiempo curioseando en los estados de WhatsApp de mis contactos (aunque a veces son fuente de carcajadas o de necesarios desengaños), lugares comunes, decía en mi fárrago incipiente, que dicen que 2021 no tiene por qué ser mucho mejor, que las vacunas van despacio o que alguien malicioso nos ha robado nuestros derechos mientras nosotros estábamos, inocentes de todo, a lo nuestro, consumiendo, contaminando y todo eso.

Para mí ha sido un año en que he logrado unas cuantas de las metas que me propuse a primeros de año. Mi familia está más fuerte que nunca, he corrido 1080 km (en cómodos plazos), he ayudado a mi equipo y hay quien ha confiado en nuestro trabajo. Muchos compañeros y compañeras me han ayudado a realizar las metas de los equipos. Aunque todo el mundo tienda, según parece, a calificarlo como un mal año, por más que nos haya puesto a prueba y muchas personas hayan sufrido o hayan sucumbido, hay mucho por lo que dar las gracias en este año, al menos para mí.

Pero también he vivido mucho tiempo de este año bajo la losa de la presión de no tener tiempo suficiente para hacer todo lo que de un modo u otro caía dentro de mi esfera de responsabilidad. Eso de correr como el conejo de Alicia, con el reloj en la mano, llegando tarde a todo, no apretando lo suficiente donde quería apretar. He aplicado como un muyahidin de la productividad todas las técnicas-magdalena (ahora explico esto de la magdalena) que he hojeado (con prisa, pero con curiosidad). Una especie de thriller acelerado de principio a fin de año, un crescendo de A Day In The Life de 365 días más o menos, con pausas de una o dos semanas en medio. Tiendo a caer en la trampa de la actividad, en vivir como un hamster en la rueda en una carrera sin sentido, agotadora, estéril.

Bueno, pues el último día del año me encontré por casualidad con este librito, hecho a medida de hamsters como yo, porque se lee en una hora, está hecho de bocados cortos de medio minuto cada uno, y te cuenta tres cositas que se olvidan con facilidad y que me ha venido bien que me recuerden acerca de todo eso de gestionar ese invento humano, infinito, ingestionable, que es el tiempo.

Cómo el tiempo está de tu parte‘, de Bridget Watson Payne, trata de poner la pasión en el centro, más que de tener un orden inflexible o una serie de reglas infalibles que te conviertan en un robot triturador de tareas.

Portada del libro. Fuente: @WatsonPayne en twitter.

Esas tres cositas que el libro nos recuerda son:

  1. Priorización
  2. Procrastinación (de la buena)
  3. Bolsillos (sí, bolsillos)

1. Prioridades

Tú marcas las prioridades. Estás al mando. No de todo, pero sí de un montón de cosas. Eres como el médico de urgencias que elige entre el paciente moribundo o el del brazo roto. Decían los romanos que las águilas no se entretienen con las moscas. Pues eso. Elige presas dignas de la grandeza que aspiras alcanzar.

2. Procrastinación de la buena

La procrastinación es como una herejía de la productividad ¿no? Pues resulta que hay una clase buena de postergación, la de dejar (para después, para que hagan otros o para nunca), actividades que no forman parte del núcleo duro de tus prioridades.

Es un concepto de un tal Paul Graham, que dice que en vez de trabajar en lo que tienes programado o encargado, puedes trabajar en: (a) nada, (b) algo menos importante, (c) algo más importante. Este último tipo de procrastinación, trabajar en algo más importante, es el bueno.

3. Bolsillos

Esto de los bolsillos es, quizá, junto con los truquitos de la parte final del libro, lo más interesante. Tendemos a hacer suposiciones sobre las circunstancias necesarias para el éxito laboral, sentimental, el bienestar de la familia, la creatividad, la forma física o el activismo por las causas que nos importan. Suposiciones como la de que un trabajo creativo debe pagarte el sustento y debe realizarse a tiempo completo y otras falacias limitantes por el estilo.

Pero en realidad nuestros días están repletos de «bolsillos» de tiempo. Como cuando te encuentras un billete de 20 € en un abrigo, esos bolsillos, todos juntos, dan para desarrollar lo que sea que te apasione. A trocitos, en horarios prefijados, virutas de tiempo que vas labrando y usando en lo que te importa de verdad, en llamar a tus seres queridos para que estén un poco menos lejos, en hacer ejercicio, en leer, dibujar, pasear. O en no hacer nada. Que eso también hace falta, y ayuda a que cuando hagas, hagas con más energía, pasión, impacto en tus metas.

Hay una lista genial de trucos y consejos, contadas como breves viñetas de las vidas de gente de verdad, personas reales que tienen que comprar papel higiénico, cuidar de niños, hacerse la comida, pero que no están esperando a que el milagro de dos semanas seguidas sin sobresaltos se les aparezcan delante como por arte de magia para dedicarse a lo que de verdad les hace soñar, latir, disfrutar de la vida. No hacen falta dos semanas de desconexión (aunque no vienen mal), hacen falta los breves ratitos mágicos e inspirados que estaban ahí escondidos en los bolsillos.

