En canasto.es Jordi Sánchez explica cómo reiniciar tu sistema GTD cuando pierdes el control, cuando «te caes del tren».
Si ves que estás perdiendo el control de tu vida, lo mejor que puedes hacer es planificar de 2 a 4 horas de tu tiempo, de forma que dediques ese bloque exclusivamente a hacer un reset de tu sistema.
Según este artículo hay 3 (aunque yo cuento 4) pasos básicos para reiniciar tu sistema GTD. Si los sigues, cuando acabes de hacer tu reset podrás volver a tener confianza total en tu sistema, algo fundamental si quieres ser productivo y no estresarte.
1. Coge todos los elementos de todas tus listas y ponlos en tu bandeja de entrada
2. Vacía tu mente
Usa listas de disparadores (o triggers, en inglés):
– Activadores temporales: Hoy, la semana pasada y la próxima semana.
– Activadores contextuales: ¿Hay algo que tenga que hacer en casa? ¿Hay algo que debería hacer en la oficina? ¿Tengo que llamar a alguien y no lo tengo apuntado?
– Activadores conceptuales: Familia, Bienes, Estudios, Infraestructura, Ropa, Compras, Mantenimiento, Finanzas… [Dejo aquí un link a la lista de triggers del vaciado de mente de David Allen]
3. Procesa cada elemento de tu bandeja de entrada.
Echa un vistazo a este artículo de Francisco Sáez de Facilethings, aún siendo breve resumen muy bien cómo procesar tu bandeja de entrada.
4. Analiza tus revisiones periódicas
Lee este artículo de Jeroen sobre dónde y cuando hacer la revisión semanal: hacer la revisión semanal es un ritual y debemos entenderlo como tal, no nos lo podemos saltar nunca y tiene que ser una revisión suficientemente profunda como para poder confiar en nuestro sistema.
Blog de Simón Pulido 
Muy bueno, Simón. Lo he sufrido en primera persona.
Está claro que la clave es revisar, pero en mi caso me cuesta ser riguroso con esto a nivel semanal y mensual, no digamos anual (sigo intentando). Normalmente se cae uno del caballo por estar en medio del tornado, y hasta que éste no pasa es difícil sacar el rato de resetear.
Por lo demás, yo uso exclusivamente los contextos para categorizar las próximas acciones (incluyendo alta y baja energía), pero también hago un poco de trampa. Usando Wunderlist, me ayudo de las etiquetas estilo #fulanodetal. Me imagino que son como los activadores conceptuales que mencionas en tu post y son muy útiles para recopilar por un criterio distinto al contexto. Eso sí, requiere ser metódico al aclarar, pero tiene muchas ventajas ya que te aprovechas del buscador del programa.
En cuanto a las acciones que no tienen fecha objetiva pero que deberían realizarse antes de 7 días, las marco como destacadas y es la segunda cosa que reviso diariamente, después del calendario.
Un saludo.
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Gran método, Francisco! Yo nunca he usado Wunderlist, lo tengo todo en un bloc ecológico (cuartillas A5 cogidas con una pinza), evernote y las tareas de Outlook con 5 ó 6 contextos. Cada poco tiempo me caigo del tren, como estos días, y luego me toca intentar recobrar el control con una revisión profunda.
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