Todo sobre presentaciones: Domina tu Presentación en 25 Pasos

En el blog de All About Presentations, hay un ambicioso (y algo antiguo quizá) artículo que resume 25 etapas o aspectos para triunfar presentando.  Lo traduzco aquí:

Domina tu Presentación en 25 Pasos

Este artículo tiene el ambicioso objetivo de trazar  25 pasos principales para dominar el arte de presentar.  Valdría para cualquier presentación, hecha con Powerpoint, KeyNote, Prezi o con cualquier otro software. Estos pasos proceden del libro ‘Presentation Zen‘ por Garr Reynolds. La interpretación es de Vivek Singh (el autor del blog, no el chef ni el doctor de MIT),  y la traducción libre es mía. Para preparar una excelente presentación,  debes seguir los pasos que te cuento a continuación:

PASO 1. Hay tres etapas en la evolución de hacer una presentación.  Preparación -> Diseño -> Entrega (Delivery). Dedica tiempo a cada etapa. Prepara adecuadamente antes de crear diapositivas. Ensaya antes de entregar finalmente tu presentación.

PASO 2. Desafía el statu quo. Antes de que empieces a trabajar en tu próxima presentación, debes admitir que algo está mal en la forma en que las presentaciones están hechas actualmente. Aburren a la gente y a nadie le gusta estar sentado a lo largo de ellas. De ahí que necesites cambiar. Asumirás riesgos y harás algo nuevo. No puedes ser mejor que los demás simplemente haciendo lo mismo que todo el mundo. Necesitas probar algo nuevo.

Preparación (Preparar el contenido)

PASO 3. Empieza con mentalidad de principiante. Imagina que esta es tu primera presentación. No hay formas correctas o equivocadas de hacer las cosas. Puedes presentar como quieras. No hay fronteras. No pienses en el que dirán. Empieza desde cero, con el lienzo en blanco.

PASO 4. Ponte límites. Fuérzate a trabajar dentro de unos plazos. Hacer una presentación es un proceso creativo. Pero eso no significa que puedas emplear el tiempo que sea. Todos necesitamos maximizar nuestra productividad. Así que márcate algunos hitos y plazos y cíñete a ellos con rigor.

PASO 5. Comprende las necesidades de tu audiencia. ¿Quién asistirá y para qué? ¿Qué esperan de ti? ¿Cómo superarás sus expectativas? Haz algo de análisis de la audiencia antes de empezar a esbozar tu contenido.

PASO 6. No planifiques usando el software. Entra en modo analógico. Usa papel o pizarra. Piensa en el tema de tu presentación y organiza tus ideas. Escríbe todo lo que querrías decir. Haz una tormenta de ideas. Después tómate un respiro. Haz otra cosa. Escucha música o date un paseo. Vuelve sobre tus notas y piensa ahora si puedes mejorarlo. Organiza el flujo de tus ideas y haz que discurran con lógica. Fíjate en la foto grande, en el conjunto.

PASO 7. Claridad, Sencillez y Brevedad. Cuando estás planificando tu contenido debes tener presentes tres principios rectores. Debes aspirar a la claridad, la sencillez y la brevedad (ser breve e ir al grano). Tu mensaje debería ser sencillo, conciso y claro como el agua para la audiencia. Dale la máxima importancia a la claridad.

PASO 8. Haz las preguntas correctas. Conoce lo que importa en una presentación y lo que no. Si te entretienes en elegir la plantilla que debes usar, qué tipografía es formal, o qué animación impresionará a la audiencia, estás haciendo las preguntas equivocadas. Todo eso no importa tanto. Las preguntas correctas son: ¿Qué quiere de mí el público? ¿Qué quiero que hagan? ¿Cuál es mi objetivo? ¿Cuál es mi mensaje esencial (mi idea central)? ¿De cuánto tiempo dispongo?

De lo que más tienes que preocuparte es de: ¿Cómo construir una historia efectiva y memorable para mi público (una historia que sea relevante para ellos)?

PASO 9. Pregúntate con regularidad: “¿Cuál es mi intención?” y “¿Por qué importa esto a los asistentes?”. Estas preguntas te mantendrán sobre la pista y garantizarán que no incluyas contenidos porque sí. Son las dos preguntas que tu público se hace mientras presentas. “¿Qué intenta decir este/a tío/a?” y “¿Para qué debería yo dedicar atención y escucharle?”