Las magdalenas

Dije un poco más arriba que iba a explicar esto de las magdalenas. No negareis que el título atrae más clicks que «Pros y contras de las técnicas de productividad». El caso es que las técnicas de productividad son como las magdalenas en varios aspectos: aportan gratificación instantánea, son fáciles de aplicar, agradables, pero, por desgracia, a partir de la tercera te hacen perder agilidad.

Magdalenas de productividad. Dosifica bien o el atracón te pasará factura. (Fuente: Wikipedia)

Corremos el peligro de ponernos al servicio de nuestras técnicas, de que pierdan el sentido y la finalidad. ¿Para qué es la revisión semanal, si se convierte en una mañana de sábado perdida rebuscando y ordenando fotos del móvil? Se trata de ganar control y perspectiva, de preparar el éxito, grande o pequeño, en las semanas venideras. No es tachar tonterías irrelevantes en una lista y seguir en el mismo sitio (o más atrás) en relación con lo que quieres conseguir

Puntas y trucos

O lo que es lo mismo, consejos y trucos. Me niego a decir «tips», soy así de boomer, como me dice mi hija adolescente.

1. Ponlo en tu calendario. Y una vez puesto, créetelo.

2. Sincroniza tu lista de tareas y tu calendario, haciendo un híbrido de las dos cosas, por ejemplo: (a) dedicando 10 minutos cada mañana a insertar elementos de tu lista de tareas en los huecos libres de tu calendario, como citas, (b) asignando una fecha de ejecución, en lugar de una fecha de vencimiento, a cada nueva tarea que añadas, (c) anota en las tardes o noches de tu calendario cuándo harás la colada, te ocuparás de tus impuestos o de simplemente relajarte, (d) incluso llevarlo tan lejos como deshacerte de tu lista entera de tareas, llevando cada tarea que surja directamente al calendario; esto funciona mejor en calendarios electrónicos que en los de papel, ya que será inevitable ir moviendo las cosas de sitio. La idea central es la misma en todos los casos: pones a tu lista de tareas y al tiempo de que dispones a trabajar en equipo en lugar de a competir entre sí.

3. La temible bandeja de entrada. Pon límites razonables al correo electrónico y emplea el tiempo que ganarás en otros trabajos más importantes. Tres tácticas expuestas por Jocelyn K. Glei en Unsubscribe: How to kill email anxiety, avoid distractions and get real work done son: (a) no hagas los emails en primer lugar, (b) dedica al correo solo dos o tres bloques de tiempo al día, de media hora o una hora como mucho, reservados en tu calendario como citas, (c) no tengas tu bandeja de entrada abierta en el escritorio mientras estés trabajando en otras cosas. Por último, decide tu tasa personal de no respuesta («de los correos que recibo y que requieren una respuesta por mi parte, contesto a un x%»)

4. Empieza por el trabajo de verdad. No procrastines con las cosas que atañen a tu verdadera esencia, a tu alma, a quién eres y qué eres. Dales prioridad a esas cosas.

5. Ve a donde esté la energía. Dedícate a lo que te entusiasma y aprovecha la energía que esto produce. Cuando te otorgas la autoridad para decidir qué es lo mejor que se puede hacer a continuación funcionamos mejor y más rápido.

6. El programa férreo. Otra forma de destinar tiempo a lo importante es hacer las mismas cosas a las mismas horas, tanto si tienes ganas como si no.

7. No abandones tu trabajo habitual. Mejor que eso, haz hueco para tus otras pasiones fuera de tu horario de trabajo.

8. Confía en tu sistema. (O monta un sistema del que te puedas fiar). No puedes llevar tus tareas en la cabeza. Esto es GTD del de toda la vida: capturar, procesar, etc

9. Pon tus grandes metas en tu lista de tareas. Ya sea como un primer paso pequeño y manejable, ya como la gran meta, para que te salte ante los ojos cada semana y te fuerces a pensar en cómo lograrla. Tú mandas en tu lista, no tu lista en ti.

10. Pequeños trocitos de tiempo, frecuentemente. Hacer algo pequeñito todos, todos los días te llevará lejísimos.

11. Horarios de trabajo alternativos. Por ejemplo 9/80: trabajar 80 h en 9 días en vez de en 10, con lo que libras un viernes sí y otro no para tus tareas personales, vida en familia, proyectos paralelos o relajarte sin más.

12. Trabajo mental por la mañana, físico por la tarde, como Ernest Hemingway.

13. No trabajes cuando no estás trabajando. ¿Es tu nómina lo bastante cuantiosa como para pagar todo tu tiempo?

14. Suelta el teléfono. Un cesto en la entrada de casa para soltar el móvil, una caja de faraday en el restaurante, cargadores en el salón en vez de en el dormitorio, o un día a la semana sin móvil en la familia.

15. Libera tiempo para las amistades.

16. Dedica tiempo a no hacer nada. La productividad debería permitirnos ganar tiempo improductivo, para tomar un café en una terraza, dar un paseo o leer tranquilamente un buen libro.

17. Elige en qué te concentras. Recobra tu tiempo para lo que te hace feliz.

Pues nada, que aunque no lo parezca, el tiempo está de nuestra parte.

