No te falta tiempo – cómo manejo categorías y proyectos en mi sistema GTD

Me encontré ayer el blog de Julio, al otro lado de los dos océanos, buscando touchdown -categorías – outlook, y me gustó mucho el  título “no te falta tiempo”. El tiempo es el único recurso democrático, igualitario. Todos tenemos 24 horas, lo que no hagamos no depende del tiempo que tenemos, sino del tiempo que empleamos en otras cosas, etc. En fin, gran nombre, muy sugerente.

mi cubo gtd (gracias a bergonzini.nt/gtd)
Buscaba las tres palabras que indicaba arriba porque tengo algo más de un centenar de categorías en mi Outlook 2003 sincronizado con touchDown en un terminal Android recientemente adjudicado por mi empresa y el Outlook Web Access para conectarme desde el portátil. Cada vez que no pongo exactamente el mismo nombre de categoría al proyecto al que corresponde la acción (tarea Outlook-touchdown) al que adjudico la acción se me alarga la lista de categorías y esto me hace emplear un tiempo excesivo en subir y bajar por la lista… Aburrido. Los proyectos cerrados siguen en mi lista de categorías, vivo aplastado por mi pasado… Más aburrido todavía.

De modo que me voy a quedar con las categorías que he nombrado como
@A-la-espera-de,
@Algún-día,
@Casa,
@Conectado,
@Donde-sea,
@Llamadas,
@Oficina,
@Ordenador (el ordenador de la oficina),
@Portátil (el ordenador portátil para cuando estoy en casa o “en tránsito) y
@next (para las próximas acciones, aunque he de ser más disciplinado en su uso, recientemente me he dejado llevar por las sacudidas de mi entorno…).

Y me apunto al hashtag twittero en el asunto de las tareas de Outlook para los proyectos. Así se pueden filtrar con facilidad las tareas de los proyectos. De esa manera puedo mantener una lista de proyectos a mano que volcaré periódicamente a excel y los proyectos que pasan al archivo no se quedan engordando y entorpeciendo mi lista de categorías.

Este sistema de los hashtags se parece a The-Deadline, una app de Chrome, iPhone y Android que asignaba tareas a mis sufridos compañeros de trabajo, próximos y remotos, aunque desistí porque les obligaba a loguearse con Google. Me tocó Es muy flexible adjudicar una acción a un proyecto, y también finalizar los proyectos, enviarlos al archivo y lograr que no dejen rastro.

Los 2-3 posts que he leído sobre tu sistema me están siendo de gran ayuda. Muchas gracias!
Tengo una pregunta: ¿Cómo eliminas (del todo, para que no vuelvan a verse) las categorías antiguas, ¿tanto de Outlook como de touchDown, como de Outlook Web Access? Creo que lo he conseguido en alguna ocasión, pero como el burro, haciendo sonar la flauta por casualidad.

Más adelante me ocuparé de implantar sistemas de notas en el móvil, actualmente uso las notas de mi libreta, o muevo los correos a las tareas, o escribo directamente las tareas. Lo bueno de Android es que puedes incluso dictarle las tareas de viva voz en algunos terminales. Lástima que los acrónimos de los proyectos en que ando metido sean tan impronunciables…

Más recomendaciones sobre GTD:

http://thinkwasabi.com/ (Este me lo recomedó @jfcaro)

http://comomeorganizo.blogspot.com/ (me lo he encontrado en los comentarios al blog notefaltatiempo.cl)

http://www.canasto.es/

http://www.optimainfinito.com

http://elgachupas.com

http://bergonzini.net/gtd

http://www.dutudu.com

Feliz Navidad…

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2 Comments

  1. Ya vi que pasaste por mi blog y hemos interactuado un par de veces..!!
    Como te ha ido con GTD.. no has escrito cosas nuevas.. Está muy bueno tu Cubo GTD!!

    Saludos, y que bueno que te hayan servido mis posts!!.

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    1. Muchas gracia, Julio.
      Es cierto, no he escrito. He estado trabajando manualmente aprovechando las vacaciones. Y he dejado montones de cosas hechas. Catch me parece una aplicación genial, estoy empezando a usarla, pero he de construir el hábito de revisarla periódicamente. Me pasa que anoto las cosas en esa aplicación y las hago enseguida! Limpié mis categorías de Outlook (en mensajes, citas, 1.600 contactos y tareas, buf!), ahora sólo son contextos, y los proyectos a que pertenecen son el comienzo del asunto de las tareas, por lo que las filtro y localizo con facilidad. Gran truco, gracias otra vez.
      Gracias por lo del cubo, yo sólo lo recorté y pegué. Me lo bajé de http://bergonzini.net/gtd, y verás que tiene links a otros blogs GTDeros.

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