3 hábitos Steve Jobs para lograr reuniones productivas

En agenda.weforum.org (la web del foro económico mundial) hay un artículo en inglés que explica 3 técnicas que Steve Jobs usaba para asegurar que sus reuniones seguían siendo productivas. Lo escribió Drake Baer y primero se publicó en Business Insider. Lo traduzco a continuación (sumando otra repetición a este largo eco):

Los negocios de EEUU pierden alrededor de 37.000 millones de dólares al año por errores en la organización de sus reuniones.

Steve Jobs se aseguró de que Apple no fuese una de esas empresas.

steve_jobs y steve wozniak

Foto: Steve Jobs y Steve Wozniak en sus años garajeros. Fuente: mono-live.com

He aquí tres maneras de las que el icónico CEO hizo que sus reuniones fuesen altamente productivas.

1. Mantenía las reuniones tan pequeñas como fuera posible.
En su libro “Insanely Simple,” el largo tiempo colaborador de Jobs Ken Segall detalló cómo era trabajar con él.
En una anécdota, Jobs estaba a punto de comenzar una reunión semanal con la agencia de publicidad de Apple. Entonces Jobs se fijó en alguien nuevo. “Se paró en seco”, escribe Segall. “Sus ojos se fijaron en la única cosa en la sala que no parecía correcta. Señalando a Lorrie, dijo ‘¿Quién es usted?'”
Ella le explicó con tranquilidad que le pidieron que asistiese porque formaba parte de unos proyectos de marketing relacionados con el tema.
Jobs la escuchó, y después le pidió educadamente que saliese.
“Creo que no te necesitamos en esta reunión, Lorrie. Gracias.”, dijo.
Era igual de inflexible consigo mismo. Cuando Barack Obama le pidió unirse a un pequeño encuentro de magnates tecnológicos, Jobs declinó — para su gusto, el Presidente invitaba a demasiada gente.
2. Se aseguraba de que cada punto del orden del día tuviese una persona responsable.
En un reportaje de 2011 que investigaba la cultura de Apple, el reportero de Fortune Adam Lashinsky detalló algunos de los procesos formales que Jobs utilizaba, los cuales llevaron a Apple a cpnvertirse en la compañía más cotizada del mundo.
En el núcleo de la mentalidad de Jobs estaba el “esquema mental de responsabilidad” — lo que significa que los procesos se desplegaban de manera que todo el mundo sabía quién era responsable de qué.
Como lo describía Lashinsky:
La jerga interna de Apple tiene incluso

un nombre para ello, el “IDR,” o Individuo Directamente Responsable. A menudo el nombre del IDR aparecerá en el orden del día para una reunión, de forna que todo el mundo sabrá quién es el responsable. “Cualquier reunión efectiva en Apple tiene una lista de acciones”, dice un antiguo empleado. “Junto a cada acción estará si IDR.” Una frase frecuente en Apple cuando alguien intenta enterarse de quién es el contacto adecuado para in proyecto es: common phrase heard around Apple when someone is trying to learn the right contact on a project: “¿Quién el IDR de esto?”

El proceso funciona. Gloria Lin salió del equipo de iPod en Apple para liderar el equipo de producto de Flipboard — y se llevó los IDRs con ella.
Son de una enorme utilidad en una situación de startup.
“En una empresa de rápido crecimiento con toneladas de actividad, hay cosas importantes que se quedan sin hacer, no porque la gente sea irresponsable sino porque están tremendamente ocupados.”, escribió en Quora. “Cuando sientes que algo es como tu hijo, entonces verdaderamente  te preocupas y te desvelas por cómo está yendo.”
3. No dejaba a la gente esconderse detrás del PowerPoint.
Walter Isaacson, autor de la biografía  “Steve Jobs”, dijo, “Jobs odiaba las presentaciones formales, perp le encantaban las reuniones cara a cara libres y espontáneas.”
Cada miércoles por la tarde, tenía una reunión sin orden del dia con sus equipos de marketing y publicidad.
Se prohibieron los pases de diapositivas porque Jobs que su equipo debatiese con pasión y  pensara críticamente, todo ello sin apoyarse en la tecnología.
“Odio la forma en que la gente usa presentaciones con diapositivas en vez de pensar,” le contó Jobs a Isaacson. “La gente se enfrentaría a un problema  creando una presentación. Quería que se comprometiesen, desmenuzar las cosas sobre la mesa, en vez de mostrar un montón de diapositivas. La gente que sabe de lo que habla no necesita  PowerPoint.”

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