Bibliografía

El libro está lleno de fuentes de información muy interesantes. Aquí van:

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Objetivos y sistemas, por Thomas Oppong

Hoy traduzco este artículo de Thomas Oppong, fundador de @Alltopstartups, curator en postanly.com, columnista en Inc, y con artículos en HuffPost, Business Insider, Quartz, CNBC, Entrepreneur y NY Observer.

Configurar un gran sistema puede ayudarte a conseguir casi cualquier cosa

Todo el mundo tiene un conjunto de objetivos pero es el compromiso con un sistema lo que marca la diferencia Los sistemas son el cimiento de un trabajo grande y profundo.

Los sistemas te dan la libertad de hacer tu mejor trabajo cada día sin cometer los mismos errores una y otra vez.

 

En «Cómo fracasar en prácticamente todo y aún así seguir ganando«, el autor (y dibujante de Dilbert) Scott Adams explica: «Una meta es un objetivo específico que consigues o no en algún momento del futuro. Un sistema es algo que haces con regularidad y que cumple tus expectativas de felicidad a largo plazo. Si haces algo cada día, es un sistema. Si estás esperando conseguirlo algún día en el futuro, es una meta.»

Cultivar el sistema correcto puede marcar una diferencia radical en tu vida productiva. Usar sistemas puede facilitarte la vida.

Un sistema te provee de un sistema de referencia interno y te equipa con el poder del hábito.

James Clear dice «Cuando te enfocas en la práctica en lugar de en el rendimiento, puedes disfrutar del momento presente y mejorar al mismo tiempo». He aquí la diferencia entre las metas y los sistemas, según Clear.

Si eres un entrenador, tu meta es ganar un campeonato. Tu sistema es lo que tu equipo hace y practica cada día.

Si eres un escritor, tu meta es escribir un libro. Tu sistema es el programa de escritura que sigues cada semana.

Si eres un corredor, tu meta es correr una maratón. Tu sistema es tu programa de entrenamientos para el mes.

Si eres un emprendedor, tu meta es construir un negocio de un millón de dólares. Tu sistema es tu proceso de ventas y marketing.

Nunca tendrás un éxito completo hasta que tengas un sistema de trabajo que oriente tus actos y te ayude a lograr tus metas.

Un sistema hace tu objetivo real. Es concreto. Te pone en marcha. Te ayuda a centrarte en ganancias a largo plazo, en lugar de en victorias a corto plazo.

Escribir un libro en 6 meses es una meta excelente, pero necesitas estructura/un sistema que haga más fácil lograr esa meta.

Muchos escritores se comprometen a unos pocos cientos de palabras al día. Se amoldan a un programa que les funciona. Un sistema hace que sea más fácil dar el próximo paso hacia la meta. Cuando te implicas con un sistema, es mucho más probable que te mantengas en él. Los sistemas tratan más del proceso a largo plazo que del resultado a corto plazo.

Una estructura en tu vida y algunas rutinas que te ayuden cada día y te mantengan en la pista es mejor que un sólo disparo en dejar algo hecho.

Si tienes la intención de estar en mejor forma, construir un negocio exitoso, o escribir un best-seller, los sistemas te acercarán más a esa meta que un logro radical de una sola vez a conseguir tu objetivo más importante.

Joe Frazier dijo una vez: «Los campeones no se hacen en el ring, sólo se les reconoce allí».

Cualquiera que se ha marcado y ha logrado una meta comprende la importancia de un sistema. Los procesos, las rutinas y los hábitos que apoyan la consecución de un objetivo.

Los sistemas como hábitos

Empieza cualquier cosa con una finalidad clara y céntrate en el sistema para conseguirlo.

Los sistemas efectivos para lograr metas comienzan con claridad acerca de tus fines. El esfuerzo sin propósito es esfuerzo desperdiciado.

Mucha gente tiene distintos sistemas de éxito que guían su forma de trabajar y las acciones a tomar en cada momento para lograr su mayor propósito.

Si tu actual sistema de trabajo no funciona o no da los resultados deseados que esperas, haz cambios, crea un nuevo sistema y da pasos cada día para seguirlo al pie de la letra.

Al pasar un poco de tiempo imaginando qué funcionará mejor para ti y tus hábitos, te puedes colocar en una estupenda posición para salirte de tu cabeza y dejar las cosas hechas.

Reservar una hora cada día para algo que quieres lograr a todas costa puede ser un magnífico sistema que puede ayudarte a conseguir tu gran meta.

Oliver Burkeman de Guardian dice: “…concentrarse en un sistema quiere decir concentrarse en lo que puedes controlar (tus actos) en vez de en lo que no (el eternamente impredecible mundo exterior). Sigue trabajando en tu sistema y maximizarás las posibilidades de que el éxito se encuentre contigo».

Puedes empezar a construir sistemas con un hábito cada vez. Concéntrate en el progreso incremental y la consistencia para establecer las bases que permitirán que las cosas queden hechas.

Una rutina diaria o semanal, una aplicación constante de hábitos incluso pequeños, transformarán tu vida con más efectividad que perseguir un objetivo abrumadoramente grande sin una rutina constante para conseguirlo.