PASO 10. Crea entregables adecuados. Si preparas una documentación que se puede entregar a los asistentes después de la presentación, estarás librando a tus diapositivas de contenidos excesivos. Escribe todo lo que quieras en el documento. A continuación céntrate en el punto absolutamente crucial  y ponlo en la diapositivas. Toma nota de que un buen entregable no es una copia impresa de las diapositivas. Haz tu entregable en un procesador de textos e introduce en él todo tu material con tablas y gráficos.

PASO 11. Construye una historia. Habiendo realizado una tormenta de ideas en el paso 6, ahora necesitas cristalizar todo eso. Define tu mensaje central y los mensajes de apoyo. ¿Es tu mensaje pegadizo? ¿Qué vas a decir para hacer que a la gente le importe?

¿Cómo retendrás su atención durante toda la charla? ¿Es tu charla muy abstracta? ¿Puedes introducir unos pocos ejemplos de la vida real para que el público entienda de lo que hablas? ¿Es creíble tu presentación? ¿Por qué debería la audiencia creerte? ¿Has mencionado la fuente de los datos que presentas? Por último, pero no menos importante, ¿estás apelando a las emociones? Una presentación necesita ser racional y emocional. ¿Cómo estás apelando a las emociones? Sólo con argumentos lógicos no llegarás muy lejos.

PASO 12. Crea bocetos de las diapositivas en papel o notas adhesivas. Todavía no has abierto el software. Es mejor escribir el contenido de cada diapositiva en un trozo de papel. Bosqueja (un garabato irá bien) el diagrama o la imagen o la tabla que quieres usar en la diapositiva. Si este paso está hecho, preparar las diapositivas reales será más rápido.

PASO 13. Menos es más. Siempre se dice más de lo necesario. Estás muy cerca de tu tema y sabes mucho de ello. También intentas impresionar compartiendo demasiada información. Date cuenta de tu error y recorta como un loco. Quita cualquier cosa que no apoye directamente tu mensaje (tu mensaje central).

Diseño (Diseñando tus diapositivas)

PASO 14. Diseñar no es decorar. Comprende este tema capital sobre el diseño antes de crear tus diapositivas. No se espera de ti que hagas diapositivas bonitas. Tienes que hacer diapositivas bien diseñadas. Que sirvan a su propósito. Nuestros principios rectores en esta etapa son: Sencillez y Claridad. Haz diapositivas sencillas y ayuda al público a entender la idea.

PASO 15. Quita todo el ruido de tu diseño. El ruido es algo que aumenta la complejidad del diseño. Garr dice: “Si el elemento puede quitarse sin comprometer el mensaje visual, se debe considerar seriamente minimizarlo o eliminarlo por completo”. Mira los ejemplos de abajo

Graf1Graf2

El gráfico de arriba es el típico gráfico de toda la vida. El gráfico de abajo es más sencillo y el mensaje es mucho más claro. Las líneas de guía, el eje vertical y la leyenda (un cuadrado con “ventas” escrito cerca) no son importantes. Son el “ruido”. Eliminándolos, no afectamos al mensaje del diseño. Dejamos que el mensaje destaque mucho más rápidamente.

PASO 16. No los gráficos 3-D (tridimensionales). A menos que los datos que estés presentando tengan tres dimensiones, nunca los presentes en 3D. Los gráficos 3D son más difíciles de leer y pueden afectar negativamente a la comprensión por parte de tu audiencia. Compruébalo tú mismo.

Graf3

Graf2

Los gráficos 2D son más legibles y se comprenden antes. Mantente siempre en 2D.

PASO 17. Una imagen vale más que mil palabras. Las diapositivas con imágenes obtienen más atención que las diapositivas con texto. También se recuerdan mejor. En el blog de Vivek lo han comentado al hablar del libro de John MedinaBrain Rules“.

Deja de usar listas con viñetas. Cuando veas una de tus diapositivas que no tiene nada más que texto, pregúntate: “¿Cómo puedo quitar el texto y reemplazarlo por una imagen?”

Usar imágenes también añade atractivo emocional. Hablar de pobreza y realmente ver una foto de un hombre pobre son dos cosas distintas. Las presentaciones tienen más en común con el cine y los dibujos animados que con los informes por escrito. Necesitas presentar de manera que tu público entienda y recuerde mejor. Hazte visual.