 

Qué es eso del Bullet Journal

Después de leer un post de ElCanasto sobre el experimento de montar GTD en una libreta de papel, y movido por la curiosidad y cierta sensación de bloqueo en mi flujo productivo, me decidí a hacer una transición de mi sistema basado en Google Keep, que tiene problemas para sincronizarse entre mi móvil y mi ordenador al sistema Bullet Journal.

Esta es la guía de inicio que aparece en bulletjournal.com sobre lo que anuncia ser el sistema analógico para la era digital. La traduzco a continuación, me atrae ese punto de encuentro entre la productividad y la atención plena (mindfulness) que propone.

Cómo empezar

Todo lo que necesitas es un cuaderno y un bolígrafo.

Registro rápido (Rapid Logging)

Tomar notas y escribir un diario del modo tradicional lleva tiempo; cuanto más compleja sea la entrada, más esfuerzo requiere. Cuando más esfuerzo se dedica, más se convierte en una obligación penosa, y más probable será que infrautilices o abandones tu diario. El registro rápido es la solución. Registro Rápido es el lenguaje en que se escribe el Diario de Viñetas (Bullet Journal). Consiste en cuatro componentes: Temas, Números de página, Frases cortas y Viñetas.

Temas y números de página

El primer paso para el Registro Rápido es añadir un Tema en la esquina superior externa de la página. Un tema no es más que un título breve descriptivo. Dedícale un poquito de pensamiento, puesto que puede ayudarte a aclarar tu entrada. Una vez que eso está hecho, asegúrate de numerar la página. A medida que empieces a llenar tu Diario de Viñetas, acostúmbrate a titular y numerar tus páginas antes de añadir contenidos.

Viñetas

El Registro Rápido se basa en la notación de formato breve unida a las Viñetas. Cada elemento enumerado debería introducirse como frases breves y objetivas. Las viñetas te ayudarán a organizar tus entradas en tres categorías: Tareas, Eventos y Notas.

Tareas

Las tareas se representan con un punto “•” e incluyen cualquier tipo de elementos ejecutables, como «Recoger los trajes del tinte». La viñeta de tareas tiene un gran peso en el diario de viñetas, así que tiene tres estados adicionales:

X = Tarea completa

= Tarea migrada
< = Tarea planificada

Eventos

Los eventos se representan con una viñeta en forma de «O». Los eventos son entradas relacionadas con la fecha que o bien pueden planificarse (por ejemplo, «Cumpleaños de Carlos») o registrarse después de que ocurran (por ejemplo, «Firmado el contrato»). Las entradas de eventos, sin importar cómo de personales o emotivas sean, deberían ser tan objetivas y breves como se pueda cuando se está practicando el Registro Rápido. El evento «noche de pelis» tiene exactamente el mismo peso que «mi mejor amigo se muda». Dicho esto, una vez que has registrado rápidamente un evento, siéntete libre para escribir sobre ello extensamente en la siguiente página disponible.

Notas

Las notas se representan con un guión «-«. Las notas incluyen: datos, ideas, pensamientos y observaciones. Las notas son entradas que quieres recordar, pero que no son inmediata o necesariamente ejecutables. Esta viñeta funciona muy bien para notas de reunión, conferencias o clase.

Señales

Las señales son símbolos que le dan más contextualización a tus viñetas . Aquí viene una lista de un puñado de ejemplos útiles; siéntete libre para añadir los tuyos a medida que te ‘vayas sintiendo más cómodo.

Prioridad

Se representa con un asterisco “*”; se usa para dar prioridad a una Tarea. Se coloca a la izquierda de un punto para que puedas repasar rápidamente tus páginas para encontrar las entradas más importantes

Inspiración

Se representa con un signo de exclamación «!»; a menudo en pareja con una Nota. ¡Las ideas magníficas, mantras personales y revelaciones geniales nunca más se perderán!

Exploración

Representado con un ojo; se usa donde hay algo que requiere más investigación, información o descubrimiento.

Módulos

Las piezas básicas del Diario de Viñetas

Una buena manera de entender el diario de viñetas es considerarlo un marco de trabajo. Este marco de trabajo consiste en módulos. Los módulos son métodos diseñados para ayudar a recopilar y organizar tipos específicos de entradas. La potencia del diario de viñetas es que puedes mezclar y emparejar estos módulos para que se ajusten lo más posible a tus necesidades. Veamos los cuatro módulos principales: El Índice, el Registro del Futuro, el Registro Mensual y el Registro Diario.

El índice

Las primeras pocas páginas de este cuaderno son tu índice. El Índice es el lugar donde el Diario de Viñetas cobra verdadera solidez. A medida que empiezas a usar tu cuaderno, simplemente añade los temas de tus Colecciones y sus números de página al Índice, de forma que puedas buscar y referirte rápidamente a ellos en cualquier punto. Las colecciones que se extienden a lo largo de una serie de páginas consecutivas se indexan del modo siguiente: «Nombre del tema: 5-10». Algunas colecciones son recurrentes y pueden estar repartidas por todo el diario. Estos temas pueden indexarse así: «Nombre del tema: 5-10, 23, 34-39, …».

El Registro del futuro

Esta colección se utiliza para almacenar elementos que o bien deben planificarse con meses de antelación… o cosas de las que querrás ocuparte algún día. Establece tu Registro del Futuro grafiando las páginas en la cantidad de meses que necesitarás. Dos líneas horizontales equidistantes en dos páginas opuestas crean un calendario de seis meses, por ejemplo.

El Registro Mensual

El Registro Mensual te ayuda a organizar (¿lo adivinas?) tu mes. Consiste en un calendario y en una lista de tareas. Para crear tu primer registro mensual, ve al siguiente par de páginas opuestas. La página izquierda será tu calendario; la derecha tu lista de tareas. El calendario te ofrece una vista de pájaro del mes. Para configurarla: Titula la página con el nombre del mes actual. Ahora enumera todas las fechas de ese mes en todo el margen izquierdo de arriba a abajo, seguido de la primera letra del día de la semana correspondiente. El lunes 14 será entonces «14 L». Deja algo de espacio en el margen dereco de la página para añadir Señales. Puedes usar la página de Calendario para planificar Eventos y tareas, registrar eventos después de que ocurran, o ambas cosas. De un modo u otro, las entradaes deberán ser tan breves como se puede, ya que esta página sólo tiene una misión de referencia.

La página de Tareas es una lista de las tareas que quieres adelantar ese mes y tareas sin terminar que han sido migradas del mes anterior.

El Registro Diario

El Registro Diario está concebido para el uso cotidiano. En la parte superior de la página, registra la fecha como tu tema. A través del curso del día, simplemente registra con notas rápidas tus tareas, eventos y notas a media que ocurren. Si no llenas una página, añade la siguiente fecha donde lo dejaste y estarás listo para continuar.

Consejos: No crees Registro Diarios con antelación. Créalos sobre la marcha o la noche anterior. Nunca sabes cuánto espacio necesitarás un día determinado.

Migración

Reuniéndolo todo.

Migrar contenido es una pieza clave de llevar un Diario de Viñetas. Una vez que has llegado a tu segundo mes usando el diario, da un vistazo a tus entradas previas. ¿Ves alguna tarea sin resolver? Pon una «X» en las tareas completadas y evalúa si las Tareas abiertas que quedan siguen siendo relevantes. Si una Tarea ha dejado de ser relevante, tacha la línea por completo, incluyendo el punto de la tarea. Si la Tarea sigue necesitando tu atención, mígrala: Convierte el «“•” en un «>» para indicar que has migrado esa Tarea, y entonces añádela a la Página de Tareas de tu nuevo Registro Mensual.

También tienes la opción de migrar Tareas y Eventos planificados. Cuando estás creando un nuevo mes, migrar cualquier entrada planificada para ese mes de tu Registro del Futuro en tu nuevo Registro Mensual. Los elementos planificados se colocan en la Página de Calendario de tu Registro Mensual.

Puede parecer mucho esfuerzo tener que reescribir los elementos una y otra vez, pero eso es intencionado. Este proceso te hace pausarte y considerar cada elemento. Si una entrada no merece ni siquiera el esfuerzo de reescribirla, entonces probablemente no tenga importancia. Deshazte de ella.

El propósito de la migración es depurar sólo las cosas que merecen la pena, para cobrar conciencia de nuestros propios patrones y hábitos y para separar la señal del ruido.

Preguntas frecuentes

Más trucos y consejos

¿Ahora qué?

¡Enhorabuena, has recorrido todo el camino! Empieza por hacerte con un cuaderno y probando el sistema durante al menos dos meses. También puedes echar un vistazo al Blog Bulletjournalist y la biblioteca, así como apuntarte a su newsletter.

Quién, qué, dónde, etc…

The Bullet Journal® fue creado por Ryder Carroll. Para saber más sobre él o su historial, comprueba la sección acerca de.

¿Qué cuaderno debería usar?

La respuesta corta es: tu cuaderno favorito. La respuesta larga es: Usa un cuaderno de calidad que dure. También puedes comprar el cuaderno Bullet Journal de su tienda. Presenta páginas numeradas, un índice, una clave de viñetas y tres marcapáginas.

Las dos cosas principales que hay que recordar son el tamaño y la calidad. Si es demasiado grande nunca lo llevarás encima. Si es demasiado pequeño será poco práctico. Asegúrate de que te haces con algo lo suficientemente resistente para sobrellevar tu día a día. 

¿Lápiz o bolígrafo?

Mi consejo es: Usa lo que haga tu caligrafía más legible y que no se desvanezca. Uno de los grandes beneficios del diario de viñetas es que con el tiempo recopilas una biblioteca de cuadernos. Esta biblioteca es algo maravilloso para revisitarlo años más tarde.

Tareas repetitivas

Para las tareas repetitivas, puedes crear «etiquetas» (abreviaturas de dos palabras – por ejemplo, jugar al fútbol: JF) y añadirlas a tu página de eventos de tu calendario mensual. Otra opción es que ocupes una página entera para cada día, y anotes las tareas recurrentes en la parte superior de la página.

Mi personalización

Como suele pasar con los métodos de productividad en que me embarco, he tenido que adaptar algunas partes del mismo para incorporarlo en mi día a día. De hecho, en este momento aún no he terminado de traspasar los cientos de notas que tengo en Google Keep [link al post sobre Google Keep] al cuaderno, por ejemplo. Pero al elegir un subconjunto de tareas, ocurre que avanzas con más rapide, curiosamente.