PASO 18. Usa mejor el espacio libre de tu diapositiva. El espacio libre es la parte vacía de tu diapositiva. La mayoría de la gente intenta llenar todos los huecos de la diapositiva. Este enfoque es erróneo. Tener mucho espacio vacío hace a la diapositiva más elegante y poderosa. Da al texto y las imágenes más fuerza. He aquí un ejemplo tomado de un post anterior de Vivek.

El anuncio impreso de la izquierda captura tu atención más que el de la derecha. Grandes cantidades de espacio en blanco alrededor de cualquier texto o imagen aumentan su impacto. A pesar de eso seguimos haciendo diapositivas repletas de texto e imágenes y que a duras penas tienen algún espacio vacío (espacio en blanco).

PASO 19. Sigue el principio de diseño C.R.A.P. (me hace gracia este nombre) Garr Reynolds recomienda que usemos estos cuatro principios de diseño. Contraste, Repetición, Alineamiento y Proximidad. El contraste en un diseño lo vuelve atractivo. También le dice al lector lo que es importante. La repetición significa repetir elementos de diseño comunes entre diapositivas. Este es el tema común de diseño que recorre todas las diapositivas. El alineamiento tiene que ver cómo los distintos elementos en una diapositiva se alinean entre sí. La proximidad entre elementos es buena para la comprensión por la audiencia. Si dos elementos de una diapositiva están colocados juntos, significa que están relacionados. si dos elementos están lejos entre sí, significa que no lo están. Nuestro objetivo es colocar juntos los elementos relacionados.

Para leer más acerca de estos cuatro principios puedes ver los antiguos posts de Vivek. Contraste. Repetición. Alineamiento. Proximidad. También puedes descargar este e-book gratuito que es una colección de todos los principios.

Entregando tu presentación

PASO 20. Sumérgete por completo en el momento. Cuando presentes, no pienses en el pasado o en el futuro. No te preocupes del éxito o el fracaso. Estáte presente en el momento. Dedícate a tu por entero a tu presentación.

Durante la preparación, nuestro lema era sencillez, claridad y brevedad. Durante el diseño nos preocupaba la sencillez y la claridad. Sin embargo, durante la entrega, intentaremos ser naturales. Sé tú mismo y entrega tu presentación.

PASO 21. La práctica lleva a la perfección. El mensaje de Garr viene a ser: No hay atajos para el éxito de una presentación. Vimos a Carmine Gallo decir lo mismo en el libro “The Presentation Secrets of Steve Jobs” (o “Cómo ser desquiciadamente bueno ante cualquier público”). Tienes que ensayar muchas muchas veces. Sólo entonces puedes estar cómodo cuando finalmente presentes. Entrevistas fingidas y exámenes de prueba te preparan para el examen real. Pasa lo mismo con las presentaciones.

PASO 22. No te contengas. Deja que se muestre tu pasión por el asunto. Si te entusiasma tu tema, no te contengas. Recuerda lo que acordamos en los pasos 2 y 3. Vamos a cuestionar cómo se hacen las presentaciones hoy en día y asumiremos el riesgo de hacerlas de una nueva manera. Sé natural y deja que la gente se dé cuenta de la pasión que sientes por tu tema.

PASO 23. Mantén a la audiencia con sed de más. No trates de decir todo lo que hay acerca del tema. Una presentación sólo puede cubrir parte del asunto. Más aún, a tu audiencia no le importa tu asunto tanto como a ti. Intenta terminar pronto, a nadie le gusta una presentación larga.

PASO 24. No te pongas detrás de una barrera. No te quedes sentado tras una mesa, o de pie tras un atril. Consigue un micro y un mando inalámbricos y muévete mientras presentas. De esta manera estarás más cómodo y más cercano al público. También estarás más cerca del centro de atención. Recuerda que el público ha venido a escucharte y no a ver tus diapositivas. Eres la principal atracción.

PASO 25 Dominar el arte de presentar es un viaje. Trata de realizar todas las presentaciones que puedas. Mejora leyendo libros y blogs sobre presentaciones. Dedica tiempo a cultivar tus habilidades como presentador.

Suerte!

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5 Comments

  1. Como siempre, un gran trabajo: localizar, traducir, publicar. Con tu permiso, lo comparto en Twitter, Linkedin y Google+. Gracias!

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