Por otra parte, mi registro del futuro es una cuartilla con un calendario compacto que venía usando desde primeros de año, en una primera rebelión contra la omnipresencia de las pantallas en mi día a día.

Finalmente, las dos últimas páginas de mi particular Bullet Journal son mi enunciado de misión y un cuadro que resume indicadores de lo que avanzo en mis metas este año:

Lo cierto es que me está resultando mas fácil seguir y programar mi actividad, y que el ratito que dedico a revisar lo hecho y decidir lo por hacer a partir de lo capturado, procesado y organizado me resulta mucho más grato que encontrarme una y otra vez tareas que había marcado como hechas en el móvil o en el ordenador y resucitaban en el ordenador o en el móvil. 

Brainwriting con Candor para superar las taras del brainstorming

Como expone Isabel Garzo en este artículo de Yorokobu, el método del brainstorming tiene un conjunto de defectos que impide que las buenas ideas fluyan como sería de esperar. Desde el efecto de anclaje a las primeras ideas formuladas hasta los acaparadores que no sueltan el turno de palabra una vez que lo toman, pasando por lo poco capturable que es un método oral y la cantidad de tiempo que consumen las reuniones, el método presenta dificultades que impiden separar los procesos de generación y evaluación de ideas.

Esos obstáculos pueden salvarse con los clásicos post-it, con una pizarra o, más recientemente, con una app y página web gratuita llamada Candor, desarrollada por un profesor de la Escuela de gestión Kellogg (omito bromas sobre cereales de desayuno, o las pongo entre paréntesis en realidad).

¿El efecto Tetris? y otros dos links de Elcanasto

Confieso que la revisión semanal de Elcanasto es una de mis fuentes favoritas de contenidos prestados. Hoy os copio tres enlaces que me han distribuido en la suscripción que tengo con ellos.

tetris-logo

  • El efecto Tetris. Cuando te ocupas mucho de algo, tu mente tiende a automatizar los gestos y métodos. Si pasas muchas horas conduciendo, como yo ayer, cierras los ojos y ves la línea discontinua entre tus ruedas. Si jugabas al Tetris con asiduidad te veías encajando piezas al cerrar lo ojos, al llenar el maletero o al ordenar una estantería. Por eso la práctica continuada hace la perfección, como dice el autor de Las notas del aprendiz desde este link de Elcanasto.
  • Maneras de quebrar la costra de la procrastinación. Lo explica Daniel Aguayo en Dutudú, otro blog de productividad súper molón. Y me lo trae este link de Elcanasto. Pequeños truquitos para vencer la inercia de la pereza.
  • Medita para, entre otras cosas, mejorar tu productividad. Es más que cierto que funciona.

 

La revisión semanal del canasto.es

Cada semana recibo un mail de Jeroen Sangers con lo que ha escrito esta semana y dos o tres cosas que ha leído, junto con publicidad de sus cursos de productividad.

Y esta semana os lo reproduzco aquí, pero apuntando directamente a las fuentes de las que ha bebido:

El poder de las Tareas Más Importantes. Cuando tienes demasiadas opciones te puedes ver como Syd Barrett recién salido (expulsado) de Pink Floyd; muchas ideas, poco producto. Restringe esas opciones como si fueras conduciendo en la niebla y seguro que avanzas más.

Francisco Sáez (facilethings) nos explica cómo delegar con eficacia en un artículo limpio y claro (como siempre), esta vez en la línea de Stephen Covey.

La lista Algún día/Tal vez está llena de esos sueños que quieres cumplir antes de abandonar este valle de impuestos, lágrimas y obligaciones. En DuTuDu nos explican cómo trocear esa lista (que suele crecer como un castillo hinchable) para poder avanzar en ella y sentirnos realizados.

Cómo resetear tu sistema GTD cuando pierdes el control

En canasto.es Jordi Sánchez explica cómo reiniciar tu sistema GTD cuando pierdes el control, cuando «te caes del tren».

Si ves que estás perdiendo el control de tu vida, lo mejor que puedes hacer es planificar de 2 a 4 horas de tu tiempo, de forma que dediques ese bloque exclusivamente a hacer un reset de tu sistema.

Según este artículo hay 3 (aunque yo cuento 4) pasos básicos para reiniciar tu sistema GTD. Si los sigues, cuando acabes de hacer tu reset podrás volver a tener confianza total en tu sistema, algo fundamental si quieres ser productivo y no estresarte.
1. Coge todos los elementos de todas tus listas y ponlos en tu bandeja de entrada
2. Vacía tu mente
Usa listas de disparadores (o triggers, en inglés):
Activadores temporales: Hoy, la semana pasada y la próxima semana.
Activadores contextuales: ¿Hay algo que tenga que hacer en casa? ¿Hay algo que debería hacer en la oficina? ¿Tengo que llamar a alguien y no lo tengo apuntado?
Activadores conceptuales: Familia, Bienes, Estudios, Infraestructura, Ropa, Compras, Mantenimiento, Finanzas… [Dejo aquí un link a la lista de triggers del vaciado de mente de David Allen]
3. Procesa cada elemento de tu bandeja de entrada.
Echa un vistazo a este artículo de Francisco Sáez de Facilethings, aún siendo breve resumen muy bien cómo procesar tu bandeja de entrada.
4. Analiza tus revisiones periódicas
Lee este artículo de Jeroen sobre dónde y cuando hacer la revisión semanal: hacer la revisión semanal es un ritual y debemos entenderlo como tal, no nos lo podemos saltar nunca y tiene que ser una revisión suficientemente profunda como para poder confiar en nuestro sistema.

Las apps de mi móvil

Estoy bastante satisfecho con la limpieza que he hecho de mi móvil. Posiblemente se pueda «podar»  más de  tonterías el teléfono, pero es que todavía no me atrevo a borrar el email y el whatsapp. Todo se andará en mi camino de aprendizaje lento lento leeento.

En este post os voy a contar las apps que hay en mi móvil, empezando por las dos pantallas de inicio y siguiendo con las tres pantallas de aplicaciones. Es un Android, no sabría decir qué versión del sistema, y ya estoy razonablemente acostumbrado a cómo funciona.

Pantalla de inicio

En mi pantalla de inicio trato de tener a mano lo que uso con más frecuencia:

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Tengo la calculadora, el reloj para poner la cuenta atrás cuando dispongo de un tiempo por delante para concentrarme, la «Primera Libreta» de  evernote como una de mis principales bandejas de entrada, para procesar, la Linterna por si me quedo a oscuras.

Con los widgets de evernote me he montado mi mejor herramienta de captura hasta ahora: un botón en el que garabatear lo que sea que me esté rondando la cabeza o lo que quiero recordar. Sólo me estorba la maldita contraseña de 6 dígitos que mi móvil del trabajo me interpone una y otra vez antes de poder hacer nada con él. Al lado del widget de la anotación a lápiz tengo la carpera «@Proyectos» de mi Dropbox a mano. Desde que empecé a limitar mis proyectos es más fácil encontrar documentos y archivos que necesito. Aunque la verdad es que uso es icono del DropBox casi sólo para apuntar mi peso cada lunes y para entrar a mi excel de control de gastos. Quiero comprar un piso en Granada y para eso hay que ahorrar.
Uso la carpeta Mis Archivos para procesar periódicamente las fotos que he tomado, o los archivos que descargo de internet o del #/@$% correo electrónico. Con el botón SHealth accedo a poner en marcha mis retos de correr o andar. Cada kilómetro que he corrido o caminado la app me dice el tiempo, velocidad media y tiempo restante. Por ahora esta app sigue conviviendo con FitBit, el regalo de Navidad que me ha hecho mi mujer, el amor de mi vida, que se preocupa con razón por mis horas de sueño.

Con Chrome entro rápido a internet para consultar cualquier cosa. Inbox es una buena forma de procesar mi correo personal de Gmail.  Con maps calculo tiempos de viaje y busco dónde están los ansiados pisos de Granada (caros para mí hasta ahora, por desgracia, pero nunca pierdo la esperanza). Cada vez hago menos caso de twitter, se me ha mezclado con el trabajo, pero a veces puedo dar algo más de difusión a acciones solidarias o de desarrollo sostenible de la empresa para la que trabajo o a las cosas interesantes de mis amiguetes twiteros, millones de veces más avanzados que yo.

FitBit es una nueva incorporación que he comentado antes, que se sincroniza con un reloj Surge HR y me muestra estadísticas de pasos, pisos subidos, ritmo cardíaco y horas de sueño. Me gusta su interfaz sencilla y las insignias motivadoras que te dan cada vez que alcanzas un logro. Spotify es mi compañía cuando corro o cuando trabajo concentrado, pese a los anuncios sigo con el gratuito. Cámara es mi forma de hacer fotos. Me gusta hacer panorámicas con ella, y se adapta a mi torpeza logrando sacar buenas imágenes de mis malos disparos. WordPress tiene la culpa de alojar los artículos que perpetro. La aplicación móvil es mejorable, para rematar «bien» los artículos, me toca sentarme al ordenador. Por ejemplo, en el móvil no sé cómo buscar un borrador si no es recorriendo la maldita y larga lista de realizaciones frustradas en orden cronológico inverso. Seguro que hay algún buen artículo escondido ahí esperando a que lo esculpa, pero no lo encuentro…

En la parte de abajo de mis dos pantallas de inicio está el teléfono, los contactos Android, mi Outlook móvil (nitrodesk touchdown), CamScanner, mi gran aliado en volverme un sin papeles; ya no genero más papel gracias a esta app, casi he terminado de escanear (en un escáner de verdad y con ayuda, no estoy tan loco) el armario repleto de papel de mi
oficina y algo he avanzado en escanear los cientos de papeles con escritos que tengo en casa y que escaneo, también, con CamScanner. Gran herramienta, lee también QRs y tarjetad de visita. El último botón lo trae por defecto mi Android y da acceso a todas las aplicaciones y widgets.

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Segunda pantalla de inicio

En mi segunda pantalla de inicio tengo herramientas que uso sobre todo para el trabajo. Tengo un contador de correos (esto me lo podría ahorrar, me estresa y me distrae ver una y otra vez como pese a que lucho por barrer esa infame entrada de paja mezclada con algún grano de trigo que otro no para de crecer como un monstruo de 10 cabezas. Debajo están los contactos de Touchdown y  el WPS Office para ver (y si tienes paciencia infinita editar) documentos de Word, presentaciones PowerPoint y hojas Excel. Mejor que el Polaris que traía de serie el móvil y gratis. Mejor que las herramientas Google y por supuesto mejor que pagar por también sufrir Office Microsoft en el móvil (en mi opinión, por supuesto). Y finalmente la herramienta de autenticación de doble factor que tengo que usar si necesito acceder a las herramientas corporativas desde casa con una VPN. Como meter 6 dígitos cada vez que vas a abrir el móvil era poca cosa, ahora tenemos que poner la contraseña del ordenador y una clave de 6 dígitos que se genera en esta aplicación, Swivel Mobile. A la derecha tengo dos widgets: uno para ver mis tareas, del Touchdown, filtradas por contextos y ordenadas según las filtre , el otro para ver mi calendario de Touchdown con los próximos eventos que haya en mi sistema.

Aplicaciones

Entre las aplicaciones que tengo instaladas ya casi sólo quedan las que yo quiero tener, tres pantallas de apps, después de haberme limpiado varias tonterías de Google que nunca me han servido de nada (Keep, Music, Kiosco, Libros, bla, bla, bla):

 

Screenshot_2016-01-03-16-16-16[1]  Aquí sólo me referiré a las que utilizo y que no haya mencionado antes:

  • BBVA me sirve para hacer transferencias, y muy fácilmente, por cierto.
  • Chromecast controla un pequeño y barato aparatito que se enchufa en el HDMI de la tele y te permite reproducir en ella música, películas, vídeos de YouTube. Me encanta!!!
  • Educamos es una app del colegio de mi hija mayor por donde nos informan de sus tareas, calificaciones, etc.

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  • Facebook me recuerda lso cumpleaños de muchos amigos a los que apenas veo y me sirve de almacén de mis fotos y vídeos personales, almacenados en privado. Tengo que dejar mis contraseñas apuntadas en algún cajón, por si un día falto y todos esos se pierden para siempre o se convierten en una mercancía para el monstruo de Zuckerberg.
  • KeePassDroid me sirve para guardar bajo llave los cientos de contraseñas que tengo.
  • MyRemote es un mando a distancia de la tele Philips de mi casa a través de wifi.

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  • Plex es un servidor de medios que unido a Chromecast
  • RAR abre todo tipo de archivos comprimidos y alguna que otra vez me ha servido para abrir adjuntos que me hayan enviado por correo.
  • Readability fue una recomendación de Leo Babauta que me encanta. Odio perder el tiempo con los anuncios. Si veo un artículo que me interesa, lo añado a mi Readability y me lo deja limpio, sólo el texto y las fotos principales, sin anuncios, banners, pop-ups ni toda esa parafernalia de distracciones con la que esta era nos castiga alejándonos de nuestro propósito (los que tengáis identificado vuestro propósito, claro está).
  • Salud Responde es una app de la Junta de Andalucía que me sirve sobre todo para pedir cita médica sin tener que llamar al penoso (para el llamante y para los que tengan que atenderlo) teléfono de cita previa del SAS.
  • TripAdvisor es la clave para comer decentemente cuando estás lejos de casa. No os descubro nada nuevo, supongo.
  • VLC es el reproductor de vídeo universal. Lo lee todo, o por lo menos todo lo que tengo que ver en el móvil.
  • WhatsApp lo uso muy corrientemente para enviar chorradas a mis amigos, familiares y varios grupos de compañeros del trabajo. También solemos usarnos para comunicarnos en situaciones de emergencia. Unido a WhatsApp Web puede ser una herramienta de espionaje o una manera de gestionar mejor las comunicaciones cuando estás en el ordenador.

Escribir esto me ha servido para encontrar algunas cosas más que podría quitar (Hojas de Cálculo de Google, Google Drive y casi toda la basurilla preinstalada de Samsung, Flipboard y alguna cosa más). ¿Y vosotros, qué aplicaciones utilizáis?

Pon la acción esperada en el asunto del email

Jeroen se hace eco de este artículo de Daniel Grifol, donde nos recomienda una idea sencillísima de poner en practica y con una gran potencia.

Si el asunto de tu correo enuncia (verbo + complemento directo) lo que esperas que haga el destinatario, le será más fácil procesarlo y aumentas la probabilidad de que lo haga enseguida. Y lo que es todavía mejor, es probable que te imite y que esa técnica acabe contagiando a los que te envían mensajes a tí.

Y si en el cuerpo del mensaje no pasas de tres frases, como homominimus, mejor aún.

Las 7 condenas del mal uso de la tecnología

Os dejo un artículo de think wasabi que me ha resultado muy inspirador.

A menudo probamos tantas tecnologías y las dejamos languideciendo que pese a prometer una potenciación de nuestras capacidades, en realidad son lastres que nos frenan.

Menos es más. Menos es más. Menos es más. Y así ad infinitum.